La contabilità è il processo di monitorare entrate e spese nella tua attività. Ti consente di sapere come stai gestendo il flusso di cassa e come sta andando la tua attività nel complesso. Mantenere aggiornata la tua contabilità è importante affinché non ti trovi di fronte a realizzazioni inaspettate sui saldi contabili e sulle spese. Abbiamo preparato questa guida per aiutarti a comprendere i fondamentali della contabilità per piccole imprese.

Perche la contabilità è importante per le piccole imprese

La contabilità è un compito essenziale che devi affrontare come proprietario di un’impresa. È importante perché:

  • Organizza le informazioni: La contabilità prende i dati finanziari e li organizza per una facile comprensione e analisi.
  • L’IRS richiede di tenere traccia di alcune informazioni: Quando fai le tue tasse, avrai bisogno di informazioni accurate sui tuoi ricavi lordi, acquisti, spese, attività, spese per viaggi e intrattenimento e tasse sull’occupazione.
  • Aiuta nella definizione del budget: Conoscere il flusso di cassa consente di allocare risorse a nuovi lanci e progetti che aiuteranno la crescita della tua azienda.
  • Fornisce un migliore processo decisionale: Quando i libri sono in ordine, hai un resoconto accurato dello stato di salute della tua attività. Ciò ti consente di prendere decisioni migliori riguardo alle operazioni e alla crescita.
  • Ti aiuta a monitorare i profitti: Certo, vuoi che la tua attività sia il più redditizia possibile. La contabilità aiuta a monitorare i tuoi progressi e profitti.

Contabilità vs. contabilità

Anche se spesso confusionari, ci sono delle differenze chiave tra la tenuta dei libri e la contabilità. Fondamentalmente, la tenuta dei libri riguarda la registrazione dei dati finanziari, mentre la contabilità riguarda l’interpretazione dei dati finanziari. La contabilità non può avvenire senza una buona tenuta dei libri. Senza tenuta dei libri, non ci sarebbero dati da analizzare.

In generale, i tenutari aiutano a raccogliere e organizzare i dati e potrebbero avere certificazioni specifiche per farlo per la tua attività. D’altra parte, i contabili sono generalmente laureati in contabilità e potrebbero anche essere CPA certificati dallo Stato. Puoi aspettarti che la maggior parte dei tenutari tenga il libro mastro e i conti mentre il contabile è lì per creare e interpretare dichiarazioni finanziarie più complesse.

Componenti chiave della contabilità

Che tu faccia la contabilità da solo o assuma qualcuno per farlo, alcuni elementi sono fondamentali per mantenere correttamente i libri contabili. Alcuni di questi elementi vengono effettuati più regolarmente di altri per garantire che i libri siano sempre aggiornati. Altri elementi vengono completati a determinati intervalli di tempo, secondo necessità per completare un’attività aziendale.

Registrazione delle transazioni

I contabili utilizzano le registrazioni contabili per registrare i debiti e i crediti. Ogni transazione finanziaria dovrebbe avere una voce nel libro mastro, che tiene traccia di tutto in un unico posto. Il libro mastro annota il numero di conto a cui viene applicato il debito o il credito. Il miglior software di contabilità automatizza gran parte del processo nelle registrazioni contabili per i debiti e i crediti regolari per contribuire all’eliminazione degli errori possibili nell’immissione dei dati.

Invio di fatture

Se non fatto al momento della transazione, il ragioniere creerà e invierà fatture per i fondi che devono essere raccolti dall’azienda. Il ragioniere inserisce dati rilevanti come data, prezzo, quantità e tasse sulle vendite (se applicabili). Quando questo viene fatto nel software di contabilità, la fattura viene creata e viene effettuata una registrazione contabile, addebitando il conto cassa o il conto crediti commerciali e accreditando il conto vendite.

Preparazione del bilancio di base

Poiché le informazioni raccolte in contabilità vengono utilizzate da contabili e proprietari di aziende, costituiscono la base di tutti i rendiconti finanziari generati. La maggior parte del software di contabilità consente di generare automaticamente rendiconti finanziari comuni come il conto economico, il bilancio e lo stato patrimoniale. I proprietari di aziende o i contabili possono poi utilizzare questi rendiconti per ottenere un’idea della salute finanziaria dell’azienda.

Completamento del libro paga

Alla fine di ogni periodo di paga, il contabile accumulerà i dettagli della retribuzione degli dipendenti che includono le ore lavorate e i tassi. Da lì, la retribuzione totale è determinata con le tasse e le trattenute applicabili. I pagherò sono completati e emessi. Nel software di contabilità, l’ingresso principale nel diario per la retribuzione totale è un addebito all’account di compensazione e crediti in contanti.

Metodi contabili

Ci sono due tipi di metodi contabili tra cui scegliere: il metodo di cassa e il metodo di competenza. Vorrai selezionare un metodo che ti aiuti a gestire al meglio le finanze della tua azienda.

Contabilità di cassa

Il primo metodo di contabilità è il metodo della contabilità in contanti. Questo metodo registra le transazioni finanziarie quando avviene lo scambio di denaro. Ciò significa che non si registra una fattura fino a quando non viene effettivamente pagata. Allo stesso modo, non si annotano le fatture in sospeso fino a quando non vengono effettivamente pagate. Questo metodo offre un vero quadro dei tuoi beni e debiti in un dato momento.

