Che cos’è il VoIP? La guida definitiva nel 2024

Un sistema VoIP è un sistema di comunicazione che utilizza un computer, uno smartphone, telefoni VoIP o browser abilitati a WebRTC per effettuare chiamate telefoniche e trasferire informazioni da una posizione all’altra. Questo avviene tramite una connessione internet. Si differenzia da un telefono tradizionale, anche chiamato linea fissa, nel modo in cui invia informazioni e dati.

Una linea fissa utilizza cavi di rame per trasmettere segnali analogici. D’altra parte, VoIP utilizza una connessione internet a banda larga per trasmettere dati. I dati vengono trasformati dai dati analogici originali, trasmessi come dati digitali e quindi convertiti nuovamente in un segnale analogico in modo che tu possa comprendere ciò che viene detto.

I sistemi VoIP sono spesso soluzioni complete per uffici che offrono segreteria telefonica, registrazione delle chiamate, ID chiamante personalizzato e funzionalità di trasformazione della segreteria telefonica in testo. Molti uffici utilizzano la tecnologia VoIP per creare un sistema di comunicazione unificato per l’ufficio che facilita la comunicazione tra i team e con i clienti.

Il VoIP ha bisogno di una connessione internet e di determinate apparecchiature per trasferire i dati. Le apparecchiature includono un computer personale e un modem via cavo. Se chiami da un telefono, devi avere un adattatore telefonico; l’adattatore converte i segnali analogici in segnali digitali, permettendo loro di essere trasferiti tramite internet. Un dispositivo VoIP-capace è anche ideale. Durante una chiamata, i dati vengono trasferiti di nuovo in un segnale analogico in modo che l’altra parte possa capire quello che viene detto.

Se utilizzi il VoIP con un telefono cellulare, puoi connetterti a internet in modalità wireless per trasmettere i dati. I dati sono memorizzati nel cloud ed accessibili tramite un pannello di controllo sul computer o sul dispositivo mobile. I dati possono includere contatti e numeri di telefono aziendali.

L’industria dei VoIP deve la sua popolarità tra le aziende di tutte le dimensioni a pochi tratti positivi unici. Questi principali vantaggi includono:

• Il servizio offre spesso un buon rapporto qualità-prezzo: Tipicamente i servizi VoIP sono soluzioni convenienti poiché permettono alle aziende di effettuare e ricevere chiamate a tariffe molto più basse rispetto ai servizi tradizionali di telecomunicazione. Molti fornitori ti permettono di trasferire i tuoi numeri di telefono esistenti, evitando così di spendere soldi per nuovi numeri locali o gratuiti. Offrono inoltre molteplici canali di comunicazione oltre alle chiamate e ai messaggi di testo. Effettuare chiamate, inviare fax e collaborare tramite chat o videoconferenze con un unico piano VoIP/UCaaS è molto più conveniente rispetto a fare affidamento esclusivamente sulla comunicazione telefonica.
• Non c’è bisogno di acquistare nuove apparecchiature: Oltre al risparmio attraverso il software, le soluzioni VoIP raramente richiedono alle aziende di acquistare nuove attrezzature. È possibile utilizzare il servizio con i dispositivi già collegati a Internet. Se si desidera utilizzare telefoni desktop tradizionali, è possibile acquistare l’hardware direttamente o noleggiarlo per il tempo necessario.
• Relativamente facile da configurare e utilizzare: Le imprese apprezzano i servizi VoIP perché l’apertura di un nuovo account è spesso semplice e veloce. Puoi inserire tutte le informazioni relevanti sull’account e sulla fatturazione da solo o coordinarti con un rappresentante commerciale che gestirà il processo di setup. In ogni caso, il processo di configurazione del VoIP di solito può essere completato lo stesso giorno, se non addirittura entro pochi minuti. Essendo accessibili ai clienti è essenziale per il successo, le imprese apprezzano la possibilità di avere tutto pronto e funzionante il prima possibile.
• Migliora drasticamente la portata del marchio: I servizi VoIP hanno livellato il campo di gioco tra le industrie, permettendo a un singolo proprietario di gestire un sistema telefonico funzionale al livello con cui si assocerebbe un’azienda molto più grande. A seconda del tuo piano di servizio, potresti non solo avere clienti nazionali che chiamano la tua azienda ma anche essere in grado di collegarti con persone in tutto il mondo. Grazie a Internet, siamo molto più connessi che mai; i servizi VoIP e correlati UCaaS hanno permesso ai professionisti di sfruttare questo, rendendo i metodi di comunicazione facili e convenienti.

