Non c’è da meravigliarsi che tu voglia aprire un caffè. Il caffè è una delle bevande più popolari e redditizie al mondo. È robusto e delicato, saporito e aromatico, stimolante e rilassante. È un momento di conversazione, unisce le persone e dà il via alla giornata. Il settore del caffè può essere molto divertente. Se vuoi sapere come aprire un caffè, non cercare oltre: abbiamo compilato la guida definitiva per aiutarti nel tuo percorso.
Come prepararsi
Crea un business plan
Avere un piano aziendale è importante. È simile a una mappa, che ti aiuta a passare dal punto A al punto B. È anche essenziale se stai cercando un prestito o un investimento. Vuoi che il tuo creditore veda cosa intendi realizzare e come prevedi il successo.
Creare un piano aziendale ti aiuta a collegare i tuoi investimenti agli obiettivi, avere un modello aziendale, mostrare il tuo mercato di riferimento, la strategia di vendita e il potenziale complessivo di crescita. Ti aiuta anche a individuare eventuali punti deboli, concentrandoti su cose che potrebbero potenzialmente andare storte. Cerca di mappare l’intera immagine per l’intera attività, inclusa la struttura aziendale, i clienti, la posizione, i prezzi, i costi, i prodotti, il personale e gli aspetti finanziari.
Scegli la tua struttura aziendale
Quando si tratta di scegliere il tipo di struttura aziendale, è importante decidere quale struttura ti supporta meglio a te e alla tua attività. Questo è qualcosa che dovrai fare prima di registrare la tua attività con lo stato. È meglio scegliere attentamente la struttura aziendale, poiché influenza direttamente te e la tua attività per quanto riguarda la responsabilità personale, le tasse, la protezione legale, il fallimento, la vendita o persino il trasferimento di proprietà.
Puoi gestire la tua attività come un imprenditore individuale, una partnership, una società a responsabilità limitata (LLC) o una società per azioni. Le LLC e le società per azioni forniscono protezione contro la responsabilità personale, ma richiedono la presentazione di moduli presso il tuo stato. Prenditi del tempo per valutare quale opzione funzioni meglio per te.
Considera i costi: finanziamenti e finanze
A meno che tu non abbia già le finanze per avviare il tuo caffè, dovrai calcolare i tuoi costi iniziali. Dopo aver determinato le spese iniziali, dovrai decidere dove richiedere il finanziamento. Potresti avere autofinanziamento o investitori come risorse finanziarie oppure potresti dover contattare banche e cooperative di credito per richiedere un prestito per piccole imprese. Un’altra opzione popolare è il crowdfunding, che consente ad altre persone di sostenere e contribuire al successo dell’attività. Qualunque sia la direzione che deciderai di prendere, è importante avere un’idea precisa del tuo budget. Considera costi come ristrutturazioni, lavori di costruzione, macchinari, sistemi idrici, macinacaffè: questi possono sommarsi. È inevitabile che possano presentarsi imprevisti, quindi è meglio essere il più precisi possibile e evitare sottostime.
12 passaggi chiave per aprire una caffetteria
1. Avere una visione
La passione con una visione è la forza trainante di cui hai bisogno per passare all’azione e avere successo. Il tuo desiderio sarà il carburante per il tuo successo e i tuoi clienti percepiranno il tuo amore e la tua dedizione per l’attività. Questa visione e passione non solo realizzano i tuoi sogni e desideri personali, ma portano a un risultato ed un’esperienza eccezionali per i tuoi clienti. Quando le cose si fanno difficili, avrai bisogno di quel carburante per andare avanti e quando metti tutto il cuore e l’anima in qualcosa che ami, il ritorno è ancora più grande.
“Le persone con passione possono cambiare il mondo” —Steve Jobs
2. Fai le tue ricerche
La conoscenza è potere ed è un contributo significativo al tuo successo. Per acquisire conoscenza, devi fare delle ricerche. Inizia imparando i dettagli di ciò che rende un bar di caffè di successo.
