I project manager sono le persone di riferimento per ottenere le cose in modo efficiente ed efficace. Si assicurano che i progetti rimangano in linea, i team rimangano coordinati e gli obiettivi siano raggiunti. Ma cosa rende un buon project manager?
Un project manager di successo dovrebbe avere una combinazione di competenze tecniche, di leadership e di comunicazione. Di seguito sono riportate le 10 competenze di project management indispensabili che tutti i grandi project manager devono possedere per avere successo:
1. Semplifica la comunicazione
I buoni project manager sono in grado di comunicare in modo chiaro ed efficace ciò che deve essere fatto e quando, in modo che tutti coinvolti sappiano cosa ci si aspetta da loro. Ciò include tenere informati i membri del team su eventuali cambiamenti nel progetto, nonché fornire feedback e orientamento.
Secondo il PMI, se quel livello di comunicazione continua, “c’è il pericolo di perdere i risultati attesi o altri risultati”.
Accidenti. Può essere dannoso troppa comunicazione? Sì, quando non è sistematizzata o chiara o quando la tua “comunicazione” consiste in poche email non collegate tra loro. La capacità di comunicare fa la differenza nel successo o fallimento di un progetto.
Si penserebbe che i project manager efficaci saprebbero come fare con buoni strumenti di project management. Questa abilità è una competenza comunicativa spesso trascurata.
Un potente strumento di project management come ClickUp ti aiuta a ottimizzare la comunicazione, fornisce aggiornamenti agli stakeholder/sponsor e delinea chiaramente quando i lavori e i compiti devono essere completati.
2. Positivo sul lavoro
Se il project manager ritiene che il lavoro non sia ragionevole o realizzabile, come si sentiranno gli altri membri del team?
Un ottimo project manager ha la capacità di comprendere le priorità dell’organizzazione, tradurre quei valori al proprio team di progetto e collegarli a come essi si riflettono sui singoli progetti e compiti. Questi project manager lavorano anche con il team sulle strategie per raggiungere quella visione.
Per rispettare le scadenze, le date di scadenza e mantenere il progetto in programma, il project manager dovrebbe essere positivo sul lavoro in corso, aiutando l’intero team a raggiungere gli obiettivi.
Bilanciare la positività con la realtà sui rischi e i problemi richiede intuizione ed esperienza, il che ci porta al punto successivo:
3. Risolve i problemi
Questo può sembrare ovvio, ma un buon project manager può risolvere i problemi. E ancora meglio, sono autorizzati a risolvere le sfide di gestione del progetto. La risoluzione di problemi di base coinvolgerà questi cinque passaggi.
- Identificare il problema
- Determinare le cause
- Generare soluzioni
- Analizza le soluzioni
- Agire
Quei cinque passaggi sembrano semplici, ma spesso non ci prendiamo il tempo di esaminarli chiaramente. Possiamo conoscere il problema, ma non valutare da tutte le angolazioni o documentare i pensieri del team su cosa fare dopo.
Questo potrebbe significare prendere carta e penna per concentrarsi davvero e pensare a ciò che è successo. Scrivere ogni passaggio del processo e annotare idee su ciò che ha funzionato e su cosa non ha funzionato in ciascuna fase.
Ecco un esempio di utilizzo di questa checklist di gestione del progetto per risolvere un problema di dipendente: Fase uno: identificare il problema Il dipendente ha difficoltà a rispettare le scadenze. Fase due: determinare le cause Hanno troppo lavoro sul piatto e non abbastanza tempo per completare tutto. Fase tre: generare soluzioni Possibili soluzioni potrebbero includere delegare compiti ad altri membri del team, stabilire scadenze realistiche o utilizzare uno strumento di gestione progetti per gestire meglio i carichi di lavoro. Fase quattro: analizzare le soluzioni Analizzare le soluzioni comporterà valutare i pro e i contro di ciascuna soluzione e determinare cosa funziona meglio per ciascun membro del team. Fase cinque: passare all’azione Una volta che hai determinato quale soluzione è la migliore, è ora di agire e implementare un piano di gestione del progetto di successo.
Seguendo questa semplice checklist di risoluzione dei problemi, è possibile trasformare un discreto project manager in uno affidabile.
4. Mantiene la calma
Bene, non è come essere un medico di pronto soccorso o un poliziotto. Ma il project manager deve bilanciare le esigenze del progetto, insieme alle priorità organizzative, all’output del team e a eventuali contributi personali che devono fare, oltre a eventuali elementi frustranti che potrebbero essere al di fuori del controllo del project manager, come sistemi obsoleti o flussi di lavoro.
Tutto ciò può essere stressante.
Ma un buon project manager ha la capacità di fare un passo indietro, analizzare le opzioni disponibili e trarre insegnamenti anche in mezzo agli ostacoli.
Il project manager è colui che deve rialzarsi e affrontare nuovamente il progetto – magari con una prospettiva diversa. Ma in questo caso, il project manager deve sapere cosa è andato storto e non commettere lo stesso errore nuovamente. Un buon project manager dovrebbe essere in grado di individuare cosa è andato storto e offrire soluzioni alternative (vedi punto n.3).
Mantieni la calma e guida bene. Collabora con il tuo team per trovare la soluzione giusta per tutti.
5. Delega bene
Perché è importante delegare bene? Un project manager può ottenere di più. Potresti essere in grado di occupare il ruolo e contribuire per un po’, ma alla fine, le richieste del tuo tempo ti travolgeranno.