Il VoIP ha molti vantaggi, ma ci sono anche alcuni svantaggi che dovresti considerare prima di fare il passaggio.

• La qualità delle chiamate non è sempre costante: Uno dei principali svantaggi è che il sistema telefonico, e quindi la qualità delle chiamate, dipende completamente dalla qualità della connessione internet: migliore è la connessione, migliori sono le chiamate. Tuttavia, se la connessione internet cade per qualsiasi motivo, in qualsiasi momento, anche i telefoni si spengono. Connessioni internet a bassa velocità possono anche portare a problemi di chiamate interrotte o jitter sulla linea.
• Potenziali problemi di sicurezza: La tua connessione VoIP non è sempre sicura. Ciò significa che le chiamate possono essere facilmente intercettate da altri che le ascoltano. È importante verificare con l’azienda con cui stai contrattando per i servizi VoIP se utilizzano una crittografia di alto livello per proteggere te e i dati della tua azienda.
• Non va bene per le chiamate di emergenza: I numeri non sono sempre locali poiché le aziende lavorano per sviluppare una presenza in specifiche parti del paese mentre chi chiama si trova in altre località. In caso di emergenza, i soccorritori cercano prima il numero di telefono per individuare chi chiama e fornire assistenza. Se non hai un indirizzo di emergenza E911 collegato alla linea VoIP, potrebbe richiedere più tempo ai soccorritori per raggiungerti.
• Potrebbe essere erroneamente etichettato come “rischio di truffa” per i chiamanti: Durante i test di alcune soluzioni VoIP, abbiamo scoperto che alcuni fornitori di servizi telefonici potrebbero scegliere di etichettare il tuo numero come “rischio truffa” o contrassegnarti come spam. Questo avviene indipendentemente dal fatto che la distinzione sia meritata o accurata. Anche se ciò non è vero per i servizi VoIP più rinomati, è una possibilità che dovrebbe influenzare la tua decisione d’acquisto.

Quando si prende in considerazione quale servizio VoIP è il migliore per la vostra azienda, ci sono alcune caratteristiche chiave del telefono VoIP da cercare. Questi elementi includono tipicamente:

• Assistente automatizzato Elimina la necessità di un receptionist utilizzando un sistema automatizzato per trasferire le chiamate alla persona giusta. Un sistema di risposta vocale interattiva (IVR) potrebbe far parte di questa soluzione.
• ID chiamante Imposta il tono per una chiamata informandoti chi si trova dall’altra parte della linea. Questo è essenziale nei settori delle vendite e dei servizi.
• Chiamata in attesa Ti permette di mettere in attesa un chiamante in modo da poter completare un’altra conversazione o affare prima di occuparti delle loro esigenze.
• Accodamento delle chiamate Posiziona automaticamente i chiamanti in attesa e identifica una coda di attesa in base all’ordine in cui i chiamanti hanno chiamato per primi. Questa è anche conosciuta come distribuzione automatica delle chiamate o ACD.
• Musica d’attesa Aiuta a tenere gli chiamanti in attesa per periodi di tempo più lunghi rispetto all’ascolto del silenzio quando sono in attesa.
• Richiamata personalizzata Simile alla musica in attesa, questo è ciò che sentono i chiamanti in ingresso mentre aspettano di parlare con qualcuno. Di solito è un messaggio o un jingle.
• Scrivania calda Fornisce ai dipendenti la possibilità di accedere a messaggi e chiamate da qualsiasi dispositivo collegato.
• Capovolgimento delle chiamate Questo è anche chiamato trasferimento di chiamata. Ti consente di passare la chiamata da un dispositivo all’altro mentre sei ancora in chiamata.
• Strumenti per conferenze Consente di effettuare conferenze audio o video con dipendenti o un altro gruppo che crei.
• Integrazioni Questi collegano il sistema VoIP ad altri strumenti per ufficio popolari come CRMs o Slack.
• Monitoraggio delle chiamate Fornisce ai manager la possibilità di ascoltare le chiamate per scopi di formazione. Di solito viene riprodotto un messaggio che informa che la “chiamata è in fase di monitoraggio per la qualità del servizio” all’inizio della chiamata.
• Sussurro di chiamata Questa tecnologia consente a un manager di sussurrare all’orecchio del rappresentante telefonico per aiutarli a guidarli attraverso una chiamata in tempo reale.
• Blocco delle chiamate Consente ai manager di prendere in carico una chiamata se il rappresentante telefonico non riesce a gestire adeguatamente le esigenze del cliente.
• Trascrizioni Utili registrazioni scritte delle chiamate che possono essere utilizzate per addestramento o come prova delle conversazioni telefoniche.
• Registrazione delle chiamate Offre ai manager l’opportunità di non solo esaminare le parole dette, ma anche il tono e l’inflessione con cui sono state pronunciate.
• Composizione rapida Una funzionalità che permette ai dipendenti di chiamare numeri frequentemente utilizzati con un semplice click o due, risparmiando tempo.
• Inoltro di chiamata Le chiamate verranno inoltrate a un altro dispositivo in modo che tu possa ricevere chiamate da un’altra posizione diversa dall’ufficio.
• Fax digitale Riduce la necessità di una macchina per ufficio quasi obsoleta. Mentre la maggior parte delle aziende usa raramente i fax, questo consente loro di farlo da un computer.
• Analisi delle chiamate Fornisce ai manager dati chiave sui tempi delle chiamate e insights critici sulle chiamate.
• Chat dal vivo Un’alternativa moderna che molti consumatori preferiscono utilizzare piuttosto che lasciare un messaggio e aspettare una chiamata di ritorno.