Ci sono molti modi per farlo, dall’esperienza pratica alla rete di contatti, chiedendo ad altri proprietari di bar con esperienza e utilizzando strumenti educativi come libri, corsi e contenuti online. Questo ti fornirà strumenti e informazioni importanti per procedere con fiducia. Scrivi una lista di domande per aiutarti a raccogliere le informazioni di cui hai bisogno. Alcuni esempi includono:
- Come tostare i chicchi di caffè?
- Cosa rende ottima una tazza di caffè?
- Quali sono le migliori macchine da utilizzare?
- Quali sono gli elementi essenziali della caffetteria?
- Com’è la concorrenza nella zona?
- Quali sono i codici sanitari per una caffetteria?
- Quali altre fonti possono aiutare l’azienda a crescere?
Quanto più conoscenza hai, migliore sarà la tua attività. Avrai una maggior comprensione su come gestirla e sarai in grado di prendere decisioni sagge. Il tuo personale avrà fiducia in te e i tuoi clienti apprezzeranno l’acquisto da te.
3. Identificare i costi di avvio e le attrezzature
Non importa cosa, aprire un caffè comporterà delle spese, e queste sono essenziali per la tua attività. Se stai scegliendo una nuova posizione al dettaglio, sarà più costoso costruire e rinnovare rispetto che affittare una posizione esistente. A seconda delle dimensioni e della posizione del tuo caffè, i costi possono variare da $100.000 a $600.000. Determina qual è il tuo budget e qual è il tuo limite da spendere per le necessità, comprese ristrutturazioni, arredamenti, prodotti ed attrezzature. Alcune spese iniziali comuni che affronterai includono:
- Spazio in affitto
- Utilità
- Licenze e permessi
- Assicurazione
- Pubblicità
- Retribuzioni del personale
- Arredamento e attrezzature
Per avere un quadro completo, separa i tuoi costi one-time, come licenze e permessi, attrezzature e ristrutturazioni, dai tuoi costi mensili, come le utenze, la pubblicità e i salari dei dipendenti. È meglio sovrastimare che sottostimare, ed è importante avere finanziamenti aggiuntivi per coprire i costi operativi fino a quando l’attività diventa redditizia. Questo può richiedere da sei a dodici mesi.
4. Sviluppare una strategia di branding
Il branding è molto più di un logo. Non rappresenta solo l’identità complessiva della tua attività, ma anche la qualità del tuo prodotto, permettendo ai clienti di riconoscere, familiarizzare e fidarsi dei tuoi servizi. Pensalo come il volto e la personalità del tuo bar e ciò che rende il tuo café unico e distinguibile.
Chiediti: “Come posso lasciare un’impressione duratura sul consumatore e come devo far sentire i miei clienti quando arrivano?” Vuoi che il tuo marchio attivi i loro sensi in modo che automaticamente anticipino l’intera esperienza prima ancora di varcare la soglia. Questo lascerà un’impressione duratura sul consumatore, incoraggiandolo a parlare della propria esperienza con gli altri e a tornare a visitare.
Ecco alcune domande utili da farti quando sviluppi il tuo marchio:
- Cosa rende unico il tuo caffè? Ad esempio, i chicchi di caffè, l’atmosfera, l’ambiente, i servizi, gli ingredienti, ecc.
- Che tipo di esperienza vuoi offrire e qual è il tema generale del negozio?
- Come puoi creare un senso di comunità e in che modo serve agli altri come punto di ritrovo?
- Il logo del tuo brand è accattivante e si traduce bene su packaging, social media e merchandise?
- Come il tuo logo creerà un senso di familiarità e fiducia per i consumatori?
Una volta che hai trovato il design perfetto, non dimenticare di brevettare il tuo logo e proteggere i tuoi beni creativi.
5. Trova una posizione e uno spazio commerciale
Quando si avvia un caffè, è importante scegliere una posizione e uno spazio che offrano un’esperienza meravigliosa ai tuoi clienti. Tenendo presente ciò, dovrai anche considerare altri fattori che determineranno il successo della tua attività, restituendo un vero potenziale redditizio. Scegli una posizione che si rivolga ai tuoi clienti ideali. Vuoi assicurarti che ci sarà abbastanza passaggio pedonale nell’area per fornire al tuo caffè un alto volume di clienti appassionati di caffè, mantenendo costante il tuo business durante tutto l’anno. Ottieni un’idea della densità di popolazione nella tua zona contattando il comune o visitando il sito census.gov per i dati del censimento per codice postale. Cerca altre caffetterie nella zona. È una buona idea cercare altri caffè della zona per vedere se competono con i prodotti e servizi che offri. Alcuni caffè mirano a pubblici specifici o hanno orari di apertura limitati. Questo potrebbe aiutarti a capire se vuoi mirare a clienti mattinieri o nottambuli. Forse vuoi servire panini per la colazione al mattino o dessert e caffè la sera.
