Come tenere traccia delle spese aziendali nel 2024

Le spese aziendali sono costi sostenuti durante la gestione della tua attività. Note anche come deduzioni aziendali, le spese aziendali ordinarie e necessarie vengono sottratte dal tuo fatturato per calcolare i tuoi profitti, le perdite e il reddito tassabile. Queste spese includono costi pubblicitari e di marketing, commissioni e spese bancarie, software e utenze, cancelleria, stampa, spese postali e di consegna, e chilometraggio.

Tenendo traccia delle spese aziendali, puoi osservare profitti e perdite ed esplorare tendenze aziendali per aiutarti a fare previsioni. Poiché sai quanto denaro hai e dove va il tuo denaro, puoi anche pianificare un uso responsabile dei fondi.

Il Servizio delle Entrate Interno (IRS) deduce le spese aziendali quando fornisci prove documentali. Pertanto, monitorando le spese aziendali ridurrà il reddito aziendale tassabile della tua organizzazione.

Il monitoraggio delle spese aziendali comporta alcune fasi, che vanno dall’apertura di un conto separato per le transazioni aziendali fino all’integrazione del software di contabilità con le istituzioni finanziarie e poi al regolare archivio delle ricevute e alla revisione dei registri di tanto in tanto. Segui i passaggi di seguito per tracciare correttamente le spese aziendali.

Passaggio 1: apri un conto aziendale

Il primo passo per monitorare le spese aziendali è creare un conto finanziario aziendale esclusivo per le transazioni della tua attività. Avrai bisogno di aprire un conto corrente aziendale, un conto deposito aziendale e un conto servizi per i commercianti (per accettare transazioni con carta dai clienti). Avere un conto separato per la tua attività renderà più facile gestire le tue finanze. Le spese aziendali saranno organizzate in un unico luogo, facilitando la deduzione delle tasse.

Dovresti ottenere una carta separata per le spese aziendali in modo da non dover tenere in ordine le ricevute. Inoltre, con una carta di credito o di debito aziendale dedicata, la tua cronologia creditizia è organizzata e accessibile, il che rende facile ottenere finanziamenti aziendali e benefici, come il cashback sugli acquisti e prenotazioni di voli e hotel.

Passaggio 2: scegli il software di contabilità

La prossima cosa da fare per tenere traccia delle spese aziendali è scegliere un software di contabilità che possa automatizzare i tuoi registri aziendali e monitorare ogni spesa. Con il software di contabilità, il monitoraggio e l’organizzazione delle spese aziendali diventano facili. Il miglior software di contabilità è dotato di strumenti di reportistica che forniscono confronti anno su anno delle spese aziendali. Non sarà necessario spendere oltre il budget per ottenere registri accurati poiché ci sono diverse piattaforme di software di contabilità gratuite disponibili per le aziende.

Durante la configurazione del tuo account, scegli il tuo metodo preferito di rendicontazione dei redditi e delle spese, che può essere la contabilità in cassa o quella per competenza. La contabilità in cassa registra le transazioni quando vengono ricevuti i pagamenti, mentre la contabilità per competenza registra ogni fattura e pagamento ricevuto.

Passaggio 3: connetti i tuoi istituti finanziari

Per semplificare il monitoraggio delle spese aziendali, collega il tuo software di contabilità alle tue banche. Ciò abiliterà il download automatico di tutte le transazioni bancarie e categorizzerà persino le tue spese. Puoi inoltre integrare altre funzioni, inclusa l’importazione delle transazioni giornaliere e il download dei estratti conto bancari, facilitando così la conciliazione dei conti.

Inoltre, integrando i tuoi conti bancari con il sistema di contabilità, puoi completare le transazioni bancarie sul tuo software senza accedere al tuo conto bancario. Questa sincronizzazione ti consente di passare meno tempo a tenere traccia delle tue spese. Inoltre, puoi essere sicuro di avere un registro preciso di entrate e spese poiché non ti perderai nessuna transazione.

Passaggio 4: archivia le ricevute

Per il monitoraggio accurato delle spese aziendali, assicurati di archiviare le ricevute man mano che svolgi le operazioni commerciali. Il servizio delle entrate interne (IRS) richiede che tu conservi tutte le ricevute in formato cartaceo e altri documenti, come estratti conto bancari, per almeno tre anni. Quindi, utilizza delle cartelle per archiviare le ricevute cartacee e ricorda di includere lo scopo di ogni acquisto sulle ricevute. Puoi anche etichettare e organizzare le cartelle in base alle date o alle categorie.

Il monitoraggio delle spese aziendali è diventato più facile, con le app mobili di software di contabilità e le app per il tracciamento delle spese aziendali che puoi integrare con il tuo software di contabilità. Queste app conservano le ricevute in formato digitale. Puoi scansionare le ricevute con la fotocamera del telefono e persino archiviarle nel cloud. Inoltre, le ricevute si sincronizzano con il tuo registro contabile, rendendo facile tracciare ogni transazione.

Tieni traccia di tutte le spese, inclusi i chilometri percorsi, le spese di volo e i pasti, e conserva le ricevute.

Passaggio 5: rivedi le tue spese aziendali

Per ottenere risultati adeguati dal monitoraggio delle spese aziendali, rivedi di tanto in tanto le tue spese. Esamina i report – analizza i numeri. Nota le tendenze per capire quanto spendi in aree specifiche e come si accumulano le spese. Correggi errori e omissioni.

Rivedere la tua attività ti mostrerà lo stato finanziario dell’azienda e ti aiuterà a prendere decisioni rilevanti necessarie per la crescita aziendale.

Sapere come tenere traccia delle spese aziendali ti darà un’idea della tua salute finanziaria. Quindi, segui i passaggi necessari per garantire che una spesa non sfugga. Un registro delle spese organizzato ti consente di prendere decisioni finanziarie migliori e ottenere detrazioni fiscali e altri aiuti finanziari aziendali.