Come inviare un fax in tre modi diversi nel 2024

Se pensavi che nell’era di internet, tutto lo scambio di documenti avvenisse via email, non potevi sbagliarti di più. Le persone continuano ancora a utilizzare la tecnologia del fax per condividere dati e informazioni sensibili tramite linee sicure. Ecco alcune ragioni per cui le persone continuano a utilizzare i fax.

L’invio di fax è compatibile con le versioni precedenti

La prima macchina fax come la conosciamo oggi è stata inventata nel 1964. Da allora, ci sono stati numerosi progressi tecnologici, ma tutti sono stati compatibili con le versioni precedenti.

Questo significa che se hai acquistato una macchina fax 30 anni fa, puoi ancora utilizzarla per comunicare e condividere documenti utilizzando i protocolli fax più recenti. Le aziende non hanno alcun incentivo a eliminare le loro vecchie macchine fax, quindi queste sono rimaste in uso.

L’invio di fax è sicuro

Per capire quanto la trasmissione via fax sia estremamente sicura, devi capire come funziona.

Le macchine fax comunicano tramite linee telefoniche, che sono molto più difficili da inundare di spam o da hackerare rispetto a Internet pubblico. Quando invii un fax, viene stabilito un canale di comunicazione dedicato e end-to-end per l’uso, che non può essere utilizzato da nessun altro. Ciò rende la comunicazione più resistente all’alterazione rispetto a qualsiasi altro protocollo di comunicazione basato su Internet o mobile.

I fax sono legalmente vincolanti

I contratti o accordi legali firmati tramite firme inviate via fax sono legalmente validi ed esecutivi nella maggior parte degli stati degli Stati Uniti.

Inoltre, quando si invia un fax, si riceve sempre una ricevuta di consegna. Quando si invia un’email con una fattura o un documento di approvazione del progetto al cliente, non si può realmente dimostrare che l’abbiano ricevuta. Con il fax, si ha la ricevuta per mostrarlo.

L’invio di fax è conforme

L’email è il metodo predefinito moderno per condividere le informazioni. Se le informazioni sono confidenziali, è consigliabile utilizzare un provider di servizi di posta elettronica sicuro.

Tuttavia, se si opera in settori altamente regolamentati e sensibili come quello bancario e finanziario, sanitario, ecc., il canale di comunicazione deve essere conforme agli standard del settore.

Se si desidera condividere informazioni personali sulla salute, il proprio provider di servizi di posta elettronica potrebbe non essere conforme alla legge HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Ad esempio, Gmail e Outlook non sono conformi alla legge HIPAA di default. Ma il fax lo è, e quindi può essere utilizzato in modo sicuro per condividere informazioni sensibili sui pazienti.

Analogamente, la conformità normativa è cruciale nel settore finanziario, dove l’elenco delle normative che si applicano alla gestione, conservazione e trasmissione dei documenti finanziari è lungo. Il fax è un modo conforme per trasmettere informazioni finanziarie sensibili.

Se hai bisogno di inviare un fax a un cliente ma non hai una macchina del fax, puoi comunque inviare un fax utilizzando il tuo computer. Il fax online, o e-fax, è un modo più conveniente ed economico per inviare fax rispetto all’acquisto di una macchina del fax o all’uso di un negozio di fax locale. Discutiamo i passaggi necessari per inviare un fax dal tuo computer.

Passaggio 1. Configurazione del modem fax

Hai bisogno di un modem fax dedicato per inviare fax; il normale modem internet non funziona qui. Alcuni computer sono dotati di un modem fax integrato. Se il tuo computer non ne ha uno, installa un modem fax esterno.

Passaggio 2. Installazione del software fax

Un software e un sistema operativo come Windows sono dotati di un software fax integrato, ovvero Windows Fax and Scan. Tuttavia, se non hai alcun software fax integrato, puoi utilizzare software fax di terze parti, come FAX.PLUS, HelloFax e FaxZero.

Passaggio 3. Configurazione del software fax

La prima volta che invii un fax utilizzando il computer, potresti dover configurare il software fax. Dovrai inserire dettagli come il tuo numero di fax, codice nazionale e preferenze fax. Dipenderà completamente dal software che utilizzi.

Dovresti anche configurare il software per ricevere un rapporto di conferma. Le impostazioni dipenderanno dal software che stai utilizzando. Per Windows 11, puoi impostarlo su. Strumenti → opzioni → ricevute scheda.

Passaggio 4. Creazione di un nuovo messaggio fax

Ora che hai tutto l’hardware e il software necessario, per inviare un fax, apri il software fax e clicca sul Nuovo Fax pulsante o voce di menu nel cruscotto. Inserisci il numero di fax del destinatario, completo di prefisso telefonico e prefisso internazionale, seguito da @. A campo.

