Offboarding: definizione e best practice

Che cos’è l’offboarding:

• L’offboarding consente a un’azienda di separarsi con grazia da un ex dipendente
• Il processo dovrebbe aiutare la tua azienda a crescere e migliorare
• Una strategia di offboarding facilita la transizione da un dipendente all’altro
• Il processo di disimpegno può anche proteggere la tua azienda da cause legali, continuazione ingiusta della retribuzione o altri problemi che possono sorgere dopo la partenza di un dipendente.
• Il processo di offboarding preparerà la tua azienda con informazioni su ciò che stai cercando quando assumi nuovi dipendenti o ridisegni la struttura aziendale.

Cosa non è l’offboarding:

• Mentre una delle parti chiave della fase di offboarding è condurre un colloquio di uscita, l’obiettivo dell’offboarding non è attaccare o criticare un dipendente in partenza
• Come con un divorzio riuscito, l’offboarding non dovrebbe essere un tentativo di convincere il dipendente a rimanere o prolungare la sua partenza, ma piuttosto un tentativo di rendere la transizione facile e amichevole pur garantendo che si verifichi la separazione
• L’offboarding non consiste nel trattare bene un dipendente che sta lasciando l’azienda (dovrebbe comunque essere rispettoso), ma nel proteggere la tua azienda assicurandoti che vengano rispettate le scadenze, che i clienti siano soddisfatti e che non si verifichino cause per licenziamento ingiustificato.

Procedure consigliate

Crea una checklist di offboarding, un organigramma o una guida strategica per aiutare il tuo dipartimento HR, la direzione e gli altri dipendenti a comprendere e seguire i passaggi chiave. Ad esempio, gli Archivi Nazionali, che supervisionano la gestione di documenti sensibili e informazioni classificate nel governo federale, hanno un rapporto di 24 pagine sulle migliori pratiche e le sfide più grandi attorno alla dismissione dei dipendenti.

Anche se la checklist della tua azienda probabilmente non deve essere così estesa, assicurati che l’elenco includa alcuni passaggi chiave come completare e archiviare tutta la documentazione, creare un piano per il trasferimento delle conoscenze, organizzare il ritorno di eventuali attrezzature dell’azienda, condurre un colloquio di uscita, contattare eventuali clienti, rimuovere e revocare l’accesso agli account digitali e interrompere i pagamenti automatici. Questo flusso di lavoro sarà probabilmente leggermente diverso se un dipendente si dimette, va in pensione o viene licenziato, ma molti dei passaggi chiave saranno comunque gli stessi.

• Migliorare la sicurezza delle informazioni sensibili e dei dati garantendo una corretta consegna, cancellazione e revoca dell’accesso dei dipendenti.
• La corretta raccolta dell’attrezzatura di proprietà dell’azienda garantirà anche che i dati non vengano condivisi o distribuiti erroneamente o accidentalmente.
• Mitigando minacce legali come cause di licenziamento ingiustificato assicurandosi che i contratti dei dipendenti vengano correttamente chiusi e, nel caso del licenziamento, i dipendenti passati non avvertono che ci siano state promesse implicite o violazioni di buona fede.
• Un corretto offboarding aiuterà a educare i tuoi manager, il reparto HR e te stesso su cosa sta facendo bene la tua azienda, o cosa non sta facendo bene, e ti fornirà le informazioni necessarie quando inizierai a reclutare o pubblicare offerte di lavoro per coprire la posizione vacante.
• Gli ex dipendenti possono comunque essere clienti e ambasciatori del marchio. Lasciare le cose su un buon accordo con un ex dipendente contribuirà a garantire che agiscano come ambasciatori del tuo marchio e forse anche come risorsa per future assunzioni.

1. Trattare i dipendenti in partenza con equità e gentilezza

Tratta i tuoi dipendenti in partenza con equità e gentilezza, indipendentemente dal modo in cui se ne vanno. Ringrazia il dipendente che se ne va per il lavoro svolto, così come per il tempo e l’energia investiti nel loro lavoro e nella tua azienda.

