Microsoft Project Review 2024: caratteristiche, pro e contro

Al suo nucleo, Microsoft Project è un software di pianificazione dei progetti con il suo avanzato gestione delle risorse, gestione automatizzata dei compiti e report pre-costruiti. Include tutte le funzionalità di base necessarie per la gestione dei progetti, come:

Funzionalità di assegnazione dei ruoli

In Microsoft Project for the web, puoi facilmente creare un gruppo per ciascun progetto e aggiungere membri al gruppo. Quindi impostare le autorizzazioni su come gli utenti possono interagire con il progetto, se possono solo visualizzare o modificare attività e dettagli del progetto. Nella vecchia versione di Microsoft Project Online, è necessario scegliere se la persona che ha accesso è un utente o una risorsa. Gli utenti attivi devono essere aggiunti insieme al loro numero di licenza. E per le versioni in locale di Project, è necessario utilizzare l’opzione condivisione tramite SharePoint per aggiungere persone al progetto.

Tempistiche

Tutte le versioni di Microsoft Project offrono una visualizzazione temporale, in modo da poter vedere come sta progredendo un progetto da una prospettiva a volo d’uccello. È possibile vedere le dipendenze dei compiti insieme a un elenco dei compiti sul lato in Project for the web, in modo da poter concentrarsi su una parte specifica del progetto per una visione più chiara. Trascina qualsiasi barra attività sulla linea temporale a una data diversa e tutti gli altri compiti ad essa correlati si adegueranno alle date.

In Microsoft Project Professional, la visualizzazione della timeline è uno sguardo statico sul tuo progetto. È un buon modo per vedere semplicemente cosa arriverà e ti aiuta a pianificare di conseguenza se sei fuori rotta.

Diagrammi di Gantt

Nella versione on-premises di Microsoft Project, il diagramma di Gantt è dove troverai la vista più funzionale. Puoi regolare le attività e tutte le relative attività si regolano dinamicamente mentre allunghi o riduci il tempo di un’attività. In questa versione, puoi aggiungere una moltitudine di parametri da tracciare sul tuo diagramma di Gantt, dalle basi ai costi alle percentuali completate.

Anche se Microsoft Project per il web non ha un diagramma di Gantt specifico, la visualizzazione della timeline funziona in modo simile al Gantt. Non è possibile tracciare nemmeno lontanamente lo stesso numero di parametri in un progetto come nelle versioni desktop, ma è anche più facile da usare rispetto alle versioni più complesse di Microsoft Project.

Integrazioni software

La maggior parte delle integrazioni di Microsoft Project riguardano altri prodotti Microsoft. Microsoft 365, Teams e SharePoint sono standard che possono aiutare ad estendere le funzionalità del software di gestione dei progetti. In generale, ci sono meno integrazioni rispetto ad altri software di gestione dei progetti mainstream.

Dipendenze

Ogni versione di Microsoft Project consente di impostare le dipendenze tra le attività, il che aiuta enormemente nella pianificazione del progetto. In Microsoft Project per il web, è possibile scegliere un’attività da un menu a discesa per creare la connessione tra essa e un’altra attività. Questo verrà riflessi nella visualizzazione della timeline con una freccia. Il programma offre persino attività suggerite utilizzando il machine learning e le azioni storiche.

Nelle versioni on-premises, collegare le attività è un po’ più complicato e richiede più passaggi. Dalla tabella di Gantt, è necessario selezionare le attività che si desidera collegare facendo clic e tenendo premuto Ctrl, quindi passare al menu delle attività e scegliere l’icona di collegamento.

Budgeting

Le versioni desktop di Microsoft Project ti permettono di creare campi di costo personalizzati in modo da poter monitorare i budget. Combinando ciò con la gestione delle risorse, avrai un modo solido per monitorare le finanze e allocare le risorse necessarie e consentite per un progetto.

I piani tariffari per Microsoft Project sono un po’ confusi a causa dei nomi dei piani e di cosa è incluso. Ci sono cinque piani totali: Project Plan 1, Project Plan 3 e Project Plan 5 sono tutti basati su cloud e/o soluzioni desktop; Project Standard 2021 e Project Professional 2021 sono programmi on-premises. I prezzi partono da $10 per utente al mese.

Piano di progetto 1

Questa è la versione entry-level di Microsoft Project for the web, che offre agli utenti accesso solo al client basato sul browser. Costa $10 per utente al mese ed è facile aggiungere progetti e compiti da qualsiasi dispositivo. Si ottengono tre visualizzazioni, incluse le visualizzazioni Gantt, griglia e board, in modo da poter lavorare come si desidera.

Piano di progetto 3

Con questo piano, paghi $30 per utente al mese e ottieni l’accesso alla versione cloud di Microsoft Project per il web e al client desktop conosciuto come Project Online. Le funzionalità aggiuntive includono la pianificazione stradale, il download desktop per un massimo di cinque PC e la gestione delle risorse.

Piano di progetto 5

Per $55 per utente al mese, puoi scegliere questo piano per soddisfare esigenze di project management più complesse. Sarai in grado di creare portafogli di progetti con vari scenari per aiutare nelle previsioni di progetto. Ci sono anche funzionalità di gestione della domanda e pianificazione delle risorse a livello aziendale. Questa versione ti offre anche l’accesso al client desktop e all’app basata sul browser.

Standard di progetto 2021

Se gestisci progetti e budget da solo, una licenza perpetua per il cliente desktop Project Standard 2021 potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno. Costa $679,99 per una licenza e include gli strumenti di cui hai bisogno per pianificare e gestire compiti, budget e progetti. Sono incluse anche le funzionalità di reportistica.

Progetto Professionale 2021

Per ottenere la stessa funzionalità di Microsoft Project Standard 2021 con il vantaggio aggiuntivo di poter sincronizzarsi con Microsoft Project Online, potresti voler considerare Project Professional 2021. È anche una soluzione on-premises con strumenti aggiuntivi di gestione delle risorse e tracciamento del tempo tramite timesheets. Il costo è di $1,129.99 per licenza.

Configurare Microsoft Project può essere un processo lungo e frustrante, che tu scelga la versione desktop o quella del browser. Devi iscriverti a Microsoft 365 se non lo hai già e poi scegliere l’app che preferisci utilizzare. Non c’è un piano gratuito, ma puoi iscriverti a una prova gratuita di 30 giorni. Tuttavia, la prova è solo per nuovi utenti. Dopo alcuni tentativi falliti come utente esistente di Microsoft, dovresti essere in grado di ottenere una prova di cinque giorni da loro.

Iniziare con la versione desktop di Microsoft Project è abbastanza semplice se si parte da uno dei molti modelli predefiniti. Dopo che il progetto si carica, puoi personalizzare i campi come necessario, impostare i tempi di inizio e quindi scegliere se desideri scegliere manualmente le date per la linea temporale o lasciare che Microsoft determini automaticamente le scadenze per i compiti.

È un po’ sorprendente quanto tempo ci voglia per configurare un progetto su Project per il web. È uno dei setup più lenti che abbiamo visto da qualsiasi sistema di gestione dei progetti. Infatti, c’è una nota che il software invierà un’e-mail quando il tuo progetto sarà pronto per essere lavorato. Una volta che è stato popolato, è semplice creare e assegnare compiti.

Anche se la facilità d’uso è un fattore soggettivo, è giusto dire che tutte le versioni desktop di Microsoft Project presentano una curva di apprendimento molto più ripida rispetto alla versione basata su cloud. Microsoft Project Standard e Professional offrono molte più funzionalità per la pianificazione dei progetti, il budgeting e il tracciamento delle risorse, ma sono necessari più passaggi per completare le azioni nei programmi.

Microsoft Project per il web è molto più user-friendly. L’interfaccia è pulita e intuitiva. Basta creare un progetto, aggiungere attività e fare doppio clic per accedere a tutto ciò di cui hai bisogno all’interno di ciascuna attività per impostare le dipendenze, aggiungere allegati o collegarti agli obiettivi.

Se utilizzi la versione desktop di Microsoft Project, la sicurezza è principalmente nelle tue mani. Quando devi condividere un progetto, lo farai tramite SharePoint e quindi il tuo progetto sarà protetto dalle funzionalità di sicurezza di SharePoint. C’è anche il Centro di fiducia, in cui puoi bloccare gli utenti dal firmare, regolare le impostazioni dei macro e aggiungere utenti fidati.

All’interno di Microsoft Project per il web, puoi impostare le autorizzazioni per ciascun utente. Inoltre, è necessario configurare l’autenticazione a più fattori (MFA) utilizzando Microsoft Authenticator per accedere alle tue app. Se preferisci non scaricare l’app, hai la possibilità di utilizzare il tuo smartphone per proteggere il tuo accesso.