In ogni caso, è una buona idea assicurarsi di non essere in competizione con il tuo vicino – cerca piuttosto di integrarli. Trova una posizione facilmente accessibile. I clienti sono attratti da luoghi facilmente accessibili a piedi o in auto. I clienti amano la comodità del parcheggio senza problemi e della visibilità della strada per chi si sposta da un luogo all’altro a piedi. Trova uno spazio commerciale. Trovare uno spazio accogliente per il caffè è solo uno dei componenti necessari per un’eccezionale esperienza in un café, ma, sfortunatamente, non tutti gli spazi commerciali saranno in grado di ospitare più di quello. Le caffetterie richiedono un insieme unico di servizi, come spazio sufficiente per muoversi, spazio per le macchine da caffè espresso, divani e tavoli, spazio cucina, gas, scarichi e linee d’acqua solo per citarne alcuni. Ricordati di considerare tutto questo. Trova uno spazio commerciale che puoi permetterti. Questo rientra nel tuo budget come costo continuativo, rendendolo un impegno a lungo termine. Considera la durata del contratto di locazione, gli aumenti di affitto, le ristrutturazioni, i requisiti assicurativi, il deposito cauzionale, la manutenzione e le riparazioni. Questo non influisce solo sui prezzi del caffè, ma può avere un impatto diretto su eventuali prestiti aziendali.
6. Presentare domanda per permessi e licenze
Prima di accendere la macchina per l’espresso e riempire il banco esposizione con prodotti da forno, dovrai ottenere l’approvazione per le licenze e i permessi statali e locali. Assicurati di essere preparato in anticipo e sii consapevole che queste licenze e permessi richiedono tempo per essere ottenuti. I requisiti per permessi e licenze variano da stato, città e contea, quindi assicurati di verificare con la tua area di operatività al fine di poter operare pienamente in conformità con le leggi e i regolamenti statali.
Ecco alcune licenze e permessi che probabilmente avrai bisogno per aprire un bar caffetteria:
- EIN (numero di identificazione del dipendente)
- Licenza commerciale
- Licenza “Doing Business As” (DBA)
- Licenza per il servizio di ristorazione al dettaglio
- Licenza di rivendita per l’imposta sulle vendite
- Firma il permesso
- Assicurazione
- Permesso di manipolazione degli alimenti
- Permesso di Soggiorno Edilizio
- Licenza per l’intrattenimento dal vivo
Una volta che questi documenti importanti sono messi in atto, sarai sulla buona strada per aprire le tue porte.
7. Scegli il giusto fornitore di caffè
Un caffè di successo è quello che prepara caffè di qualità volta dopo volta. Una deliziosa tazza di caffè fa tornare i tuoi clienti per avere di più, rendendo l’esperienza piacevole e valsa ogni centesimo. Quando si acquista il caffè, vorrai offrire un prodotto di cui essere orgoglioso e per farlo devi collaborare con il fornitore giusto.
Ecco alcuni punti chiave da considerare quando scegli il tuo fornitore di caffè:
Qualità
Gli amanti del caffè possono essere esigenti, quindi preparati a preparare una tazza di joe di alta qualità. Quando cerchi il fornitore giusto, ci sono molti fattori da prendere in considerazione. Scopri l’origine, come il caffè è tostato e da dove provengono i chicchi di caffè. Se possibile, visita il fornitore e assaggia il caffè di persona o richiedi campioni per posta. Chiedi come il caffè è conservato, poiché calore e umidità possono danneggiare il sapore e la qualità. Cerca un torrefattore di caffè che offra una vasta gamma di opzioni di chicchi di caffè e che sia in linea con la visione del tuo café.