Una partenza civile protegge le aziende da ritorsioni, minacce legali o violazioni dei dati, permettendo potenzialmente anche di mantenere un rapporto positivo e duraturo che tiene il vecchio dipendente come potenziale cliente, ambasciatore del marchio o collegamento nell’industria.

2. Determinare il motivo dell’uscita

Il processo di offboarding di un dipendente dipenderà probabilmente dalla natura e dal motivo della sua partenza. Un dipendente in pensione potrebbe avere un processo di offboarding relativamente semplice mentre potrebbero essere raccolte informazioni importanti sulla tua azienda da un dipendente che si dimette per andare a lavorare altrove. Anche i dipendenti licenziati o messi in cassa integrazione richiederanno una serie diversa di passaggi per quanto riguarda l’offboarding.

3. Comunica la partenza

Anche se può essere scomodo comunicare con il resto della tua azienda riguardo all’uscita di un dipendente, prima dici all’ufficio meglio è. Più aspetti, più è probabile che gli altri dipendenti riempiranno i dettagli da soli. Questo può rendere le cose più imbarazzanti o far sì che un’uscita volontaria venga vista come un licenziamento.

Evita pettegolezzi o fraintendimenti condividendo le uscite dei tuoi dipendenti e, in caso di pensionamento, congratulandoti pubblicamente e ringraziando il dipendente per il suo tempo e servizio. Indipendentemente dalla ragione – volontaria o involontaria – è meglio essere onesti con il resto del team circa il motivo per cui qualcuno se ne va. Ammetti quando la gestione ha commesso errori e dimostra passi per correggerli.

4. Proteggere la proprietà e revocare l’accesso

Una delle parti più semplici del processo di uscita dall’azienda – che resta la stessa che tu stia promuovendo uscite volontarie o involontarie – consiste nel garantire la protezione dei beni aziendali, revocare l’accesso al sistema dei dipendenti ed assicurarsi della conformità con tutti gli altri protocolli aziendali.

Assicurati di chiedere al dipendente che sta lasciando di restituire tutti i materiali aziendali, come chiavi, badge, carte di credito, divise, telefoni, laptop, auto o documenti. Anche se potrebbe sembrare ovvio, questo garantisce che un dipendente non diffonda involontariamente o intenzionalmente dati sensibili dell’azienda.

Inoltre, assicurati di revocare tutti gli accessi del tuo dipendente ai sistemi online o offline dell’azienda, così come eventuali codici di allarme o cancello. Questo potrebbe includere email, piattaforme interne, sistemi CRM, account dei social media e database delle vendite. Nel caso di una separazione amichevole, è cortese dare al dipendente un avviso o un periodo di grazia per garantire che abbia il tempo di eliminare eventuali email personali importanti o altre informazioni di cui potrebbe aver bisogno oppure di aggiornare eventuali contatti che potrebbero avere bisogno del nuovo indirizzo email del dipendente.

5. Tenere un colloquio di uscita per raccogliere approfondimenti e raccogliere dati

Una delle parti più importanti del processo di offboarding è l’intervista di uscita. In modo molto simile a come si intervista un potenziale candidato per capire cosa può portare alla tua azienda, si desidera intervistare un dipendente che sta partendo per capire come è stata la sua esperienza in azienda. Un’intervista di uscita offre l’opportunità di raccogliere informazioni e dati su ciò che la tua azienda fa bene e su ciò su cui potrebbe migliorare. Il feedback di un dipendente in partenza sul carico di lavoro, sulla cultura aziendale, sulla gestione e sugli altri dipendenti può illuminare aree che altrimenti non riusciresti a vedere.

Raccomandiamo di far svolgere l’intervista di uscita da parte di Risorse Umane o di un’altra parte “neutrale” nel caso in cui il dipendente stia lasciando l’azienda a causa del modo in cui è stato trattato da un supervisore diretto. Inoltre, assicurati di prendere sul serio tutti i feedback. Ricorda che qualsiasi informazione ottenuta dal tuo dipendente è preziosa e importante, anche se non ti piace. Alcune domande chiave da porre includono:

• Il lavoro è stato all’altezza delle tue aspettative? Quali erano queste aspettative e come è stato capace o non è stato capace di soddisfarle?
• Com’è stato il tuo rapporto con il tuo manager? I tuoi colleghi?
• Che cosa non stiamo facendo che dovremmo fare?
• Chi ammiri qui?
• Quali sono alcuni modi in cui potremmo migliorare?
• Cosa c’è di divertente (e cosa non è così divertente) nel lavorare qui?

