Che tu sia un’ape operaia o un manager di squadra, vuoi massimizzare il tuo tempo al lavoro. Ma anche con la migliore squadra, attrezzi e attrezzature, potrebbe sembrare che non ci siano abbastanza ore nella giornata per completare il tuo elenco di compiti.
Ecco dove entrano in gioco le capacità di gestione dei compiti. A differenza della gestione del tempo, la gestione dei compiti si focalizza meno sul importo del tempo trascorso su un compito e più su modi per rendere il compito più efficiente, il che, per estensione, risparmia anche tempo!
Con una corretta gestione dei compiti, saprai come:
- Pianificare le attività
- Assegna priorità alle attività
- Organizzare le attività
Non è facile completare tutto ciò che è sulla tua lista delle cose da fare, ma sappiamo che sei pronto per la sfida. In questa guida, spiegheremo cos’è la gestione delle attività e perché è importante. Includeremo anche alcuni esempi di abilità efficaci nella gestione delle attività e condivideremo cinque consigli per gestire le attività al fine di ottimizzare i tuoi flussi di lavoro.
Quali sono le capacita di gestione delle attivita?
La gestione delle attività è una competenza che si sviluppa nel tempo per gestire meglio il tempo e i doveri. È la capacità di gestire, organizzare, dare priorità e completare le tue priorità principali senza troppa fatica. I professionisti della gestione delle attività non cercano di fare tutto in una volta, ma completano le attività più importanti nel tempo a disposizione.
Le competenze nella gestione delle attività richiedono una combinazione di intuizioni basate sui dati e pensiero creativo e innovativo. La gestione delle attività comprende così tante competenze diverse e spesso richiede un software di gestione dei progetti adattabile alle tue esigenze. Ma per darti un’idea migliore di alcune delle competenze più essenziali nella gestione delle attività, inizia con queste poche:
- Priorità Attività: Le persone con solide capacità di gestione delle attività possono distinguere i compiti urgenti dai meno pressanti “piacevoli da avere”.
- Definizione degli obiettivi: Con competenze di gestione del lavoro, saprai come impostare grandi obiettivi a lungo termine e suddividerli in compiti pratici e piccoli.
- Gestione del tempo: Le competenze di gestione del tempo fanno parte della gestione delle attività. Diventando più efficienti con i tuoi flussi di lavoro, risparmierai tempo e migliorerai la qualità del lavoro del tuo team. Cosa c’è da non amare?
- Seguendo metodologie collaudate: Non cercare di reinventare la ruota. Metodologie di gestione dei compiti come le bacheche Kanban e le matrici di Eisenhower supportano una solida gestione dei compiti.
Perché le capacita di gestione delle attivita sono importanti?
Forse ti piace il tuo flusso di lavoro così com’è ora. Oppure forse l’idea di ottimizzare la gestione dei compiti suona come un altro compito da aggiungere alla tua lista sempre crescente.
Capisco, tutti sono occupati! Ma essere in grado di completare i compiti rapidamente ed efficientemente ne vale la pena. Prenditi del tempo per migliorare la gestione dei compiti e vedrai diversi benefici.
Prevenire o superare il burnout
Guarda, sappiamo che il burnout è complesso, ma diventare più efficienti sul lavoro è un ottimo modo per smettere di sentirsi sopraffatti e demotivati. Se stai guidando un team, gestire correttamente i compiti riduce il burnout rimuovendo passaggi complicati e processi frustranti che affaticano il tuo team.
Con la giusta combinazione di strumenti di gestione dei compiti versatili e competenze, tutti smetteranno di girare a vuoto e troveranno l’energia per rimanere motivati.
Migliore processo decisionale
Ti senti come se dovessi fare tutto Le cose giuste adesso? Probabilmente no: hai solo bisogno di aiuto per identificare prima i compiti più importanti.
Con il giusto set di abilità, prendi decisioni di qualità in automatico per completare meglio i compiti. Per compiti più complessi, puoi utilizzare un metodo di prioritizzazione (ne parleremo tra poco) per affrontare i compiti nell’ordine corretto.
La gestione dei compiti è importante perché ti aiuta a definire scadenze, assegnare compiti ai giusti membri del team e stabilire obiettivi realistici per i progetti.
Conduci progetti più fluidi
Eseguire un piano di progetto non è per i deboli di cuore. Indipendentemente da quanto bene gestisci i progetti di squadra, trovare efficacie che aiutano tutti gli interessati a risparmiare tempo e problemi può solo essere utile. La gestione dei compiti supporta una corretta gestione del progetto suddividendo le tue grandi idee in micro-processi azionabili. È la chiave per completare i compiti in modo più rapido e accurato su larga scala.
Ottieni risultati misurabili
Come manager, hai bisogno di risultati quantificabili. Investire nelle capacità di gestione delle attività del tuo team migliora le prestazioni del dipartimento e rende più facile quantificare i contributi di tutti.
La gestione delle attività non è possibile senza dati. Fortunatamente, il software di tracciamento dei traguardi rende facile rimanere in carreggiata e rispettare le scadenze. Anche se un’attività fallisce, i dati ti diranno esattamente dove sono andate storte le cose in modo che tu possa decidere cosa fare diversamente la prossima volta.
Fai di più nella tua giornata lavorativa
Ci sono solo 24 ore nel giorno e, fortunatamente, trascorri solo otto o dieci di esse al lavoro. Sei solo umano, quindi è naturale che non sarai in grado di completare tutti i tuoi compiti in un periodo limitato.
La gestione efficace dei compiti non riguarda la ricerca di un modo magico per fare tutto contemporaneamente. Include la priorizzazione dei compiti in base alla data di scadenza, la delega al tuo team e la scelta di un periodo di tempo per il lavoro profondo.
Non c’è bisogno di sovraccaricarti: con le competenze di gestione dei compiti, farai di più durante il lavoro e godrai di un migliore equilibrio tra vita professionale e personale.
Esempi di competenze di gestione delle attivita
Le competenze di gestione delle attività sono l’ingrediente segreto per il successo nell’ambiente lavorativo frenetico di oggi.
Pronto ad abbracciare la gestione delle attività per te stesso? Ecco alcuni esempi di competenze di gestione delle attività su cui lavorare con il tuo team.
Prioritizzazione delle attività
La priorizzazione dei compiti è una delle competenze più importanti per la gestione dei compiti. Quando sai individuare i compiti prioritari, dai immediata attenzione alle questioni più urgenti e metti da parte i lavori a bassa priorità.
Ma la definizione delle priorità delle attività non è naturale per tutti. Se tutto Si sente altrettanto importante e non sai come andare avanti, utilizza una tecnica di prioritizzazione dei compiti per chiarezza. Ad esempio, il modello della matrice di Eisenhower di ClickUp ti aiuta a suddividere i compiti in quadranti per Fare, Programmare, Delegare ed Eliminare.
Utilizzo del software di gestione delle attivita
Tracciare i compiti del tuo team su una lavagna o un post-it è un invito al caos. La gestione moderna dei compiti richiede la digitalizzazione dei flussi di lavoro, dei progetti e dei compiti per una maggiore visibilità e responsabilità.
ClickUp Tasks riunisce tutte le attività, i documenti, le lavagne, le chat e i calendari del tuo team in un’unica piattaforma. Basta aprire il pianificatore delle attività per:
- Creare attività
- Assegnare attività secondarie per azioni più complesse
- Impostare le attività ricorrenti in base a una pianificazione personalizzata
- Aggiungere dipendenze alle attività
Il meglio di tutto, ClickUp visualizza il progresso dei compiti di tutti in un cruscotto in tempo reale. Non c’è bisogno di guardare ogni compito, dipendente o progetto: crea un cruscotto personalizzato e sei pronto per partire.
Single-tasking
Le persone osannano il multitasking come l’alfa e l’omega della produttività, ma non è vero. Il multitasking distribuisce la tua attenzione su più compiti contemporaneamente, quindi dai solo una frazione a ciascun compito. Il tuo lavoro merita il 100% di attenzione, quindi cerca di fare un singolo compito invece.
Con il singolo compito, ti concentri su un solo compito alla volta. Potrebbe sembrare inefficiente, ma resteresti sorpreso di quanto lavori più velocemente (e meglio) quando dedichi tutta la tua attenzione a una sola cosa.
Per renderlo ancora più facile, classifica i tuoi compiti nel software di gestione dei compiti per priorità. È molto più semplice spuntare le cose da fare dalla tua lista quando hai a disposizione un elenco completo e azionabile.
Gestione delle modifiche
Molti project manager guidano i loro team attraverso la gestione del cambiamento, e un solido kit di gestione delle attività sicuramente rende questo più facile.
Ad esempio, se il tuo team utilizza i prodotti Microsoft e Windows 10 ma desidera passare all’hardware Apple e a MacOS, dovrai guidare il tuo team attraverso quel grande cambiamento.
Invece di lasciare che il tuo team si arrangi da solo, pianifica tutto in una lavagna ClickUp. Questo ti offre uno spazio digitale flessibile per sviluppare nuovi processi e consolidare i dettagli. Il bello è che le lavagne si trasformano facilmente in progetti e compiti con un semplice clic, rendendo l’implementazione un gioco da ragazzi.
Definizione degli obiettivi
È molto più facile affrontare attività di alto valore quando si hanno degli obiettivi. Il problema è che molti manager stabiliscono degli obiettivi e poi se ne dimenticano prontamente.
È necessario raggiungere i propri obiettivi, quindi inseriscili in un’applicazione per il tracciamento degli obiettivi per renderti conto della responsabilità. Queste app tracciano gli obiettivi a breve e lungo termine, aiutandoti a misurare il progresso ad ogni traguardo del progetto.