Quantità
Trova un fornitore che possa supportare basse quantità minime fino a capacità di maggiore volume e che abbia una rapida e affidabile tempistica di consegna. Una volta trovato un fornitore che soddisfa le tue esigenze, vorrai assicurarti che il fornitore sia in grado di crescere insieme a te. Potresti voler acquistare una vasta gamma di chicchi di caffè o una quantità minima iniziale e una quantità maggiore man mano che cresci. In ogni caso, assicurati di scegliere un fornitore su cui poter contare. La tua attività avrà esigenze variabili e vorrai assicurarti che il fornitore sia costante e possa garantire un’offerta stabile.
Servizio clienti
Pensa al tuo fornitore come a qualcuno con cui stai formando una relazione a lungo termine. Vorrai che sia altrettanto impegnato nel tuo successo quanto lo sei tu. Un buon fornitore fornirà un ottimo servizio clienti e ti accompagnerà in ogni passo – dalla tostatura all’imballaggio, dal campionamento alla creazione di miscele e all’evasione di ordini di piccole e grandi dimensioni.
Prezzo
Ci sono alcune cose importanti da considerare quando si sceglie un prezzo che funzioni per te, tra cui la qualità, i prezzi per i clienti e il profitto. Prima di tutto, determina se il fornitore offre fagioli di qualità per il prezzo. Secondo, decidi se il prezzo è giusto per i tuoi clienti e come sarà il tuo margine di profitto. Infine, questo prezzo ti permetterà di ottenere un profitto? Un ottimo caffè non è economico, ma non dovrebbe neanche svuotare il portafoglio. E soprattutto, il gusto e il prezzo dovrebbero valere una visita di ritorno.
8. Layout di progettazione e flusso di lavoro
Il layout e il flusso di lavoro del tuo caffè svolgeranno un ruolo cruciale nell’attrarre i clienti al tuo café. Non solo l’ambiente e l’atmosfera sono importanti, ma anche il flusso dei clienti, il flusso del cibo e il flusso del caffè.
Ecco alcune cose da considerare quando si progetta un layout: Crea una prima impressione. Da un punto di vista di marketing, la tua prima impressione determina chi diventeranno i tuoi clienti. Determina quale messaggio vuoi trasmettere e che tipo di esperienza vuoi far vivere ai tuoi clienti quando varcano la soglia. È accogliente e pittoresco? Ci sono musica, aree studio o aree per conversare? Non solo l’ambiente è importante, ma anche i piccoli dettagli, come dove il cliente si posizionerà in fila, dove aspetterà il suo caffè e come si sposterà comodamente da un posto all’altro. Crea un buon design del flusso di lavoro. Ricorda, vorrai offrire un ottimo servizio ai tuoi clienti e per farlo, dovrai muoverti in modo rapido ed efficiente. I bar possono diventare molto affollati, quindi è importante che il layout permetta ai tuoi baristi di muoversi agilmente e rapidamente quando sono sotto pressione. Crea uno schema che permetta al barista di lavorare con facilità, dalla presa degli ordini alla preparazione, macinatura, vaporizzazione e schiumatura.
Prima ancora di firmare eventuali contratti, assicurati che l’edificio possa supportare una buona organizzazione del lavoro e un design adeguato all’ambiente. Considera come organizzerai e collocarai gli elementi essenziali:
- Macchine da caffè, macinacaffè, montalatte e attrezzature da cucina
- Stoccaggio e forniture
- Espositore per alimenti
- Menù e insegne
- Posti a sedere all’aperto e al coperto
- Assemblaggio di alimenti
- Assemblaggio del caffè
- Flusso di clienti e dipendenti
9. Ordina attrezzature e forniture
L’attrezzatura di qualità è necessaria per una buona tazza di caffè ma, sfortunatamente, l’attrezzatura non è economica. È meglio fare delle ricerche quando si fanno acquisti importanti e ricordare che l’attrezzatura di qualità è un investimento a lungo termine, essenziale per la crescita e il successo della tua attività.
