Se ti affidi a Excel per gestire i tuoi progetti e hai bisogno di aiuto per i calcoli del tempo, non sei solo. Capire il tempo trascorso di un progetto o di un’attività è fondamentale per i responsabili del team che devono sapere a quale lavoro dare priorità e come allocare correttamente le risorse.
In poche parole, i valori temporali sono complicati in Excel, soprattutto quando si calcola la differenza di fuso orario, le ore lavorate o la differenza tra due dipendenti.
Fortunatamente per te, abbiamo fatto tutto il duro lavoro per aiutare a formattare le celle e calcolare il tempo trascorso in Excel più velocemente. Diventiamo sicuri dell’utilizzo di Excel per il monitoraggio del tempo del progetto e scopriamo i vari modi per calcolare il tempo.
Tipi di calcoli temporali in Excel
Non esiste un’unica formula o formato per calcolare il tempo in Excel. Dipende dal set di dati e dall’obiettivo che si vuole raggiungere. La maggior parte utilizza un formato personalizzato (funzione numero su testo) per comprendere i valori di data e ora o il valore della differenza di ora.
Ma ci sono due tipi di calcoli per iniziare, che includono:
- Aggiungi tempo : Se è necessario ottenere la somma di due valori temporali per ottenere un totale
- Somma fino a meno di 24 ore : Quando hai bisogno di sapere quante ore e minuti ci vorranno per completare due semplici attività
- Somma fino a più di 24 ore : quando è necessario aggiungere il tempo trascorso stimato o effettivo di più attività lente e complesse
- Sottrai tempo : Se è necessario ottenere il tempo totale tra l’ora di inizio e l’ora di fine
- Sottrarre i tempi la cui differenza è inferiore a 24 ore : Quando è necessario calcolare le ore trascorse da quando un membro del team ha iniziato a eseguire un’attività semplice
- Sottrarre i tempi la cui differenza è superiore a 24 ore : Quando hai bisogno di conoscere le ore trascorse dall’inizio del tuo progetto
Come calcolare il tempo in Excel
Esaminiamo alcune formule per i calcoli del tempo in Excel in modo da ottenere le ore, i minuti e i secondi esatti nel formato dell’ora personalizzato.
Differenza di fuso orario in Excel
Prima di insegnarti come calcolare il tempo in Excel, devi prima capire quali sono i valori temporali. I valori dell’ora sono il numero decimale a cui Excel ha applicato un formato dell’ora per farli sembrare tempi (ad esempio, ore, minuti e secondi).
Poiché i tempi di Excel sono numeri, è possibile sommarli e sottrarli. E la differenza tra un’ora di inizio e un’ora di fine è chiamata “differenza di tempo” o “tempo trascorso”.
Questi sono i passaggi per Sottrai i tempi la cui differenza è inferiore a 24 ore :
1. Immettere la data e l’ora di inizio nella cella A2 e premere Invio. Non dimenticare di scrivere “AM” o “PM”
2. Immettere l’ora di fine nella cella B2 e premere Invio
3. Inserisci la formula =B2-A2 nella cella C2 e premi Invio.
AVVERTIMENTO Come si può vedere dalla figura, questa formula non funziona per gli orari che appartengono a giorni diversi. In questo esempio viene illustrata la differenza di tempo tra due valori di tempo in un periodo di tempo di 24 ore.
4. Fare clic con il pulsante destro del mouse su C2 e selezionare Formato celle.
5. Scegli la categoria Personalizzata e digita “h:mm”
NOTA A MARGINE È possibile ottenere la differenza di fuso orario espressa in ore o ore, minuti e secondi. In tal caso, digitare rispettivamente “h” o “h:mm:ss”. Questo ti aiuterà a evitare valori temporali negativi.
6. Fare clic su OK per visualizzare il passaggio totale a un formato che descrive solo il numero di ore e minuti nel tempo trascorso tra A2 e B2.
Data e ora in Excel
Nella sezione precedente si è appreso come calcolare le ore in Excel. Ma la formula che hai imparato si applicava solo a differenze di fuso orario inferiori a 24 ore.
Se hai bisogno di Sottrarre i tempi la cui differenza è superiore a 24 ore , è necessario lavorare con le date oltre agli orari. Fallo in questo modo (finestra di dialogo Formato celle):
1. Immettere l’ora di inizio nella cella A2 e premere Invio.
2. Immettere l’ora di fine nella cella B2 e premere Invio.
3. Fare clic con il pulsante destro del mouse su A2 e selezionare Formato celle.
4. Scegli la categoria Personalizzata e digita “m/d/aaaa h:mm AM/PM”.
5. Fare clic su OK per visualizzare A2 in un formato che inizia con “1/0/1900” e regolare la data.
6. Utilizzare Copia formato per copiare la formattazione da A2 a B2 e regolare la data.
7. Inserisci la formula =(B2-A2)*24 nella cella C2 e premi Invio per visualizzare il passaggio totale a un formato che descrive il numero di ore trascorse tra A2 e B2.
AVVERTIMENTO È necessario applicare il formato “Numero” a C2 per ottenere il valore corretto nella formula precedente.
Somma il tempo in Excel
Si supponga di voler sommare la differenza di tempo tra i membri del team che lavorano su più attività di progetto. Se tali durate Somma fino a meno di 24 ore , attenersi alla seguente procedura:
1. Immettere una durata nella cella B2 (con il formato h:mm) e premere Invio.
2. Immettere l’altra durata nella cella B3 e premere Invio.
3. Inserisci la formula =B2+B3 nella cella B4 e premi Invio.
CONSIGLIO PRO Se preferisci fare clic su un singolo pulsante invece di inserire una formula, puoi posizionare il cursore in B4 e premere il pulsante Σ (o Somma automatica) nella scheda Home. Il pulsante applicherà la formula =SOMMA(B2:B3) alla cella nell’esempio precedente.
Se la durata totale delle attività del progetto Somma fino a più di 24 ore , procedi nel seguente modo:
1. Immettere una durata nella cella B2 (con il formato h:mm) e premere Invio. ( Avvertimento: Attenzione che la durata massima è di 23 ore e 59 minuti)
2. Immettere l’altra durata nella cella B3 e premere Invio.
3. Inserisci la formula =B2+B3 nella cella B4 e premi Invio.
4. Fare clic con il pulsante destro del mouse su B4 e selezionare Formato celle.
5. Scegli la categoria Personalizzata e digita “[h]:mm;@.”
6. Fare clic su OK per visualizzare correttamente B4 con la somma dei tempi in B2 e B3.
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