Per tutto ciò che fa, i sistemi VoIP sono ancora di solito più economici rispetto ad ottenere linee fisse per lo stesso numero di numeri di telefono

Poiché il VoIP è una soluzione completa che la maggior parte dei fornitori offre, ci sono degli extra che è possibile richiedere per personalizzare la propria attività e soddisfare le sue esigenze uniche. Alcuni extra popolari includono:

Numeri di telefono virtuali e vanity

Quando si richiede un numero di telefono, è possibile chiedere al fornitore un numero di telefono virtuale o un numero di telefono personalizzato. Un numero di telefono virtuale ti permette di avere un numero da una regione geografica in cui non risiedi, aiutandoti a servire meglio i clienti da qualsiasi parte del mondo. Un numero di telefono personalizzato è facile da ricordare perché associa lettere ai numeri, spesso rappresentando parte del nome dell’azienda o dello slogan.

Videoconferenza

Le imprese possono utilizzare le videoconferenze per ospitare riunioni interne o per avere un incontro virtuale con i clienti. Questo fa parte del nuovo modello di business, specialmente post-pandemia, ed è qualcosa che la maggior parte delle imprese vorrà come integrazione al proprio modello di business. La VoIP integra il miglior software di videoconferenza con le funzioni di chiamata.

Chiamata in conferenza

Ospitare chiamate conferenza è un modo importante per tenere riunioni o seminari virtuali. I migliori fornitori VoIP utilizzano la migliore tecnologia di chiamata conferenza e la rendono un’esperienza senza soluzione di continuità.

Rete CRM (Rete T

La maggior parte delle aziende desidera che il loro sistema telefonico si integri con il software di gestione della relazione con i clienti (CRM). Questo significa che i rappresentanti telefonici hanno accesso ai dettagli e agli acquisti dei clienti pertinenti mentre effettuano la chiamata. È un modo efficiente per fornire al proprio personale i dati. I migliori fornitori di VoIP lavorano con i migliori sistemi CRM.

La maggior parte dei proprietari di attività commerciali pensa che tutti i sistemi VoIP siano uguali. Ci sono alcune differenze nei tipi di servizi VoIP che è possibile ottenere.

Ospitato da

Un servizio VoIP ospitato è diverso da una soluzione VoIP in loco. Quando le cose sono in loco, tutto dall’attrezzatura alla connessione è installato e mantenuto dall’azienda che implementa il sistema. Quando è ospitato, il sistema VoIP è mantenuto dal fornitore del sistema. L’azienda che implementa il sistema telefonico deve solo fornire i telefoni e la connessione internet. Il fornitore si fa carico di tutti gli altri costi hardware costosi.