Ecco una lista degli elementi essenziali di attrezzatura probabilmente necessari per il tuo café:
- Macchina per caffè espresso e caffè
- Macinacaffè
- Sistema di filtrazione dell’acqua
- Refrigerazione e congelatori
- Attrezzature per alimenti caldi
- Sistema POS (Point-of-Sale)
- Contenitori per caffè da asporto e da asporto
- Macchina per il ghiaccio
- Espositore per prodotti da forno
Questa è solo una lista di base del tuo equipaggiamento e forniture standard. Ricorda di fare le tue ricerche perché ogni dettaglio conta. Preparati ad approvvigionare i tuoi scaffali con frullatori, mestoli, sciroppi, varietà di latte, condimenti, contenitori, termometri e altro ancora. Anche il software di gestione dell’inventario è uno strumento utile per tracciare e identificare questi articoli, rendendo facile sapere cosa c’è in magazzino e cosa deve essere riordinato.
10. Assumi e forma il tuo team
Un buon barista è fondamentale, dall’inizio del contatto con il cliente fino alle sue abilità nel fare caffè. Ricorda, le persone che assumi sono il volto del tuo café e hanno la capacità di fare la differenza positiva nella giornata dei clienti. Il servizio clienti è tutto, quindi assume personale che comprenda l’importanza di costruire relazioni con le persone e abbia forti competenze comunicative. I clienti amano le interazioni genuine e ciò contribuirà a creare un legame tra il cliente e il café.
È anche importante addestrare adeguatamente i dipendenti affinché possano preparare un ottimo caffè con fiducia. Assicurati che il barista sia pronto a imparare e sia equipaggiato con tutti gli strumenti essenziali e le conoscenze necessarie per avere successo, anche un barista esperto trarrà beneficio da un aggiornamento.
Ecco alcune cose fondamentali da cercare quando assumi e addestri un barista:
- Ottimo servizio clienti
- Spiccate doti comunicative
- Attenzione ai dettagli
- Capacità di multitasking
- Capacità di lavorare sotto pressione
- Responsabile e affidabile
- Disponibilità ad imparare
- Pulizia
- Un atteggiamento positivo
Nel complesso, un ottimo barista non avrà solo amore per il caffè, ma si preoccuperà del successo e della reputazione della tua attività. Scopri di più nella nostra guida su come assumere dipendenti.
11. Commercializza il tuo marchio
Può essere frustrante ottenere visibilità all’inizio, quindi avere un piano di marketing per il tuo brand dovrebbe essere la massima priorità. È anche importante adattare i tuoi annunci e prodotti promozionali in modo da attrarre le persone giuste. Ci sono molti modi influenti per promuovere il tuo brand, quindi assicurati di utilizzare tutti i mezzi di marketing, che sia attraverso contenuti web online, social media, pubblicità in negozio o coinvolgimento nella comunità.
Diamo un’occhiata a qualche modo con cui puoi promuovere il tuo brand:
- Crea un sito web
- Ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO)
- Reti sociali
- YouTube, Instagram e Facebook
- Marketing di influenza
- LinkedIn (in inglese)
- Raduni comunitari e negozi pop-up
- Omaggi e lotterie
- Pubblicità a pagamento
- Networking
12. Porte aperte
Il duro lavoro porta frutti e una volta che la documentazione è firmata, l’arredamento è sistemato e il personale è in programma, è il momento di aprire il tuo café. Per farlo, dovrai riuscire a far entrare le persone attraverso le tue porte il giorno dell’apertura.
È il momento di creare un fermento attraverso i tuoi social network. Organizza un evento di taglio del nastro per promuovere la tua attività o accogli qualcuno per un’apertura soft per un’esperienza di prima mano esclusiva. Pubblica riguardo il giorno dell’apertura sui social media, facendo sapere al tuo pubblico di riferimento che sarai aperto per gli affari. Puoi persino offrire sconti o omaggi come incentivo; ciò contribuirà a suscitare curiosità e a invogliare le persone a visitarti.
Durante la giornata di apertura, è una buona idea mostrare il volto dietro il marchio. Mischiati con i tuoi clienti e prenditi il tempo di conoscere la tua comunità poiché ciò contribuisce a costruire buone relazioni durature.
