Come creare un piano di miglioramento delle prestazioni nel 2024

Un piano di miglioramento delle prestazioni, o PIP, è un documento scritto che identifica in che modo un dipendente non sta soddisfacendo le aspettative e cosa deve essere fatto per migliorare (e rimanere impiegato). Il PIP può fare riferimento a competenze specifiche per il lavoro che sono insufficienti o a “soft skills”, come leadership e professionalità, in cui il dipendente non è all’altezza. Inoltre, un piano di miglioramento delle prestazioni può essere utilizzato anche se il dipendente sta ottenendo buoni risultati ma desidera avanzare verso una nuova posizione.

Di solito è il supervisore del dipendente a preparare il piano di miglioramento delle prestazioni e a inviarlo al reparto delle risorse umane. Dovrebbe includere una scadenza specifica per raggiungere le aspettative elencate nel PIP e le conseguenze o i passi successivi se il dipendente non soddisfa gli standard.

Promuove una cultura aziendale positiva

I dipendenti prosperano quando conoscono le proprie aspettative e sono responsabili delle proprie performance. I piani di miglioramento delle performance possono rafforzare una cultura aziendale positiva, dove i dipendenti sanno che saranno supportati se stanno affrontando difficoltà o hanno bisogno di più orientamento per progredire nella loro carriera.

Inoltre, concentrandosi sugli aspetti positivi – su cosa serve per migliorare – anziché criticare il negativo, un PIP può alleviare i sentimenti di difensività.

Aiuta i dipendenti a sentirsi accuditi

Quando i manager dedicano del tempo per preparare un PIP e delineare le aree specifiche per il miglioramento o i passaggi per l’avanzamento, i dipendenti si sentono curati e supportati. Inoltre, il PIP dimostra ai dipendenti che i manager sono disposti a dedicare il tempo necessario per fornire un feedback diretto e una guida anziché lasciare che siano i dipendenti a trarre le proprie conclusioni.

Risparmio di tempo e risorse

È necessario un considerevole investimento di tempo e denaro per completare il processo di assunzione e l’integrazione di un nuovo dipendente. Per questo motivo, i datori di lavoro potrebbero voler offrire ai dipendenti che non raggiungono le aspettative la possibilità di migliorare le prestazioni anziché licenziarli. Questo può essere particolarmente vero se il dipendente ha forti “soft skills” – come la cordialità, la pazienza e un’attitudine positiva – ma ha bisogno di aiuto con competenze specifiche relative al lavoro, come imparare ad utilizzare nuove tecnologie.

I PIP dovrebbero includere conversazioni e queste conversazioni possono essere difficili

Scrivere il piano di miglioramento delle prestazioni e consegnarlo all’impiegato non è sufficiente. I responsabili dovrebbero discutere del piano con l’impiegato, rispondere a eventuali domande e affrontare eventuali preoccupazioni. Purtroppo, le conversazioni sul piano di miglioramento delle prestazioni sono spesso complicate e, anche quando i piani di miglioramento delle prestazioni assumono un tono positivo (come dovrebbero, per quanto possibile), può essere difficile dare e ricevere feedback.

I piani di miglioramento delle prestazioni possono richiedere molto tempo

Ci vuole del tempo al manager per creare il PIP e discuterne con il dipendente, e le valutazioni e discussioni di follow-up richiedono anch’esse tempo.

Il PIP potrebbe essere interpretato in modo errato

Anche se il manager spiega chiaramente le ragioni del piano di miglioramento delle prestazioni – che sia perché l’impiegato sta facendo fatica o vuole progredire – c’è il rischio che l’impiegato possa interpretare male il PIP come un segnale che il licenziamento è imminente.

Il processo di creazione di un piano di miglioramento delle prestazioni non deve essere complicato. In breve, inizia determinando se un PIP è la migliore soluzione per il tuo dipendente e per l’azienda. In caso affermativo, crea un piano e incontra il dipendente per condividerlo prima di dargli il tempo necessario per migliorare durante un periodo prestabilito, di solito compreso tra i 30 e i 120 giorni, a seconda del ruolo.

Ecco come creare un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP) in cinque passaggi:

1. Determinare se un PIP è appropriato

I PIP sono appropriati per ogni situazione. Se, ad esempio, un dipendente sta creando un ambiente di lavoro tossico e sta influenzando negativamente gli altri dipendenti, potrebbe essere necessaria la terminazione. D’altro canto, se le sfide di un dipendente sono relativamente minori, potrebbe essere più appropriata una conversazione informale.

2. Elabora un piano

Prima di creare un piano di miglioramento delle prestazioni, un manager dovrebbe sviluppare un piano. Cosa includerebbe un piano di miglioramento delle prestazioni di successo? Come sarebbe il successo per l’impiegato? Come interpreterà e risponderà l’impiegato al piano di miglioramento delle prestazioni? Il manager dovrebbe considerare queste domande, determinare se l’azienda ha utilizzato PIP in passato e ideare un piano di implementazione.

Una volta che il manager ha un piano, il PIP dovrebbe essere discusso con il dipartimento delle risorse umane dell’azienda, se presente. Il dipartimento delle risorse umane potrebbe avere esempi di PIP che il manager può utilizzare come modello e può guidare il manager nella creazione e nell’implementazione del PIP. Il dipartimento delle risorse umane manterrà anche le copie del PIP e monitorerà i progressi dell’impiegato (o la mancanza di essi).

3. Incontra il dipendente in questione

Un PIP di successo include una discussione tra il manager e l’impiegato (e talvolta un rappresentante delle risorse umane). Senza una conversazione, un dipendente può facilmente interpretare male un piano di miglioramento delle prestazioni o fare false supposizioni sul PIP. Attraverso una conversazione con il dipendente, il manager può fornire il contesto per i miglioramenti delineati e rispondere a eventuali domande che il dipendente potrebbe avere.

4. Monitorare i progressi dei dipendenti

Un piano di miglioramento delle prestazioni è valido solo quanto la sua responsabilità. Se i miglioramenti e le conseguenze del piano non vengono seguiti, si vanifica lo scopo del PIP e si comunica ai dipendenti che non è necessario prendere sul serio i PIP.

Di solito, i piani di miglioramento delle prestazioni vengono monitorati e hanno tappe a 30, 60 e 90 giorni. Il periodo di tempo fornito è generalmente in relazione al ruolo e dovrebbe fornire un quantitativo di tempo realistico per il miglioramento dell’impiegato. Di solito le aziende cercano di vedere un miglioramento entro i 90-120 giorni, in caso contrario, è improbabile che le prestazioni migliorino.

5. Accedi al tuo dipendente

Se il dipendente non riesce a soddisfare i criteri elencati nel PIP, il manager dovrà decidere sui prossimi passi. Idealmente, il PIP include una serie di conseguenze, in modo che ci sia un certo livello di flessibilità. Tuttavia, alla fine, il manager – forse in collaborazione con l’HR – dovrà decidere se vale la pena continuare a lavorare con il dipendente.

I piani di miglioramento delle prestazioni possono essere uno strumento di gestione efficace se utilizzati nel modo giusto e nelle giuste circostanze. Le aziende li utilizzano tipicamente come strumento per aiutare il personale a capire che non stanno soddisfacendo le aspettative del ruolo e per offrire loro un percorso per migliorare. Per i datori di lavoro, serve a trattenere il personale e per i dipendenti fornisce l’opportunità di capire e superare le proprie debolezze all’interno del ruolo.