Potresti trovare altre domande o domande più specifiche che funzionano meglio per la tua azienda o per il tipo di offboarding che fai. Domande specifiche potrebbero aiutarti a garantire un trasferimento di conoscenze più efficace e aiutarti a crescere come datore di lavoro.

6. Garantire il successo del trasferimento delle conoscenze

Che tu assuma un successore immediato per sostituire l’impiegato in partenza o che ristrutturi le posizioni esistenti per coprire il carico di lavoro dell’impiegato, vuoi mantenere la conoscenza dell’impiegato che se ne va all’interno della tua azienda. Le specifiche varieranno notevolmente a seconda del lavoro, ma alcuni elementi chiave su cui dovresti riflettere includono:

• Avere un’idea chiara della routine quotidiana del dipendente
• Assicurandosi di avere accesso a, e una comprensione di, tutti i sistemi e file utilizzati dall’impiegato
• Conoscere con chi lavora un dipendente e a chi fa rapporto sia all’interno che all’esterno della tua azienda
• Capire in che modo il dipendente assegna le priorità e porta a termine tutte le sue attività
• Risolvere se alcuni dei sistemi che utilizzano richiederanno una formazione approfondita prima che un sostituto possa utilizzarli

Se la partenza del dipendente avviene in modo amichevole, chiedere loro di creare un documento o un video con le informazioni sopra menzionate, nonché eventuali suggerimenti che potrebbero offrire al loro successore, può risparmiarti un sacco di tempo e denaro.

7. Proteggi la tua azienda dalla perdita di produttività

La partenza di un dipendente – sia essa improvvisa o pianificata – può far sì che le sue molte responsabilità e progetti vengano improvvisamente messi in pausa. In alcuni casi, ad altri dipendenti potrebbe essere richiesto di assumersi le responsabilità, il che può essere oneroso e stressante per l’ambiente lavorativo.

Sii trasparente e comprensivo con i tuoi dipendenti riguardo al modo in cui la partenza sta influenzando i diversi team o il personale e sii preparato ai cambiamenti nelle routine lavorative di tutti. Remunera maggiormente i dipendenti rimanenti per le responsabilità aggiuntive, e crea e condividi un piano per gestire qualsiasi carico di lavoro aggiuntivo necessario – riconoscere l’insostenibilità in una situazione temporanea è importante per il successo continuato di un’operazione. Lavora con il dipendente in partenza per garantire un trasferimento di conoscenze efficace e assicurati che tutti i nodi siano al pettine prima che il dipendente lasci per minimizzare l’impatto sulla produttività causato dalla partenza.

8. Rimani in contatto

Mantenere i contatti potrebbe non essere desiderabile per entrambe le parti, ma se l’impiegato sta lasciando l’azienda in modo amichevole, rimanere in contatto è un ottimo modo per mostrare gentilezza e apprezzamento anche mentre il dipendente prosegue altrove. Questo può essere semplice come contattare tramite telefono o email, incontrarsi per un caffè o persino invitare l’impiegato agli eventi aziendali, a seconda del rapporto. Poiché i dipendenti potrebbero andare a lavorare per fornitori o clienti della tua azienda, mantenere un rapporto cordiale continuato potrebbe essere vantaggioso per tutti.

Questo potrebbe anche proteggere la tua azienda da dipendenti insoddisfatti che minacciano azioni legali o reazioni, ma potrebbe anche aiutare la tua azienda permettendo a quel dipendente precedente di parlare bene di te e della tua azienda. Il successore dell’impiegato potrebbe aver bisogno di aiuto per una specifica attività e un rapporto positivo con la persona che ricopriva quel ruolo in precedenza può essere estremamente utile.