L’organizzazione della scrivania è sempre stata difficile per molti di noi che lavorano da casa o in ufficio.
Ad esempio, quando ero giornalista, impilavo vecchi giornali, pagine stampate e bozzetti di layout su tutta la mia grande scrivania e su un tavolo da conferenze.
Il mio metodo preferito era impilare tutti i fogli, opuscoli e vecchie note in un armadio accanto alla mia scrivania e poi… non Guardalo per molto tempo. Buona fortuna a trovare la mia lista delle cose da fare o a trovare un file all’ultimo momento. Ecco la buona notizia: c’è un modo migliore per mantenere ordinata la tua scrivania (15 modi per l’esattezza)!
Ecco i nostri 15 consigli e trucchi per l’organizzazione della scrivania per aiutarti a rimanere al top del lavoro e trovare tutto al momento giusto.
Cominciamo.
15 idee e suggerimenti per l’organizzazione della scrivania
1. Mantieni lo spazio aperto sulla scrivania
Tieni l’area immediatamente accanto al tuo computer libera da qualsiasi disordine. In questo modo, puoi rivedere immediatamente i documenti o i fogli di carta senza dover liberare spazio sulla scrivania o in ufficio.
E non tenere le cose qui troppo a lungo.
Rivedi, modifica, approva e fai procedere.
Quasi come un flusso di lavoro Kanban!
Questo è un altro ambito in cui le app di organizzazione e il software di gestione dei progetti sono ottimi strumenti da avere. In molti strumenti come ClickUp, puoi rivedere e allegare documenti direttamente lì, mantenendo anche il tuo spazio digitale organizzato.
2. Tieni il tuo computer desktop davanti a te
Tenere il desktop o il laptop in davanti a te ti aiuta a rimanere concentrato.
Tuttavia, dovrebbe anche essere comodo, quindi assicurati che il monitor sia posizionato in modo che tu possa sederti di fronte ad esso con la schiena dritta. Assicurati di avere abbastanza spazio, circa 1,5 piedi davanti a te. E per quanto riguarda i cavi del computer? Mantieni quelle dietro la scrivania e prova i fascette porta cavi per mantenere ordinate quelle spine e caricabatterie.
Puoi sempre mettere anche un organizer da scrivania, se preferisci.
3. Metti le cose che usi più spesso vicino alla mano dominante.
Avere i tuoi articoli più utilizzati a portata di mano può aiutare a prevenire movimenti non necessari che potrebbero causare disagio o affaticamento. Ad esempio, raggiungere ripetutamente un articolo dall’altra parte della scrivania può causare dolore alle spalle e al collo nel tempo, portando a una ridotta produttività e disagio. Suggerimento rapido Usa lo spazio del muro. Se non hai molto spazio di archiviazione nella tua area ufficio o una scrivania piccola, la soluzione potrebbe essere una mensola fluttuante. Tuttavia, se non hai spazio libero sul muro, compra un vassoio apilabile per scrivania.
4. Tieni solo ciò di cui hai bisogno sulla tua scrivania
Mantenere solo ciò di cui hai bisogno sulla tua scrivania è un ottimo modo per rimanere organizzati e produttivi. Uno spazio di lavoro disordinato può essere distrazione e rendere difficile concentrarsi sul compito in corso. Tenendo solo gli oggetti essenziali a portata di mano, creerai uno spazio di lavoro più pulito e efficiente che ti consentirà di concentrarti meglio.
5. Codifica a colori i tuoi file
Sì, mantieni le cose urgenti ed essenziali.
Ma puoi fare un passo in più e separarle in diverse sezioni con portadocumenti colorati, organizzatori di file o classificatori.
Diciamo:
- Il rosso è per il marketing
- Il verde è per le vendite
- Il blu è per creatività/design
- Il giallo è per i report e così via.
In questo modo, riconoscerai rapidamente un colore quando hai bisogno di un particolare oggetto.
Applica lo stesso livello di coordinamento dei colori al tuo ufficio virtuale Con ClickUp! Prova a utilizzare il modello della Matrice delle Priorità di ClickUp per organizzare i tuoi compiti con colori e priorità diverse.
6. Raggruppa elementi simili
A meno che tu non sia un artista che utilizza colori acrilici, pennelli e molti altri materiali, probabilmente tutti i tuoi materiali da ufficio possono stare in un cassetto.
Tieni uno solo cassetto per i tuoi materiali da ufficio multifunzionali.
E va bene se le tue forbici vanno lì, insieme ai tuoi post-it, puntine, e al tuo nastro adesivo preferito.
Ora puoi usare gli altri cassetti per altre cose, come quei cavi che non hai mai dimenticato di buttare via, o forse anche un cassetto specifico per cibi spazzatura.
In ClickUp, puoi incorporare il raggruppamento nei tuoi. virtuale ufficio Anche tu! Utilizza la nostra Gerarchia dei Progetti Organizzati per raggruppare le attività correlate e mettere le cose nel posto giusto.
7. Abbandona i post-it
Sei la persona con cui allinea l’intero monitor Note adesive e poi chiama tutto “importante”? Per quanto riguarda le idee per l’organizzazione dell’ufficio, probabilmente non è il percorso migliore da seguire.
Non solo una di quelle note potrebbe staccarsi e finire nel cestino, ma attaccare così tante note al tuo monitor sembra volgare e disordinato.
