Le fatture sono una parte cruciale della gestione di un’attività e imparare come creare ed inviare una fattura nel modo giusto ti aiuterà ad aumentare l’efficienza e ad essere pagato più rapidamente. Per iniziare, dovrai creare la tua fattura, completa del tuo nome e delle informazioni di contatto, il nome e le informazioni di contatto del cliente, le date, il numero della fattura, i servizi resi, il prezzo totale e le condizioni di pagamento. Quando sei pronto, inviala via email, posta o software di fatturazione, e fatti pagare per il tuo lavoro.

Come inviare una fattura passo dopo passo

Una volta completato un ordine, che sia un prodotto o un servizio, è il momento di creare una fattura e inviarla il prima possibile. Naturalmente, ci sono alcuni passaggi tra i due, come decidere se utilizzare un software di fatturazione e scegliere come inviare la fattura, mandare solleciti di pagamento e impostare pagamenti programmati.

Ecco una panoramica su come creare e inviare una fattura:

  • Indica in alto che si tratta di una fattura
  • Aggiungere un numero di fattura
  • Aggiungi la data di invio della fattura
  • Aggiungi il tuo nome, indirizzo e dettagli di contatto
  • Aggiungi il nome, l’indirizzo e i dettagli di contatto del tuo cliente
  • Includere una breve descrizione dei servizi resi
  • Aggiungi la data in cui i servizi sono stati resi
  • Aggiungi l’importo totale (incluse eventuali commissioni o imposte)
  • Includi termini e condizioni di pagamento
  • Scegli un metodo di consegna (ad esempio, email) e invia la tua fattura al tuo cliente.
  • Tieni traccia della tua fattura, imposta promemoria di pagamento (se necessario) e ricevi i pagamenti

Tieni presente che, oltre ai requisiti indispensabili sopra menzionati, la tua azienda potrebbe avere i propri requisiti unici, quindi dovresti personalizzare la tua fattura per soddisfare le tue esigenze e quelle del cliente.

Modi per inviare una fattura

Un’altra decisione da prendere è determinare come desideri inviare le tue fatture. Per alcune aziende la risposta a questa domanda è semplice, ma per altre non è così lineare. Infatti, in alcuni casi, potresti voler utilizzare una combinazione di queste opzioni per garantire che la tua fattura venga ricevuta.

Ecco i tre modi più comuni per inviare una fattura:

  • Posta. Se il tuo cliente non utilizza email o fatturazione online, stampa la tua fattura e inviala per posta. È un processo lento, ma è qualcosa che avresti dovuto considerare prima di iniziare il progetto.
  • E-mail. Questo è il modo più popolare e veloce per inviare una fattura. Se hai creato la fattura in un elaboratore di testi o software di progettazione, convertila in PDF per una maggiore sicurezza. Menziona che stai inviando una fattura nell’oggetto e scrivi un breve messaggio nel corpo.
  • Software di fatturazione. Ci sono molti software di fatturazione come PayPal che puoi utilizzare per redigere la tua fattura. Il vantaggio nell’utilizzare un software di fatturazione è che ci sono molti modelli tra cui scegliere e il branding è molto facile. I clienti hanno facile accesso ai link di pagamento, il che rende più semplice per loro pagarti.

La maggior parte delle piccole imprese troveranno il software di fatturazione la migliore opzione. Non solo ci sono soluzioni di software di fatturazione gratuite e facili da usare disponibili per facilitare la creazione e l’invio delle fatture, ma includono anche tipicamente altre utili funzionalità, come la possibilità di pianificare le fatture, automatizzare i promemoria di pagamento e consentire di accettare facilmente i pagamenti online.

Cosa includere in una fattura

Mentre le fatture possono variare notevolmente, ci sono diversi elementi standard che dovrebbero essere presenti in quasi ogni fattura. Assicurati di includere questi per garantire che la tua fattura contenga le informazioni corrette e ti predisponga al pagamento.

Ecco cosa dovrebbe includere ogni fattura:

  • Numero della fattura
  • Nome dell’azienda e informazioni di contatto
  • Nome e informazioni di contatto del destinatario
  • Descrizione dei servizi resi (elenco dettagliato dei servizi facoltativi)
  • Prezzo totale (inclusi eventuali costi aggiuntivi, se applicabili)
  • