Indipendentemente dal settore in cui operi, l’integrazione dei nuovi dipendenti non è un’opzione. È una necessità. Con un solido processo di integrazione, puoi garantire che i tuoi nuovi assunti si ambientino nei loro ruoli e nei team. L’integrazione potrebbe anche renderli familiari con la tua cultura lavorativa e aiutarli a comprendere le tue aspettative così da aumentare le loro probabilità di successo. Se desideri creare o migliorare il tuo processo di integrazione, questa checklist di integrazione ti indirizzerà nella giusta direzione.
12 passaggi per un onboarding dei dipendenti di successo
Completa tutti i moduli per i nuovi assunti e inviali al tuo dipartimento HR
Anche se la burocrazia non è entusiasmante, è una parte necessaria dell’inserimento. Idealmente, chiederesti ai nuovi assunti di compilare i loro moduli di assunzione molto presto nel processo in modo da poterli sistemare subito. Una volta completati, mandali al tuo dipartimento delle risorse umane. Anche se ogni azienda ha requisiti diversi, ecco alcuni dei moduli di assunzione più comuni che potresti richiedere:
- Moduli fiscali federali W-4 per dipendenti e moduli fiscali federali W-9 per appaltatori.
- Moduli per le ritenute fiscali statali
- Moduli di deposito diretto o deposito ACH
- Accordi di non divulgazione e di non concorrenza
- Accordi di sicurezza e riservatezza
- Accordi di consenso per test su alcol e/o droghe
- Moduli di riconoscimento del manuale
2. Comunica i dettagli del primo giorno con i nuovi assunti
Prima che i nuovi assunti inizino, è una buona idea inviare loro un’email per dare loro il benvenuto alla tua azienda e condividere dettagli importanti sul loro prossimo primo giorno. Questo avvia le cose nel modo giusto, incoraggiando relazioni positive con i dipendenti. La tua email potrebbe includere alcuni o tutti i seguenti:
- Data, ora e luogo di inizio
- Dettagli del codice di abbigliamento
- Numero di telefono e indirizzo e-mail del punto di contatto chiave
- Un elenco di documenti da portare
- Un programma di eventi e attività che possono aspettarsi per il loro primo giorno
Cerca di mantenere questa email breve, dolce e al punto. Non desideri sopraffare i nuovi assunti prima che inizino.
3. Fornisci un nuovo pacchetto di assunzione
Un pacchetto per i nuovi assunti può essere prezioso per i nuovi dipendenti. Può essere una cartella, un raccoglitore o una busta con tutto ciò che ritieni possa aiutarli a familiarizzarsi con la tua azienda e il loro ruolo. Ecco alcune suggerimenti di cose da includere:
- Lettera di benvenuto
- Manuale per i dipendenti
- Organigrammi
- Informazioni su retribuzioni e benefit
- Materiali per la formazione
- Elenco delle aziende
Con un pacchetto per i nuovi assunti, sarai in grado di ottimizzare il processo di inserimento e rispondere alle comuni domande dei nuovi dipendenti fin da subito.
4. Configurare l’accesso hardware e software
Le probabilità sono che i tuoi nuovi assunti avranno bisogno di accedere a determinati hardware e software per svolgere con successo il loro lavoro. È tua responsabilità contattare il team IT per assicurarti che i nuovi dipendenti siano tutti configurati per utilizzare tutti i programmi pertinenti.
Assicurati di incoraggiare le migliori pratiche di sicurezza come l’autenticazione a due fattori, password sicure e il cambio regolare delle password. Inoltre, se hai software complicati o proprietari, crea documenti o programmi di formazione per insegnare ai nuovi assunti come utilizzarli.
5. Determinare le aree di lavoro
Mentre alcuni nuovi assunti saranno meglio in cubi, altri potrebbero richiedere i propri uffici. Prenditi il tempo per capire dove i tuoi nuovi dipendenti svolgeranno il loro lavoro. Quindi, assicurati che le loro postazioni di lavoro siano dotate di computer, bloc-notes, penne, matite e qualsiasi altro attrezzatura di cui avranno bisogno. Se desideri fare una grande prima impressione, puoi sempre aggiungere del merchandising aziendale come magliette o cappelli nelle loro aree di lavoro.
6. Preparati per un tour del sito
Un tour del sito è uno dei modi migliori per ridurre gli elementi sconosciuti e aiutare i tuoi dipendenti ad abituarsi al luogo di lavoro. Prima di effettuare effettivamente il tour, crea una mappa in modo che i tuoi nuovi assunti abbiano un riferimento da consultare ogni volta che sono incerti su come arrivare da qualche parte. La mappa dovrebbe includere la scrivania o il luogo di lavoro in cui lavoreranno, le stanze dei manager o dei supervisori a cui fanno rapporto, le caffetterie, i bar, i bagni, i magazzini, e le sale riunioni e conferenze. Digitalizza la mappa in modo che possa essere facilmente accessibile in qualsiasi momento.
7. Crea il tuo piano culturale
La socializzazione è essenziale poiché può aiutare i nuovi dipendenti a sentirsi benvenuti ed entusiasti di lavorare nella tua azienda. Presentali al loro nuovo team e ai leader senior. Se possibile, portali a pranzo o cena di benvenuto. Nel caso in cui il pranzo o la cena non rientrino nel tuo budget, cerca soluzioni creative e pensa a opzioni alternative come snack, bevande e giochi di breaking the ice. Puoi anche inviare un’email di annuncio del nuovo dipendente con i nomi delle nuove assunzioni, le loro posizioni, background professionali e hobby.
8. Assegna mentori
Presenta i nuovi assunti ai “buddy” che possono fungere da mentori durante le prime settimane di lavoro. Questi mentori dovrebbero avere almeno alcuni anni di esperienza con la tua azienda e essere disponibili a rispondere alle domande, fare presentazioni e aiutare con la formazione. Con un programma di mentorship, i nuovi dipendenti avranno modelli positivi a cui rivolgersi mentre si ambientano nelle loro nuove posizioni e ambiente di lavoro.
9. Stabilisci obiettivi SMART
Il processo di integrazione è un’attività in corso che potrebbe durare per i primi anni dei dipendenti nella tua azienda. Nei primi 60-90 giorni, imposta degli obiettivi per far fronte a più responsabilità nelle loro posizioni. Controlla periodicamente con loro per assicurarti che stiano raggiungendo i loro obiettivi e affrontare eventuali preoccupazioni che potrebbero avere. Gli obiettivi che crei dovrebbero essere SMART (Specifici, Misurabili, Attuabili, Rilevanti e Temporizzati).
10. Considera le domande che potrebbero esserti poste
Le nuove assunzioni avranno molti dubbi. Dopotutto, si stanno abituando a un nuovo ambiente di lavoro, cultura, colleghi e mansioni. Mettiti nei loro panni e pensa a quali potrebbero essere alcune delle domande che potrebbero avere. Successivamente, considera la creazione di un documento FAQ completo che le risponda. Non solo un documento FAQ fornirà loro un ottimo punto di riferimento, ma li rassicurerà anche sul fatto che le loro domande sono valide e altre persone sono state nella loro stessa posizione prima.
11. Progetta diverse risorse di formazione
L’addestramento è una parte vitale dell’integrazione. Sebbene tu possa fornire fogli di lavoro e documenti generici che soddisfano tutti i nuovi assunti, indipendentemente dalla loro posizione, farlo probabilmente sarà inefficace. Invece, progettare una varietà di risorse formative per accogliere vari nuovi dipendenti e le loro nuove posizioni. Incorporando immagini e video, ad esempio, puoi tenerli coinvolti e aumentare l’efficacia del tuo addestramento.
12. Organizza riunioni con i leader senior
Mentre è importante che i nuovi assunti incontrino i membri del team con cui lavoreranno e i manager o supervisori a cui faranno riferimento, è altrettanto cruciale che conoscano i leader senior, come il CEO e il CFO, anche se non li vedranno regolarmente. Se il loro programma lo permette, organizza incontri con queste figure di spicco in modo che possano conoscere meglio l’azienda, la missione e la visione. Anche un breve incontro con loro potrebbe fare miracoli per il morale dei nuovi dipendenti.
FOLLOW-UP: Eseguire i check-in post-assunzione
Il onboarding è un processo in corso. Ciò significa che sarà necessario mantenere i contatti con i nuovi assunti su base regolare. Incontrali frequentemente durante i primi mesi e il primo trimestre in modo che possano condividere i loro feedback e preoccupazioni sulle loro nuove posizioni e progressi. Puoi anche utilizzare questo tempo per fornire elogi o raccomandazioni.
Conclusione
Potrebbe essere tentante voler inserire tutto nei primi giorni di lavoro di un nuovo dipendente. Ma farlo potrebbe sovraccaricarli e instillare sensazioni di incertezza riguardo alla loro nuova posizione e alla tua azienda. Prova a distribuire il processo di integrazione su settimane o mesi e a suddividerlo in sezioni più piccole, così i nuovi assunti saranno più propensi a trattenere tutte le nuove informazioni e svolgere con successo i loro compiti.
Non c’è dubbio che l’integrazione richieda tempo ed impegno. Ma se segui questa checklist e ti impegni a farlo, la tua azienda potrà godere di grandi vantaggi. Noterai che i tuoi dipendenti sono più felici e produttivi. Non solo ridurrà il rischio che se ne vadano, ma migliorerà anche il tuo bilancio.
Leave a Reply