Microsoft offre una robusta sezione di auto-aiuto per tutti i suoi strumenti di gestione dei progetti. Puoi cercare una varietà di articoli per le versioni desktop o online di Microsoft Project. Se la base di conoscenza non è sufficiente, puoi cercare informazioni sul blog di Project, cercare una risposta nella sezione di aiuto integrata all’interno del software basato su cloud o contattare il personale di supporto di Microsoft 365 tramite chat dal vivo.

L’attesa per un rappresentante della chat dal vivo non è stata terribilmente lunga. Tuttavia, ottenere risposte dal rappresentante ha richiesto del tempo e molte delle risposte erano chiaramente copiate e incollate da uno script. Complessivamente, ottenere un paio di domande risolte ha richiesto circa 20 minuti.

Microsoft Project offre alcune funzionalità aggiuntive che vanno oltre le basi del tipico software di gestione dei progetti. Molte di queste funzionalità possono ridurre i compiti ripetitivi, aiutarti a monitorare meglio il progresso del progetto o fornire opzioni di flusso di lavoro che abbiano senso per il tuo team.

Modelli personalizzabili

Iniziare un nuovo progetto con un modello nelle versioni desktop di Microsoft Project è facile e puoi personalizzarli completamente. Ci sono più di 20 modelli preimpostati disponibili. In Microsoft Project per il web, hai otto modelli con cui iniziare e ognuno è personalizzabile.

Monitoraggio delle pietre miliari

Microsoft Project ti consente di creare pietre miliari in qualsiasi fase di un progetto. Nell’app desktop, basta aggiungere un nuovo compito e aprire la finestra delle informazioni sul compito. Nella sezione avanzata, è possibile impostarlo come pietra miliare spuntando una casella (e poi scegliere durata, data e aggiungere ulteriori informazioni su di essa).

Non esiste un modo specifico per creare una pietra miliare in Microsoft Project per il web, ma è possibile creare obiettivi. Questi obiettivi non compariranno sulla tua timeline, ma è possibile collegare i compiti agli obiettivi, il che ti consente di monitorare il progresso delle varie parti del tuo progetto.

Lavagna Kanban

È possibile accedere a una board in stile Kanban in Microsoft Project per il web, ma non è disponibile come visualizzazione nelle versioni desktop del programma. Lo stile delle schede è simile ad altri software di gestione dei progetti con alcune differenze. Le colonne sono chiamate “buckets” e le schede sono semplicemente chiamate “tasks”. È possibile gestire campi personalizzati, priorità, stato, dipendenze e allegati da ciascuna scheda.

Fatturazione e fatturazione

Non ci sono funzionalità native di fatturazione o di emissione di fatture in Microsoft Project. È possibile tenere traccia del tempo nelle ore fatturabili e non fatturabili, creare un rapporto e poi esportarlo per utilizzarlo in un altro programma per creare le fatture.

Accesso Ospiti

Il modo più semplice per condividere informazioni su un progetto nelle versioni desktop di Microsoft Project è eseguire un report rilevante per il cliente. In Microsoft Project per il web, puoi offrire accesso in sola lettura ai progetti se li aggiungi a un gruppo specifico che fa parte del progetto. Gli ospiti accedono al progetto tramite un URL specifico. Puoi impostare permessi specifici per gli ospiti che dispongono di una licenza di Microsoft Project per consentire loro di modificare compiti, allegare file o creare un progetto.

Alternative a Microsoft Project e confronto

Confronto tra Microsoft Project e ClickUp

Per la maggior parte, qualsiasi cosa tu possa fare in Microsoft Project è possibile in ClickUp. La differenza più grande tra i due, oltre al fatto che ClickUp costa la metà di Microsoft Project, è che ClickUp è molto più collaborativo.

Confronto tra Microsoft Project e Smartsheet

Smartsheet è uno strumento di gestione dei progetti più user-friendly rispetto a Microsoft Project. Ha un’interfaccia intuitiva in stile foglio di calcolo, include strumenti di collaborazione e offre integrazioni di terze parti. Entrambi sono potenti software di gestione dei progetti, ma è probabile che Microsoft Project richieda più tempo ed impegno per iniziare.

Confronto tra Microsoft Project e Trello

Le versioni desktop di Microsoft Project eccellono nella gestione delle risorse e nella pianificazione, rendendolo una scelta eccellente per lo sviluppo di prodotti e funzionalità, ma gli utenti inesperti potrebbero incontrare difficoltà nel configurarlo. Trello è facile da usare sin da subito e include la maggior parte delle visualizzazioni di cui probabilmente hai bisogno. Se hai bisogno di un diagramma di Gantt interattivo, Microsoft Project è la scelta migliore, poiché Trello ti richiede di utilizzare un’integrazione.