ClickUp Goals va un passo oltre collegando i tuoi obiettivi ai tuoi compiti, mostrando la correlazione diretta tra i tuoi compiti giornalieri e i piani a lungo termine.
Come migliorare le tue capacità di gestione delle attivita
Hai bisogno di alcuni consigli di gestione delle attività? Prova questi suggerimenti di gestione delle attività e vedrai la produttività del tuo team decollare.
1. Iscriviti alla formazione
Possiamo parlare di gestione dei compiti per tutto il giorno, ma alla fine, devi investire nella tua conoscenza personale. Per esempio, se utilizzi prodotti Microsoft, potresti iscriverti a un webinar tutorial su come risolvere i problemi di PowerShell.
Più sei informato sui tuoi compiti, progetti, strumenti e settore, più sarai in grado di gestire la lista delle cose da fare. Non essere timido: iscriviti a workshop, conferenze e seminari sulla gestione del tempo, produttività e organizzazione.
2. Prova a bloccare il tempo
Il time blocking è una capacità di gestione delle attività in cui si dedica un tempo specifico o un giorno della settimana a una determinata attività.
Se non sei sicuro su quali compiti richiedono il proprio blocco di tempo, utilizza un software di tracciamento del tempo per vedere come trascorri il tuo tempo. Ad esempio, se ti sembra di essere sommerso dalle email, prova a controllare le email solo due volte al giorno, dalle 8:00 alle 9:00 e dalle 16:00 alle 17:00.
Completare i compiti in un momento programmato ti libera per concentrarti sul lavoro effettivo per le altre sei ore della tua giornata lavorativa.
Prova la tecnica Pomodoro per una maggiore produttività. Con questa tecnica, imposti un timer per 25 minuti di lavoro profondo con una pausa di cinque minuti e poi ripeti il processo fino alla fine del blocco di tempo.
Se sei preoccupato che il tuo team ti interrompa, blocca questo tempo nel tuo calendario in modo da essere indisponibile per le riunioni. Le integrazioni di ClickUp semplificano l’integrazione del tuo calendario Outlook, Apple o Google nella stessa piattaforma in cui gestisci i tuoi compiti.
3. Abbraccia la tecnologia di gestione delle attivita
Abbiamo già detto in precedenza, e lo ripeteremo ancora: non puoi gestire i compiti se non li stai tenendo traccia. Una lista digitale delle cose da fare tiene il tuo team sulla stessa lunghezza d’onda e offre un grado di responsabilità che non puoi ottenere con dei post-it o con degli organizer di carta.
Cerca soluzioni per la gestione dei compiti come ClickUp con un’app mobile, in modo da rimanere aggiornato sui tuoi compiti in movimento. Anche le integrazioni API sono utili per portare tutto il tuo lavoro e i tuoi strumenti in una piattaforma unica.
Non è necessario fare tutto manualmente. Cerca le funzionalità di automazione delle attività, che troverai nella maggior parte delle app di produttività affidabili. Le Automazioni di ClickUp offrono oltre 100 regole predefinite per risparmiare tempo nell’assegnazione di compiti, cambiamento dello stato e altro, oppure puoi crearne di personalizzate.
4. Usa i modelli
Fai le cose in un tempo record con i modelli di gestione dei compiti. Che tu abbia bisogno di un report giornaliero codificato per colore o di una formattazione pronta per una proposta RFP, i modelli sono un grande risparmio di tempo.
Un modello è perfetto anche per organizzare e dare priorità ai compiti. Il modello di gestione delle attività di ClickUp visualizza tutti i compiti, gli stati, i membri del team e i livelli di priorità per monitorare il progresso del progetto.
5. Delega
Il principio di Pareto afferma che l’80% dei risultati proviene dal 20% degli sforzi. In altre parole, probabilmente la maggior parte dei tuoi risultati deriva da un singolo progetto o compito.
È difficile concentrare la tua energia sugli sforzi che hanno il maggior impatto se sei troppo disperso. Applica la regola dell’80/20 delegando i compiti di minor valore al tuo team. Ad esempio, potresti assegnare a un dipendente il compito di prendere appunti o trovare un’app per la lista delle attività per il team.
Termina più lavoro con Clickup
I compiti non dovrebbero essere intimidatori. Se il tuo team è sopraffatto o sta lottando contro processi complicati, investi nelle competenze di gestione dei compiti per gestire un dipartimento più efficiente che fa di più in meno tempo.
Le competenze di gestione dei compiti sono fondamentali, ma hai bisogno anche di un sistema per gestire i tuoi compiti. ClickUp ottimizza il tuo flusso di lavoro riunendo tutti i compiti, documenti, obiettivi, chat, calendari e altro in una piattaforma unificata.
Affronta i tuoi compiti e aumenta la tua produttività con una gestione efficace dei compiti e un software di gestione dei compiti personalizzabile. Crea ora il tuo spazio di lavoro ClickUp gratuito.
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