I 10 migliori software e sistemi di gestione dei record nel 2024

L’autore e informatico ampiamente rinomato Damien Conway una volta disse: “La documentazione è una lettera d’amore che scrivi a te stesso.”

Sebbene la dichiarazione di Conway si riferisse ai principi di codifica, una documentazione pulita e chiara è una parte sottovalutata e spesso trascurata nella gestione di un’attività commerciale, offrendo numerosi vantaggi.

Un’attività commerciale in funzione ha vari documenti critici che aiutano nelle operazioni senza intoppi. Si lavora duramente per creare documenti cruciali, come contratti legali, file dei dipendenti, procedure operative standard (SOP), piani di emergenza e altro.

Ma cosa succede quando qualcuno ha bisogno di accedere o controllarli? Digitalizzarli è il primo passo.

Tuttavia, quando si cerca di digitalizzare i propri documenti cartacei, come si impedisce che si perdano o si corrompano in sistemi di gestione documentale non regolamentati?

Come si garantisce che i dipendenti possano trovare e utilizzare i documenti di cui hanno bisogno? E come ci si conforma alle leggi e ai regolamenti in continua evoluzione che governano la tenuta dei registri?

Se stai affrontando questi problemi o desideri migliorare il tuo attuale sistema di gestione dei registri, questo articolo fa al caso tuo. Abbiamo compilato una lista dei 10 migliori software e sistemi di gestione dei registri nel 2024.

Questi strumenti ti aiuteranno a organizzare, gestire e proteggere i tuoi documenti, rendendoli disponibili alle persone giuste al momento giusto. Continua a leggere per saperne di più!

Che cos’è il software di gestione dei record?

Il software di gestione dei record è una soluzione che le imprese sfruttano per tracciare, archiviare, accedere, condividere e organizzare la loro documentazione o registrazioni relative all’attività. Il software di gestione dei record gestisce tutti i record dalla creazione fino alla loro distruzione. Il software di gestione dei record è essenziale per garantire la condivisione delle conoscenze, soddisfare i requisiti di conformità normativa e la gestione del rischio.

Cosa dovresti cercare nel software di gestione dei record?

La gestione dei documenti digitali è essenziale per qualsiasi azienda che desideri archiviare, accedere e gestire i suoi documenti in modo efficace. È necessario trovare uno che si adatti alle vostre esigenze e obiettivi specifici.

Ecco alcune caratteristiche chiave da cercare quando si sceglie un software di gestione dei documenti:

• Funzionalità di importazione e scansione Vuoi un software che importi facilmente documenti da varie fonti, come email, archiviazione cloud o altre applicazioni. Questo ti consente di consolidare i tuoi documenti e condividerli con il tuo team. Se hai ancora documenti cartacei, hai bisogno di un software che possa scannerizzarli e convertirli in file digitali.
• Controllo accessi e sicurezza: Cerca un software che protegga i dati sensibili da accessi non autorizzati o violazioni. Dovresti essere in grado di impostare autorizzazioni e ruoli per utenti, gruppi o reparti diversi. Assicurati che il software di gestione dei record scelto crittografi i tuoi dati e sia conforme alle leggi e ai regolamenti pertinenti.
• Automazione e flussi di lavoro: Scegli software per ottimizzare i processi aziendali e risparmiare tempo ed energia. Dovresti essere in grado di creare flussi di lavoro e automatizzare compiti, come approvazioni, notifiche, promemoria o report. Dovresti anche cercare software che si integri con altri strumenti, come CRM, ERP o software di contabilità.
• Personalizzazione e scalabilità: Un software che si adatta ai tuoi cambiamenti bisogni e preferenze permettendoti di personalizzare i campi dati, etichette, categorie o viste è l’ideale. Scegli un prodotto software che possa crescere o adattarsi man mano che la tua attività si espande o cambia.
• Affidabilità e affidabilità: Infine, hai bisogno di un software di gestione documenti di cui puoi fidarti e su cui puoi contare. Cerca un software con una buona reputazione, recensioni positive e clienti soddisfatti. Dovresti anche cercarne uno che offra supporto, aggiornamenti e backup.