Ad esempio, se stai usando FAX.PLUS, devi aggiungere @fax.plus e per il software eFax, devi aggiungere @efaxsend.com.

Passaggio 5. Allega documenti

Qualsiasi documento desideri inviare, allegalo. Se si tratta di un documento fisico, dovrai prima scannerizzarlo e creare un PDF.

Passaggio 6. Aggiunta di un frontespizio (facoltativo)

Puoi aggiungere una copertina fornendo dettagli come il tuo nome, contatti e i dettagli dei documenti che stai inviando. Tuttavia, è completamente facoltativo e dipende dal fatto che il tuo software ti consenta di aggiungere una copertina. Se lo fa, vedrai un pulsante per la copertina nella dashboard.

Passaggio 7. Anteprima e invio

Tutti i software ti consentono di visualizzare l’anteprima del messaggio fax per assicurarti che tutto sia corretto. Dopo aver visualizzato, premi il Invia bottone.

Se sei in movimento e hai bisogno di inviare un fax, ma non hai accesso a una macchina per fax, puoi inviare un fax dal tuo dispositivo mobile. Tutto ciò di cui hai bisogno è un’app mobile per inviare fax. Inoltre, devi avere accesso al documento che devi condividere!

Passaggio 1. Installazione dell’app Mobile Fax

Ci sono molte app per invio fax mobili gratuite e “freemium” disponibili. Scegli un’app che soddisfi le tue esigenze e scaricala dall’app store.

Passaggio 2. Crea un account

A seconda dell’applicazione che hai scaricato, puoi registrarti per un account utilizzando il tuo indirizzo email o numero di cellulare. Potresti anche dover fornire le tue informazioni di pagamento durante la registrazione o effettuare un aggiornamento a un abbonamento a pagamento in seguito.

Ricorda che puoi inviare un fax da un account gratuito, ma per ricevere un fax devi avere un account a pagamento.

Passaggio 3. Creazione di un nuovo fax

Apri l’app e crea un nuovo fax. Inserisci il numero di fax del destinatario completando con il prefisso telefonico e il codice del paese. Allega il documento che desideri inviare. Se vuoi aggiungere una copertina, fallo.

Passaggio 4. Anteprima e invio

Anteprima il fax per assicurarti di avere tutti i dettagli e gli allegati corretti e poi invia. Invia bottone.

Passaggio 5. Ricevi conferma

Un messaggio di conferma apparirà sullo schermo quando il fax sarà stato ricevuto con successo. Puoi anche configurare il software per ricevere la conferma via email.

Molti business utilizzano ancora i fax e quindi è utile sapere come inviare un fax utilizzando un fax. Anche se esistono diversi modelli di fax, la loro funzione di base e i passaggi per l’invio di fax rimangono gli stessi.

Passaggio 1. Configurare l’apparecchio fax

Prima di poter effettivamente iniziare a utilizzare una macchina per fax per inviare un fax, devi:

• Collegare il cavo di alimentazione
• Collegare la linea telefonica
• Caricare il vassoio della carta
• Accendere il fax

Se hai bisogno di ricevere un fax, assicurati che la macchina per fax abbia abbastanza inchiostro e carta per stampare il documento.

Passaggio 2. Caricare i documenti

Tutti i fax hanno un vassoio alimentatore di documenti, simile al vassoio della carta di una stampante. È necessario mettere tutti i documenti da faxare nel vassoio alimentatore. Se ci sono più pagine in un documento, assicurati di metterle in ordine in modo che il destinatario le riceva nella sequenza corretta.

Passaggio 3. Inviare il fax

Per inviare un fax, devi comporre il numero di fax del destinatario. Una volta ricevuta la conferma che il canale di comunicazione è stato stabilito, sottoforma di segnale acustico o luce intermittente, premi il Invia pulsante. Vedrai tutte le pagine passare attraverso la macchina e raccogliersi nel vassoio inferiore.

Passaggio 4. Ricevi conferma

Come discusso in precedenza, riceverai una conferma di consegna. Di solito viene visualizzata direttamente sul display della macchina, ma puoi anche scegliere di ricevere una ricevuta stampata.

Passaggio 5. Rimuovi documenti originali

Sì, non dimenticare di ritirare i tuoi documenti originali dopo aver ricevuto la conferma di consegna.

Conclusione

Il fax è ancora un modo di comunicazione e condivisione di documenti conforme, sicuro e veloce, decenni dopo l’invio del primo fax. L’avanzamento della tecnologia ha garantito che oltre all’uso di una macchina per fax, è possibile inviare un fax anche utilizzando il computer o il dispositivo mobile.