Basato su cloud

I sistemi telefonici VoIP basati su cloud utilizzano internet per effettuare chiamate e ospitano tutto sulla rete di server del provider. Quando un’azienda sceglie questo tipo di sistema telefonico, non deve gestire l’hardware; basta collegare i telefoni e comporre il numero.

UCaaS

Le comunicazioni unificate come servizio (UCaaS) sono una tecnologia di comunicazione basata su cloud che si basa su sei funzioni chiave di comunicazione. Le sei funzioni di comunicazione sono:

• Capacità telefonica
• Conferenze audio, video e web
• Messaggistica unificata
• Messaggistica istantanea
• Mobilità
• Processi aziendali abilitati dalle comunicazioni

La UCaaS va oltre le sole soluzioni VoIP e incorpora anche soluzioni SIP. I sistemi possono essere personalizzati per servire particolari esigenze aziendali. I migliori fornitori di UCaaS aiutano le imprese a migliorare i loro processi e a razionalizzare le operazioni quotidiane.

CPaaS

La piattaforma di comunicazione come servizio (CPaaS) offre servizi di comunicazione personalizzati basati su cloud per sistemi di comunicazione unificata. Poiché è personalizzabile, è completamente adattabile a qualsiasi azienda e alle sue esigenze. Tutto è integrato per funzionare in tempo reale sulla piattaforma e non è necessario accedere a sistemi esterni.

Ci sono molti fornitori di servizi VoIP che competono per il tuo business. Può essere difficile distinguere quale sia il miglior servizio VoIP per te. In realtà, ci sono persino alcuni fornitori di VoIP gratuiti da cui puoi ottenere servizi. La selezione del miglior servizio VoIP per la tua attività spesso dipende dai seguenti fattori: Piani tariffari: Quando si sceglie un fornitore, il prezzo è probabilmente una considerazione chiave. Desideri che la soluzione sia meno costosa rispetto alle linee analogiche e possa offrirti tutte le funzionalità di cui hai bisogno per gestire con successo la tua attività. Allo stesso tempo, quando si considerano i piani, guarda quali funzionalità sono offerte a ciascun livello. Scoprirai che la maggior parte dei piani di base, che sono i meno costosi, ha meno funzionalità e potresti dover pagare di più per ottenere ciò che desideri. Qualità del servizio: Prestare particolare attenzione a come vengono gestiti i problemi di servizio e se ci sono frequenti problemi con le chiamate. Non si vuole stipulare un contratto con un fornitore che interrompe frequentemente le chiamate o ha problemi di jitter sulla linea. Molti fornitori offrono una garanzia di uptime del 99,99%. Questo dovrebbe aiutarti a avere fiducia che la loro tecnologia sopporterà l’uso quotidiano a cui la sottoponi. Strumenti di comunicazione e collaborazione: I fornitori VoIP si concentrano specificamente sulla fornitura di funzioni di chiamata e messaggistica. Alcuni si espandono per offrire strumenti per i contact center, mentre altri puntano a essere una “soluzione completa” per le aziende. Se hai solo bisogno di un numero professionale e di un sistema telefonico di base, molte opzioni offriranno una soluzione conveniente.

Se desideri un’esperienza simile a UCaaS, punta ai fornitori che offrono funzionalità di videoconferenza, audioconferenza e chat room. Fare ciò renderà non solo più facile essere accessibili ai clienti, ma consentirà anche ai dipendenti di comunicare e collaborare meglio sui progetti. Soddisfazione: Nella tua ricerca, guarda le recensioni dei clienti. Quanto sono soddisfatti i clienti della qualità del software e del supporto correlato? Ci sono clienti che sono rimasti con il fornitore di VoIP per anni? Fai attenzione alle recensioni più recenti, poiché un insieme di feedback negativi a seguito di aggiornamenti o di un cambio di politiche potrebbe indicare che ciò che un tempo era un servizio leader potrebbe essere in procinto di vedere un significativo calo della propria clientela. Appoggiare: Alcune aziende di VoIP forniscono assistenza clienti 24/7, indipendentemente dal piano di servizio con cui ti iscrivi. Altre limitano drasticamente l’accesso all’assistenza clienti ai livelli più bassi, costringendoti ad aggiornare a opzioni più costose per garantire la capacità di contattare un agente in diretta. I proprietari di aziende che si aspettano assistenza umana in caso di emergenza dovrebbero considerare seriamente i fornitori di VoIP che danno priorità a un’assistenza clienti di alta qualità.