Saresti meglio ad avere notifiche sulla tua piattaforma di gestione del progetto o produttività, dove sarebbero al sicuro dai pericoli dell’aspirapolvere dell’ufficio.
Riserva quelle note adesive solo per i compiti più urgenti o per quell’ultima idea folle che non vuoi dimenticare durante il pranzo.
Ricorda, le note adesive sono solo per promemoria urgenti. non una lista di cose da fare.
8. Limita gli oggetti personali
Limitare gli oggetti personali come foto e soprammobili sulla tua scrivania può essere incredibilmente utile per rimanere organizzati e produttivi. Anche se potrebbe essere allettante decorare il tuo spazio di lavoro con oggetti personali, un eccesso di disordine può rapidamente diventare una distrazione e togliere funzionalità alla tua scrivania.
9. Controlla le tue notifiche
La sovraccarico di notifiche è una cosa reale. Anche se può accadere solo digitalmente, può comunque influenzare la tua mentalità alla scrivania.
Se metti via il tuo cellulare in un cassetto o in un porta-telefoni, non sarai così distratto.
In alternativa, opta per strumenti come ClickUp che ti permettono di personalizzare le tue notifiche!
Le notifiche intelligenti ti permettono di decidere quali tipi di azioni attivano le notifiche. Che si tratti di un nuovo commento, di un nuovo compito creato, di una modifica dello stato, ClickUp può inviare notifiche per qualsiasi cosa tu voglia.
10. Tieni sulla scrivania solo i documenti pertinenti e urgenti
Ricordate come ho iniziato questo articolo parlando di tutto quel materiale cartaceo?
Quanto di quello era necessario?
Quanto di esso era estremamente urgente?
Di certo non tutto.
Una volta che ho esaminato un documento, avrei dovuto scartarlo o archivarlo per una conservazione a lungo termine.
11. Usa i tuoi libri o portali a casa
In un luogo in cui ho lavorato, avevamo un club del libro dove i membri del team avrebbero letto libri diversi ogni mese e poi li avrebbero condivisi.
Scambiavamo anche i libri abbastanza spesso, e ne ho addirittura portati alcuni da casa.
Questo era ottimo in teoria fino a quando ho iniziato a impilarli su uno scaffale.
Li usavo solo occasionalmente come riferimento e non abbastanza frequentemente da tenerli in giro.
Se non vuoi separarti dai tuoi libri, procurati un librario o un mobile per loro invece di sparpagliarli sulla scrivania.
Ti senti creativo? Prova a fare dei fermi-libri fai-da-te per tenere i libri dove dovrebbero stare.
12. Pulisci prima di partire
Un ottimo modo è quello di ripulire il proprio spazio di lavoro prima di andare via.
Cerca di pulire tutto ogni giorno, così puoi ricominciare con una tabula rasa il giorno successivo. E ripulisci l’intero spazio di lavoro o l’ufficio a casa ogni settimana o mese.
Per quanto riguarda il tuo spazio scrivania virtuale in ClickUp, puoi essere altrettanto produttivo! Assicurati di cancellare le notifiche nella tua casella di posta prima di chiudere la sessione.
In questo modo avrai un nuovo inizio ogni giorno!
13. Creare un programma per rivalutare
Pianifica un momento nella tua giornata per rimuovere quei post-it ormai insignificanti e ripensare a come stai effettivamente utilizzando il tuo sistema.
Un compito ricorrente per ricordarti di questo è perfetto per questo!
Puoi anche utilizzare il Modello di Pianificazione di ClickUp per programmare i tuoi eventi e tenere traccia di tutto.
14. Sposta il disordine in un armadio organizzato
Gli spazi di lavoro disordinati possono portare a distrazioni, stress e diminuzione della produttività. Spostando gli oggetti non necessari dalla tua scrivania in un armadio o spazio di archiviazione, creerai uno spazio di lavoro più pulito e concentrato che può aiutarti a rimanere concentrato e fare di più.
Potresti scoprire che avere semplicemente uno spazio designato per conservare gli oggetti ti aiuta a sentirti meno sopraffatto dal disordine, portando a una maggiore sensazione di calma e controllo nel tuo ambiente lavorativo.
15. Nascondi i cavi elettrici
Nascondere i cavi elettrici è una strategia utile per mantenere l’ordine sulla tua scrivania e aumentare la produttività. I cavi esposti possono creare un ambiente di lavoro visivamente caotico, portando a distrazioni e a una sensazione di disorganizzazione.
Inoltre, avere i cavi intrecciati e esposti può comportare un rischio per la sicurezza, in quanto aumenta la probabilità di inciampare o intrecciarli.
Scopri come l’organizzazione della scrivania può massimizzare la tua produttività
Puoi utilizzare queste idee organizzative per rimanere concentrato, produttivo ed evitare una scrivania e una mente disordinate.
Per non parlare del fatto che l’organizzazione della tua scrivania influisce sulla tua capacità di contribuire al lavoro. Il tuo ambiente di lavoro ha un effetto a cascata sui tuoi progetti, compiti e sulla collaborazione con il team.
E quando sei libero dalla confusione, sei libero di creare.
Ti aiuta a mettere via le distrazioni e creare un ottimo ambiente di scrittura, lavorare sulla prossima grande idea o costruire qualcosa di nuovo.
Pulire la tua scrivania può essere la cosa migliore che tu abbia mai fatto. Che tu sia uno studente o un professionista, usa questi suggerimenti per migliorare.
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