Consigli per il successo dopo l’apertura di una caffetteria
Investi in un solido sistema di punti vendita
È possibile migliorare notevolmente la vostra attività attraverso un sistema punto vendita (POS). I sistemi POS sono composti da hardware e software che lavorano insieme per elaborare vendite e transazioni di pagamento al punto di acquisto. Questo sistema è digitale, dotato di uno schermo touchscreen intuitivo e di un’interfaccia, che sostituisce la tradizionale cassa.
Avere un sistema punto vendita beneficerà ogni area della vostra attività. Permette ai clienti di utilizzare diversi tipi di pagamento, aumentando di conseguenza il vostro fatturato. Migliora l’accuratezza grazie al touchscreen, consentendovi di tenere d’occhio da vicino vendite, profitti e spese.
Mostra dati dell’inventario in tempo reale, permettendo di tenere traccia dell’inventario e facilitare il riordino. Include anche la funzionalità dell’orologio per i dipendenti per registrare l’entrata e l’uscita. Potete stampare report, personalizzare ricevute e tanto altro ancora. Una soluzione punto vendita è un ottimo aggiornamento, che contribuisce al successo della vostra attività e la mantiene organizzata e in funzione in modo fluido.
Stai al passo con i tempi
In un mercato saturo di caffetterie, è importante che il tuo café si distingua. Trova modi per portare la tua caffetteria ad un livello superiore, dando ai tuoi clienti una buona ragione per visitare il tuo café e non i tuoi concorrenti. Questo porta denaro in cassa e aumenta i profitti.
Crea coerenza con i tuoi clienti in modo che sappiano cosa aspettarsi, dandogli una ragione per tornare, il che aiuta a creare una relazione a lungo termine. Pensa a qualcosa che puoi includere nella loro esperienza che non potrebbero trovare altrove, come un biscotto gratuito con l’acquisto, programmi di premi o fedeltà. Un altro modo è creare un ambiente caldo e accogliente. Fai suonare musica rilassante, offri aree lounge comode e connessione Wi-Fi gratuita, questo aiuterà i tuoi clienti a sentirsi a casa.
Caffetteria indipendente vs. avvio di un franchising
Aprire una caffetteria indipendente
La proprietà indipendente di piccole imprese è per coloro che hanno una visione personale e vogliono seguire le proprie passioni. Decidi tu come gestire l’attività. Sei il tuo capo e decidi in tutte le aree operative. Se decidi di aprire un caffè indipendente, avrai la libertà e l’indipendenza di creare e commercializzare completamente il tuo prodotto e marchio.
D’altra parte, avrai meno visibilità e dovrai sviluppare la tua base clienti. Sei pienamente responsabile dello sviluppo e del mantenimento del successo dell’attività.
Aprire una caffetteria in franchising
Quando acquisti una caffetteria in franchising, compri i diritti da un’azienda per operare e fare affari sotto il loro nome. Forniscono il piano per replicare una formula comprovata. Ci sono molti elementi controllati quando si apre un franchising, che vanno dalle ore di apertura e dalle strategie di marketing al tipo di attrezzature e ingredienti utilizzati.
Essi definiscono il modo in cui l’attività sarà gestita in ogni modo e acquisisci la reputazione di un marchio che la maggior parte delle persone già conosce e di cui si fida. Se decidi di aprire un franchising, sarai responsabile di firmare contratti e seguire molte regole e regolamenti. I costi di avvio possono essere elevati e dovrai pagare una tassa continua per continuare a utilizzare il loro nome.
In poche parole, entrambi hanno pro e contro, e entrambi hanno il potenziale per il successo. È importante fare le tue ricerche e considerare tutti i fattori prima di prendere una decisione.
Conclusione
Sappiamo tutti che il caffè non passerà mai di moda. I bar del caffè continuano a crescere e diventano sempre più popolari ogni giorno, offrendo una varietà di gusti e stili. Avrai probabilmente successo come proprietario di un bar del caffè se hai un amore costante per la tua attività e un solido piano aziendale. Resta impegnato nel percorso, esprimi il tuo lato creativo e sii aperto all’apprendimento. Tutto sommato, possedere un bar del caffè può essere un’esperienza gratificante e redditizia.
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