I project manager sono le persone di riferimento per portare a termine le cose in modo efficiente ed efficace. Si assicurano che i progetti rimangano in pista, che i team rimangano coordinati e che gli obiettivi vengano raggiunti. Ma cosa rende un buon project manager?
Un project manager di successo dovrebbe avere una combinazione di competenze tecniche, di leadership e di comunicazione. Di seguito sono riportate 10 competenze indispensabili per la gestione dei progetti che tutti i grandi project manager devono possedere per avere successo:
1. Semplifica la comunicazione
I buoni project manager sono in grado di comunicare in modo chiaro ed efficace ciò che deve essere fatto e quando, in modo che tutti coinvolti sappiano cosa ci si aspetta da loro. Questo include mantenere i membri del team informati su eventuali cambiamenti nel progetto e fornire feedback e orientamento.
Secondo il PMI, se quel livello di comunicazione continua, “c’è il pericolo di non raggiungere i deliverable o altri risultati”.
Ahi. Possono troppe comunicazioni essere negative? Sì, quando non sono sistematizzate o chiare o quando la tua “comunicazione” consiste in poche email non collegate. La capacità di comunicare fa una grande differenza nel successo o fallimento di un progetto.
Si potrebbe pensare che i project manager efficaci saprebbero come fare ciò con buoni strumenti di gestione dei progetti. Questa capacità è una competenza comunicativa spesso trascurata.
Un potente strumento di gestione dei progetti come ClickUp aiuta a ottimizzare la comunicazione, fornisce aggiornamenti agli stakeholder/sponsor e delimita chiaramente quando i lavori e i compiti devono essere completati.
2. Positivo sul lavoro
Se il project manager ritiene che il lavoro non sia ragionevole o realizzabile, come si sentiranno gli altri membri del team?
Un ottimo project manager ha la capacità di comprendere le priorità dell’organizzazione, tradurre quei valori al suo team, e connetterli con progetti e compiti individuali. Questi project manager lavorano anche con il team sulle strategie per raggiungere quella visione.
Per rispettare le scadenze, le date di consegna e mantenere il progetto in programma, il project manager dovrebbe essere positivo riguardo al lavoro in corso, aiutando l’intero team a raggiungere gli obiettivi.
Equilibrare positività con la realtà sui rischi e problemi richiede intuizione ed esperienza, il che ci porta al punto successivo:
3. Risolve i problemi
Questo può sembrare ovvio, ma un buon project manager può risolvere problemi. E ancora meglio, sono autorizzati a risolvere sfide di project management. La risoluzione di problemi di base comporterà questi cinque passaggi.
- Identificare il problema
- Determinare le cause
- Generare soluzioni
- Analizza le soluzioni
- Agire
Quei cinque passaggi sembrano semplici, ma spesso non ci prendiamo il tempo necessario per esaminarli chiaramente. Possiamo conoscere il problema, ma non valutarlo da tutti i punti di vista o documentare i pensieri del team su cosa fare dopo.
Questo potrebbe significare prendere carta e penna per concentrarsi davvero e riflettere su cosa è successo. Scrivi ogni passaggio del processo e annota idee su cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato in ciascuna fase.
Ecco un esempio di come utilizzare questa lista di controllo per la gestione di progetti per risolvere un problema di un dipendente: Fase uno: identificare il problema Il dipendente ha difficoltà a rispettare le scadenze. Fase due: determinare le cause Hanno troppo lavoro sul piatto e non abbastanza tempo per completarlo tutto. Fase tre: generare soluzioni Possibili soluzioni potrebbero includere delegare compiti ad altri membri del team, stabilire scadenze realistiche o utilizzare uno strumento di gestione dei progetti per gestire meglio i carichi di lavoro. Fase quattro: analizzare le soluzioni Analizzare le soluzioni comporterà il bilanciamento dei vantaggi e svantaggi di ciascuna soluzione e determinare cosa funziona meglio per ciascun membro del team. Fase cinque: passare all’azione Una volta che hai determinato quale soluzione è la migliore, è tempo di agire e implementare un piano di gestione del progetto di successo.
Seguire questa semplice lista di controllo per la risoluzione dei problemi può trasformare un discreto project manager in uno affidabile.
4. Mantiene la calma
Beh, non è alla pari con essere un medico di pronto soccorso o un poliziotto. Ma il project manager deve bilanciare le esigenze del progetto, insieme alle priorità organizzative, l’output del team e eventuali contributi personali che devono anche fare. Senza dimenticare eventuali elementi frustranti che potrebbero sfuggire al controllo del project manager, come sistemi obsoleti o flussi di lavoro.
Questo può essere stressante.
Ma un buon project manager ha la capacità di prendere una pausa, analizzare le prossime opzioni e imparare le lezioni anche in mezzo agli ostacoli.
Il project manager è colui che deve sistemare e affrontare nuovamente il progetto, magari da una prospettiva diversa. Ma in questo caso, il project manager deve sapere cosa è andato storto e non ripetere lo stesso errore. Un buon project manager dovrebbe essere in grado di individuare cosa è andato storto e offrire soluzioni alternative (vedi punto #3).
Mantieni la tua compostezza e conduci bene. Collabora con il tuo team per trovare la soluzione giusta per tutti.
5. Delega bene
Perché è importante delegare bene? Un project manager può raggiungere più risultati. Potresti anche riuscire a ricoprire un ruolo e contribuire per un po’, ma alla fine, le richieste di tempo ti travolgeranno.
Infatti, otterrai di più se dai potere alle persone nel modo giusto.
“La soglia massima di ciò che è possibile aumenta solo con ogni collaboratore che abiliti a contribuire al meglio al raggiungimento dei vostri obiettivi condivisi. Allo stesso modo, il vostro potere diminuisce con ogni iniziativa che ritenete inutilmente stretto a voi,” osserva Jesse Sostrin di PwC nell’Harvard Business Review.
A tal fine, i project manager di successo comprendono i punti di forza e di debolezza delle persone che gestiscono e utilizzano poi e sfruttano i loro punti di forza per aumentare la produttività.
L’utilizzo di uno strumento di project management come ClickUp ti aiuta a delegare grazie alla sua trasparenza, reporting, dettagli e funzionalità di commento. E la sua gerarchia è user-friendly – abbastanza robusta per team cross-funzionali, ma con condivisioni private che possono essere personalizzate per manager o solo per contributori selezionati.
6. Priorita del lavoro
Ogni elemento non può essere la priorità numero uno. Per definizione, qualcosa deve essere spostato al secondo posto. Un buon project manager capirà come prioritizzare il lavoro per il team e poi fare la scelta giusta.
La chiave qui? Comprendere l’urgente rispetto all’importante e eliminare il rumore. Un sponsor o un portatore di interesse del progetto potrebbe urlare di fare il prima possibile, ma un buon project manager rimane calmo e sa come prioritizzare ciò che è più importante.
Perché è importante? Perché i compiti importanti aggiungono valore. È il valore della matrice di Eisenhower. La matrice di Eisenhower è un sistema a quadranti in cui i compiti sono separati per importanza e valore.
Dopo aver compreso l’importanza e il valore di ciascun compito, un buon project manager stimerà il tempo necessario per ciascuno e li classificherà per importanza da lì.
7. Collabora e ascolta
Collaborare significa lavorare insieme e per farlo con successo, l’ascolto attivo è imperativo. Non puoi collaborare senza ascoltare e cercare di capire.
Se stai lavorando con un team di progetto sviluppo e il codice non funziona o non supera il controllo qualità, vorrai valutare la situazione prima di trarre conclusioni affrettate. La prima o due domande potrebbero non portarti alla risposta esatta di cui hai bisogno – potresti invece dover utilizzare approcci diversi per trovare la soluzione.
Lavorare insieme ti aiuta a provare cose nuove, sperimentare e trovare una soluzione in avanti.
Un buon project manager incoraggerà questa collaborazione di squadra e creerà un ambiente positivo, anziché isolare ciascuna persona nel proprio silos.
Buoni strumenti – come ClickUp e questi altri strumenti di collaborazione online – possono aiutarti a portare a termine quel lavoro.
Avendo un insieme trasparente di progetti e compiti, i membri del team possono vedere quello che devono fare e le date entro cui devono completarli. Buoni strumenti di collaborazione dovrebbero favorire la produttività, non detrarla.
8. Gestisce il tempo
Uno dei principali ruoli di un project manager è assicurarsi che il team rispetti le scadenze e mantenga il programma del progetto.
Ciò non significa monitorare ogni minuto trascorso sulle attività o micromanaggiare ogni loro mossa (sarebbe un incubo), ma piuttosto capire cosa deve essere fatto e quando deve essere completato.
La gestione del tempo include anche il monitoraggio di ciò che sta accadendo al momento e delle risorse disponibili per le varie attività. È qui che uno strumento di project management come ClickUp brilla, perché consente di suddividere il lavoro in blocchi gestibili che contribuiscono agli obiettivi più ampi del team.
9. Focalizzato sugli stakeholder
Un portatore di interesse è chiunque influenzi o sia influenzato dal tuo progetto e dai suoi risultati.
Queste persone hanno un interesse diretto in ciò che stai facendo, quindi devi assicurarti che siano costantemente aggiornate su ciò che sta accadendo. Un buon project manager manterrà informati i portatori di interesse, ma spiegherà anche cosa è necessario per consegnare ciò che stanno cercando.
Questo è ciò che fa un buon project manager: costruisce relazioni con i portatori di interesse e i membri del team. In questo modo, quando cambiano o si presentano sfide, il PM può prendere l’iniziativa prima che diventi un problema più grande.
10. Motivare
Infine, un buon project manager deve capire cosa è possibile e quali sono i limiti.
Quando si trovano di fronte a una sfida, dovrebbero essere abbastanza creativi da ideare le proprie soluzioni e modi per affrontarle. Dovrebbero anche pensare fuori dagli schemi quando si tratta di gestione dei progetti per rimanere al passo coi tempi. Vedere cosa può fare la nuova tecnologia per far progredire il progetto più rapidamente e meglio.
I project manager innovativi e creativi sono ciò che fa progredire i progetti. Trovano soluzioni a problemi che le persone non sapevano esistere e trovano modi per rendere possibile ciò che un tempo era impossibile.
Questi consigli e tecniche di gestione del tempo saranno d’aiuto:
- 9 incredibili strategie di gestione del tempo
- Gestione del tempo in ClickUp
Diventa un grande Project Manager per il tuo Team
I project manager efficaci sanno cosa serve per elevare un progetto noioso a un progetto veramente di successo. Questo richiede una combinazione di soft skills, gestione e leadership, insieme alla giusta preparazione tecnica per prioritizzare il lavoro e prendere le decisioni giuste.
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