Infatti, otterrai di più se aiuti le persone nel modo giusto.
“Il limite massimo di ciò che è possibile aumenta solo con ogni collaboratore che aiuti a dare il massimo al raggiungimento delle priorità condivise. Allo stesso modo, il tuo potere diminuisce con ogni iniziativa a cui ti aggrappi inutilmente”, afferma Jesse Sostrin di PwC sulla Harvard Business Review.
A tal fine, i project manager di successo comprendono i punti di forza e di debolezza delle persone che gestiscono e utilizzano poi questi punti di forza per aumentare la produttività.
Utilizzare uno strumento di gestione dei progetti come ClickUp ti aiuta a delegare con la sua trasparenza, reportistica, dettagli e funzione di commento. E la sua gerarchia è user-friendly – abbastanza robusta per i team interfunzionali, ma con condivisioni di privacy che possono essere personalizzate per i manager o solo per i contributori selezionati.
6. Priorita del lavoro
Ogni elemento non può essere la priorità numero uno. Per definizione, qualcosa deve cadere al secondo posto. Un buon project manager capirà come prioritizzare il lavoro per il team e poi fare la scelta giusta.
La chiave qui? Comprendere l’urgente vs. importante e eliminare il rumore. Uno sponsor o uno stakeholder del progetto potrebbe gridare “al più presto”, ma un buon project manager rimane calmo e sa come dare priorità a ciò che è più importante.
Perché è importante? Perché le attività importanti apportano valore. È il valore della matrice di Eisenhower. La matrice di Eisenhower è un sistema basato su quadranti dove le attività sono separate in base alla loro importanza e valore.
Dopo aver compreso l’importanza e il valore di ciascuna attività, un buon project manager stimerà il tempo necessario per ciascuna di esse e le classificherà per importanza da lì.
7. Collabora e ascolta
Collaborare significa lavorare congiuntamente e per farlo con successo, l’ascolto attivo è imprescindibile. Non puoi collaborare senza ascoltare e cercare di capire.
Se stai lavorando con un team di progetto sviluppo e il codice si sta rompendo o non riesce a superare la QA, vorrai valutare la situazione prima di trarre una conclusione affrettata. Le prime domande potrebbero non portarti alla risposta esatta di cui hai bisogno, potresti dover utilizzare approcci diversi per trovare la soluzione.
Lavorare insieme ti aiuta a provare cose nuove, sperimentare e trovare una soluzione in avanti.
Un buon project manager incoraggia questa collaborazione di squadra e crea un ambiente positivo, anziché isolare ciascuna persona nel proprio silos.
Buoni strumenti – come ClickUp e questi altri strumenti di collaborazione online – possono aiutarti a completare quel lavoro.
Avendo un insieme trasparente di progetti e compiti, i membri del team possono vedere cosa devono fare e le date entro le quali devono completarli. Buoni strumenti di collaborazione dovrebbero favorire la produttività, non ostacolarla.
8. Gestisce il tempo
Uno dei principali ruoli di un project manager è assicurarsi che il team rispetti le scadenze e mantenga il ritmo del programma del progetto.
Questo non significa tracciare ogni minuto trascorso sulle attività o microgestire ogni loro mossa (sarebbe un incubo), ma piuttosto capire cosa deve essere fatto e quando deve essere completato.
La gestione del tempo include anche il monitoraggio di ciò che sta accadendo in quel momento e delle risorse disponibili per le varie attività. È qui che uno strumento di project management come ClickUp eccelle, perché puoi suddividere il lavoro in sezioni gestibili che contribuiscono agli obiettivi più ampi del tuo team.
9. Focalizzato sugli stakeholder
Un portatore di interesse è chiunque abbia un impatto o sia influenzato dal tuo progetto e dai suoi risultati.
Queste persone hanno un interesse diretto in ciò che stai facendo, quindi devi assicurarti che siano aggiornate su quanto sta accadendo. Un buon project manager manterrà informati i portatori di interesse, ma spiegherà anche cosa è necessario per ottenere ciò che stanno cercando.
Questo è ciò che fa un buon project manager: costruisce rapporti con i portatori di interesse e i membri del team. In questo modo, quando si verificano cambiamenti o sfide, il PM può prendere l’iniziativa prima che diventi un problema più grande.
10. Motivare
Infine, un buon project manager deve capire cosa è possibile e quali sono i limiti.
Quando si trovano di fronte a una sfida, dovrebbero essere abbastanza creativi da ideare le proprie soluzioni e modi per affrontarla. Dovrebbero anche pensare al di fuori degli schemi quando si tratta di gestione dei progetti per rimanere al passo con i tempi. Vedere cosa la nuova tecnologia può fare per far avanzare il progetto più veloce e meglio.
I project manager innovativi e creativi sono ciò che spinge avanti i progetti. Trovano soluzioni a problemi che le persone non sapevano esistere e trovano modi per rendere possibile ciò che una volta era considerato impossibile.
Diventa un grande Project Manager per il tuo Team
I project manager efficaci sanno cosa serve per portare un progetto noioso a un progetto veramente di successo. Questo richiede una combinazione di capacità relazionali, gestionali e di leadership, insieme alla giusta preparazione tecnica per dare priorità al lavoro e prendere le decisioni corrette.
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