Contabilità per competenza

Un altro tipo di metodo di contabilità è il metodo di contabilità basato sull’accrual. Questo metodo registra sia le fatture che le spese anche se non sono state ancora pagate. Questo è un metodo molto raccomandato perché fornisce uno status finanziario dell’azienda basato sui fondi entranti e uscenti noti. Poiché i fondi sono registrati nella contabilità, si utilizzano i dati per determinare la crescita.

Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo su contabilità in contanti vs contabilità in accrual.

Strumenti e software per la contabilità

C’è una buona notizia per i proprietari di attività che vogliono semplificare la gestione dei loro libri contabili. I proprietari di attività che non vogliono il peso dell’inserimento dati possono assumere un servizio di contabilità online. Questi servizi sono un modo conveniente per affrontare la contabilità quotidiana in modo che i proprietari possano concentrarsi su ciò che fanno meglio, gestire l’attività. Per i proprietari di attività che non si preoccupano di fare l’inserimento dei dati, il software contabile aiuta a semplificare il processo. Non è più necessario preoccuparsi di inserire i dati a partita doppia in due conti. Il software lo fa per te.

Come gestire la contabilità in 4 passaggi

Quando si svolge la contabilità, di solito si seguono i seguenti quattro passaggi per assicurarsi che i registri siano aggiornati e precisi. Ricorda che ogni transazione è assegnata a un conto specifico che viene successivamente registrato nel libro mastro. Registrare i debiti e i crediti nei conti corretti rende i report più precisi. Dai un’occhiata ai seguenti quattro passaggi per gestire la tua contabilità.

Assegnazione di transazioni a conti specifici

Guarda l’elemento in questione e determina a quale conto appartiene. Ad esempio, quando i soldi provengono da una vendita, verrà accreditato il conto ricavi da vendite. Assicurarsi che le transazioni siano correttamente assegnate ai conti ti offre la migliore visione della tua attività e ti aiuta a estrarre i report più utili dal tuo software di contabilità.

Eseguire le scritture contabili nei conti dare e avere

Quando si fa la contabilità manualmente, i debiti si trovano sul lato sinistro del registro, mentre i crediti si trovano sul lato destro. I debiti e i crediti dovrebbero sempre essere uguali affinché i conti siano in equilibrio.

Registrare i movimenti nel conto CoGe

Una volta che le voci sono assegnate ai conti corretti, puoi registrarle nel libro mastro per avere una visione d’insieme della situazione attuale del tuo contante. La maggior parte dei software di contabilità fa questo per te, quindi non devi preoccuparti di un passaggio aggiuntivo.

Rettifica delle scritture alla fine di ogni periodo contabile

Alla fine del periodo contabile, prenditi il tempo per apportare aggiustamenti alle tue registrazioni. Gli aggiustamenti rendono i tuoi libri contabili più precisi. Ad esempio, potresti aver stimato alcune fatture che successivamente vengono confermate con un numero reale. Correggi le registrazioni per riflettere dati accurati.

Non sei sicuro di essere all’altezza del compito? Considera l’utilizzo di uno dei migliori servizi di contabilità per rendere gestire i tuoi libri un gioco da ragazzi.

Conclusione

Come proprietario di un’azienda, è importante comprendere la salute finanziaria della tua società. Tutto ciò inizia con avere libri aggiornati e accurati. La contabilità mette tutte le informazioni in modo che tu possa estrarre le informazioni necessarie per prendere decisioni riguardo assumere personale, marketing e crescita.

Domande frequenti (FAQ)

Posso tenere la mia contabilità per la mia attività?

Una piccola impresa probabilmente può gestire da sola tutta la sua contabilità utilizzando un software di contabilità. Molte delle operazioni sono automatizzate nel software, rendendo facile inserire debiti e crediti accurati.

Le piccole imprese hanno bisogno di contabilità?

La contabilità è una parte essenziale nella gestione di una piccola impresa. Anche se non hai piani di espansione nel prossimo futuro, è necessario avere un’idea di quanto denaro sta entrando rispetto a quanto sta uscendo. Inoltre, hai bisogno dei dati utilizzati nella contabilità per compilare correttamente le tue imposte.

La contabilità e la contabilità sono diverse?

La contabilità si concentra sulla registrazione e sull’organizzazione dei dati finanziari, inclusi compiti come la fatturazione, la gestione delle bollette, la gestione dello stipendio e la riconciliazione delle transazioni. La contabilità è l’interpretazione e la presentazione di tali dati finanziari, compresi aspetti come le dichiarazioni fiscali, la revisione contabile e l’analisi delle prestazioni.

Di quali competenze ha bisogno un contabile?

A differenza della contabilità, la tenuta dei libri non richiede alcuna certificazione. Le persone che hanno successo come professionisti della tenuta dei libri sono molto organizzate, sanno bilanciare correttamente i libri mastri, hanno un occhio per i dettagli e sono eccellenti comunicatori.

Quanto costa QuickBooks per le piccole imprese?

Puoi optare per il piano base, il piano Simple Start, per $30 al mese. Questo ti consente di avere un utente. Se hai bisogno di più utenti, devi passare al piano Essentials per $55 al mese. Scopri tutti i dettagli sui prezzi e i piani di QuickBooks Online.