Con queste caratteristiche in mente, preparati a scegliere tra la nostra lista selezionata dei 10 migliori software e sistemi di gestione dei record nel 2024.

I 10 migliori software di gestione dei record da utilizzare nel 2024

1. Fare clic su

Il potente e versatile software di gestione dei record di ClickUp ti consente di organizzare, gestire e condividere i tuoi dati in tutta l’azienda. Puoi creare Spazi e cartelle per diversi dipartimenti o progetti e impostare autorizzazioni e ruoli per ognuno.

È inoltre possibile creare nuovi documenti utilizzando ClickUp Docs che possono essere condivisi e accessibili da altri membri nel tuo spazio di lavoro. Con ClickUp, puoi impostare compiti come la revisione, la verifica o l’aggiornamento dei documenti durante e dopo la loro creazione in modo da non lasciar nulla al caso.

Puoi anche utilizzare altre funzionalità che semplificano l’organizzazione e la visualizzazione dei dati, come i Campi Personalizzati di ClickUp, le Viste Personalizzate di ClickUp e i Dashboard di ClickUp.

La Gerarchia dei Progetti di ClickUp ti aiuta a creare Spazi di Lavoro su vari sotto-temi per i diversi progetti su cui il tuo team potrebbe essere impegnato. Ad esempio, all’interno del ‘Team Creativo’ Workspace, puoi aggiungere sottocategorie per diversi team e progetti.

Inoltre, puoi utilizzare il modello di business del Libro dei Record di ClickUp per mantenere i record dei documenti essenziali della tua organizzazione. Ti consente di rispettare le normative sulla tenuta dei registri e di raccogliere tutti i tuoi documenti importanti in un unico luogo.

Queste funzionalità ti permettono di personalizzare la struttura dei tuoi dati, la visualizzazione e l’analisi, rendendo ClickUp ideale per la gestione dei dati e la collaborazione.

Le migliori caratteristiche di ClickUp:

• Utilizzare ClickUp Docs per la creazione e la modifica di documenti collaborativi
• Sfruttare i campi personalizzati per memorizzare e visualizzare informazioni come tipo di documento, stato, priorità o proprietario
• Utilizzare le visualizzazioni personalizzate per monitorare le metriche e gli indicatori chiave
• Impostare le autorizzazioni e controllare l’accesso a spazi, cartelle e altro ancora

Limitazioni di ClickUp:

• Alcuni utenti segnalano una curva di apprendimento più ripida per le funzionalità avanzate

Prezzi di ClickUp:

• Gratis per sempre
• Illimitato : $ 7 / mese per utente
• Azienda : $ 12 / mese per utente
• Azienda : Contatta per i prezzi
• ClickUp Cervello: Disponibile su tutti i piani a pagamento per $ 5 / membro dell’area di lavoro / mese

Valutazioni e recensioni di ClickUp:

• G2: 4.7/5 (9.000+ recensioni)
• Capterra: 4.7/5 (4.000+ recensioni)

2. Blocco file

FileHold è un potente sistema di gestione documentale progettato per semplificare la gestione dei documenti.

Offre uno spazio di archiviazione sicuro per tutti i tipi di documenti e un’interfaccia utente intuitiva per una navigazione senza intoppi.

Se il tuo obiettivo è la sicurezza dei dati, allora FileHold potrebbe funzionare bene per te. FileHold aiuta gli utenti ad organizzare e proteggere facilmente i propri documenti garantendo al contempo conformità agli standard normativi.

Le migliori caratteristiche di FileHold:

• Sfrutta la gestione di documenti e record di livello aziendale
• Utilizzo di funzionalità avanzate di scansione e imaging dei documenti
• Automatizza i flussi di lavoro per semplificare i processi
• Imposta il controllo degli accessi in base al ruolo per una maggiore sicurezza

Limitazioni di FileHold:

• Integrazioni di terze parti limitate rispetto ad altre alternative
• Il design dell’interfaccia potrebbe non essere moderno o intuitivo come altre soluzioni

Prezzi di FileHold:

• Azienda: $ 10 / mese per utente
• Server cloud/interno: $ 15 / mese per utente
• Esprimere: $ 15 al mese per cinque utenti
• Cloud (Microsoft Azure): $ 30 / mese per utente
• Piano personalizzato: Contattaci per i prezzi

Valutazioni e recensioni di FileHold:

• G2: 4.6/5 (30+ recensioni)
• Capterra: 4.7/5 (45+ recensioni)

3. Dottore Savy

DocSavy è un software di gestione documentale basato su cloud che ti aiuta a archiviare, organizzare e accedere in modo efficiente ai documenti. Ti permette di definire cos’altro sono i tuoi documenti e dove dovrebbero andare utilizzando tag, metadati e associazioni.

La sua efficace ricerca full-text e i filtri lo rendono facile e veloce per trovare i documenti di cui hai bisogno. Allo stesso tempo, le sue avanzate funzionalità di sicurezza proteggono le informazioni sensibili. Le sue funzionalità essenziali ma user-friendly fanno di DocSavy uno strumento di gestione documentale davvero intelligente.

Le migliori caratteristiche di DocSavy:

• Carica, scansiona o invia via e-mail i tuoi documenti e archiviali nel cloud
• Assegna tag ai tuoi record, come tipo di documento, categoria, stato o proprietario
• Cercare documenti utilizzando parole chiave, frasi o operatori
• Condividi i tuoi documenti con i membri del team, i clienti o i partner, utilizzando email, collegamenti o integrazioni.

Limitazioni di DocSavy:

• Mancanza di funzionalità di automazione avanzate rispetto a soluzioni più robuste.
• Scalabilità limitata per le aziende più grandi con esigenze di gestione dei documenti complesse.

Prezzi di DocSavy:

• Piano di avviamento: $ 0.99 / mese per utente
• 20 Piano: $ 9,99 al mese per tre utenti
• 50 Piano: $ 49,00 al mese per sette utenti
• Piano 100: $ 99 / mese
• Piano 200: $ 149.99 / mese
• Piano 300: $ 199.99 / mese
• Piano personalizzato

Valutazioni e recensioni di DocSavy:

• G2: Recensioni insufficienti
• Capterra: Recensioni insufficienti

4. Cripta Veeva

Veeva Vault è una piattaforma cloud progettata specificamente per settori altamente regolamentati, come le scienze della vita e la sanità. È una soluzione estremamente sicura e completa che permette di gestire contenuti e dati su un’unica piattaforma.

Puoi utilizzare Veeva Vault per creare, archiviare, accedere e condividere documenti, come studi clinici, presentazioni regolatorie, documenti di qualità e altro ancora.

Veeva Vault garantisce l’integrità assoluta dei dati e la conformità normativa. Le sue robuste misure di sicurezza rispettano i più elevati standard di qualità, scalabilità e performance.

Le migliori caratteristiche di Veeva:

• Gestire l’intero ciclo di vita dei tuoi documenti, dalla creazione all’approvazione, distribuzione e archiviazione.
• Assicurati che i tuoi documenti siano conformi alle leggi e regolamenti pertinenti, come FDA, EMA o ISO.
• Utilizza le firme elettroniche per autorizzare i tuoi documenti in modo sicuro ed efficiente

Limitazioni di Veeva:

• Gli utenti segnalano che la versione enterprise è relativamente costosa rispetto ad altri strumenti.
• Le opzioni di personalizzazione possono essere limitate per determinati requisiti specifici del settore

Prezzi di Veeva:

• Gratis per sempre
• Azienda: Prezzi personalizzati

Valutazioni e recensioni di Veeva:

• G2: 4.1/5 (40+ recensioni)
• Capterra: 4.5/5 (20+ recensioni)

5. Protocollo SharePoint

SharePoint è una piattaforma per la gestione dei documenti e la collaborazione sviluppata da Microsoft. Molto popolare tra le imprese di tutte le dimensioni e settori, SharePoint ti permette di monitorare e creare report sulla gestione dei documenti secondo le politiche e i processi definiti.

SharePoint è ideale per la gestione dei documenti se utilizzi il pacchetto Microsoft, in quanto si integra perfettamente con le app di Office 365, come Word, Excel, PowerPoint e OneDrive.

Lo strumento ti consente di archiviare, organizzare e condividere documenti in modo sicuro, migliorando la collaborazione e la produttività.

Funzionalità ottimali di SharePoint:

• Creare delle librerie documenti per archiviare e gestire i tuoi documenti in un’unica posizione centralizzata.
• Tenere traccia e ripristinare le modifiche ai documenti utilizzando la cronologia delle versioni
• Accedere e modificare i documenti con le app di Office 365

Limitazioni di SharePoint:

• Limitazioni dello spazio dati per la raccolta documenti
• Le opzioni di personalizzazione richiedono competenze tecniche

Prezzi di SharePoint:

• SharePoint (piano 1): $ 5.00 / mese per utente
• Microsoft 365 Business Standard: $ 12.50 / mese per utente

Valutazioni e recensioni di SharePoint:

• G2: 4/5 (8.000+ recensioni)
• Capterra: 4.3/5 (5.000+ recensioni)

6. Allentamento

Fluix è una soluzione software senza codice che aiuta le aziende a digitalizzare documenti e automatizzare compiti di routine, tutto in un unico posto. È progettato per aiutare i team a ottimizzare i processi legati ai documenti, migliorare l’efficienza e garantire la conformità, anche in movimento.

Fluix è ideale per i team mobili, permettendoti di firmare e gestire documenti facilmente sui tuoi dispositivi mobili. Puoi anche lavorare offline e sincronizzare i tuoi dati quando sei online.

Le migliori caratteristiche di Fluix:

• Accedi ai tuoi documenti sempre e ovunque, utilizzando dispositivi iOS o Android
• Annota e modifica i tuoi documenti utilizzando evidenziazioni, note, timbri o disegni
• Automatizza i flussi di lavoro e i processi documentali, come approvazioni, notifiche o promemoria

Limitazioni di Fluix:

• Integrazioni limitate con applicazioni di terze parti rispetto ad altre piattaforme

Prezzi di Fluix:

• Nucleo in Fluix: $ 30 / mese per utente
• Azienda : Contatta l’ufficio vendite per i prezzi

Valutazioni e recensioni di Fluix:

• G2: Recensioni insufficienti
• Capterra: 4.8/5 (40+ recensioni)

7. Piattaforma Alfresco

Alfresco è un’interfaccia web open-source sicura che aiuta le imprese a gestire e proteggere i loro documenti cartacei in formato digitale in un’unica posizione.

Con Alfresco, ottieni una soluzione completa di gestione del ciclo di vita e della governance per tutti i tuoi documenti. Utilizzandolo, ti assicuri anche di essere conforme alle leggi e ai regolamenti.

Alfresco merita la tua considerazione se stai cercando una soluzione flessibile e scalabile che possa adattarsi alle esigenze e alle preferenze delle organizzazioni di tutte le dimensioni.

Le migliori caratteristiche della piattaforma Alfresco:

• Organizza e archivia i tuoi documenti in un repository centralizzato utilizzando metadati, categorie e tag.
• Semplifica i processi e i flussi di lavoro, come approvazioni, revisioni o audit
• Comunicare e collaborare con i membri del tuo team utilizzando chat, video o social media

Limitazioni della piattaforma Alfresco:

• Richiede assistenza per l’installazione e la personalizzazione, il che potrebbe essere complicato per organizzazioni più piccole
• L’interfaccia utente potrebbe non essere intuitiva come altre soluzioni

Prezzi di Alfresco Platform:

• Comunità Alfresco: Gratuito
• Squadra di base: $ 2 / mese per utente
• Azienda: $ 22 / mese per utente

Valutazioni e recensioni della piattaforma Alfresco:

• G2: 3.6/5 (40+ recensioni)
• Capterra: 4.1/5 (20+ recensioni)

8. Testo aperto

OpenText è una soluzione software per la gestione dei record aziendali completa, altamente scalabile e di grado enterprise che aiuta le organizzazioni a migliorare l’efficienza e la conformità.

La piattaforma sicura e unica di OpenText consente di organizzare e condividere contenuti elettronici e fisici in tutta l’azienda.

È una soluzione ideale se si desidera sfruttare il potere dell’IA trasformativa con il software di gestione dei documenti.

Le migliori caratteristiche di OpenText:

• Digitalizza i tuoi documenti cartacei utilizzando scanner, dispositivi mobili o e-mail
• Archivia i tuoi documenti per la conservazione a lungo termine e la conformità utilizzando opzioni di archiviazione sicure ed economiche.
• Assicurati che i tuoi documenti rispettino le leggi e regolamenti pertinenti, come il GDPR, l’HIPAA o il SOX.
• Utilizza OpenText Magellan, una piattaforma flessibile di intelligenza artificiale e analisi, per automatizzare i flussi di lavoro

Limitazioni di OpenText:

• Più costoso rispetto a molti concorrenti, specialmente per le piccole e medie imprese.
• Le funzionalità complesse possono richiedere una formazione aggiuntiva

Prezzi di OpenText:

• Prezzi personalizzati

Valutazioni e recensioni di OpenText:

• G2: 4.3/5 (20+ recensioni)
• Capterra: Recensioni insufficienti

9. Adelic

Ademero è uno strumento di gestione dei documenti progettato per semplificare l’organizzazione e il recupero dei documenti. Aiuta le organizzazioni a razionalizzare i processi legati ai documenti e a migliorare l’efficienza complessiva nella registrazione.

Se stai utilizzando Quickbooks per gestire la contabilità della tua azienda, allora Ademero sarebbe una scelta ideale grazie alla sua stretta integrazione e ai flussi di lavoro automatizzati.

Le migliori caratteristiche di Ademero:

• Scansiona i tuoi documenti cartacei utilizzando scanner, dispositivi mobili o e-mail
• Indicizzare i documenti utilizzando i metadati
• Cercare i documenti utilizzando parole chiave, frasi o operatori

Limitazioni di Ademero:

• Un numero limitato di funzionalità avanzate e un’interfaccia utente meno intuitiva rispetto ad altre soluzioni aziendali.

Prezzi di Ademero:

• Standard ospitato: $ 35 / mese per utente
• Ospitato Premium: $ 70 / mese per utente

Valutazioni e recensioni di Ademero:

• G2: Recensioni insufficienti
• Capterra: 4.3/5 (41+ recensioni)

10. Hyland

Hyland è una piattaforma leader di gestione dei contenuti aziendali che offre gestione dei documenti, gestione dei record e automazione dei processi aziendali.

Hyland aiuta le organizzazioni in ogni settore a integrare in modo efficiente i loro contenuti, dati e processi per fornire le informazioni corrette alle persone giuste, quando e dove necessario.

È una scelta affidabile per le organizzazioni con esigenze di conservazione variegate.

Le migliori caratteristiche di Hyland:

• Scansione di documenti cartacei tramite scanner, dispositivi mobili o e-mail
• Ottimizzare i processi e i flussi di lavoro, come approvazioni, revisioni o verifiche, utilizzando strumenti e modelli drag-and-drop
• Assicurati che i tuoi record siano conformi alle leggi e regolamenti pertinenti, come GDPR, HIPAA o SOX.

Limitazioni di Hyland:

• L’implementazione e la personalizzazione potrebbero richiedere l’assistenza dei consulenti Hyland, il che comporta un costo aggiuntivo.

Prezzi Hyland:

• Contatta l’ufficio vendite per conoscere i prezzi

Hyland valutazioni e recensioni:

• G2: 4.3/5 (150+ recensioni)
• Capterra: Recensioni insufficienti

Scegli il miglior sistema di gestione dei record per la tua azienda

I registri diligentemente mantenuti sono la spina dorsale di qualsiasi attività commerciale. Contengono informazioni preziose, come contratti, fatture, report, e altro. Un robusto sistema di gestione dei record può aiutarti a migliorare l’efficienza e la collaborazione e garantire la sicurezza dei documenti e la conformità normativa.

Ogni software in questa lista offre funzionalità e vantaggi unici. Qualunque opzione tu scelga, assicurati che sia adatta alle esigenze in evoluzione della tua azienda e che soddisfi i requisiti di sicurezza da parte degli auditor.

In questo contesto, la versatile piattaforma di gestione dei progetti di ClickUp si distingue dalle altre. Le sue funzionalità avanzate, il design user-centric e la capacità di offrire opzioni personalizzabili per una gestione efficiente dei record la rendono una soluzione completa su cui puoi contare per i tuoi documenti e l’attività commerciale.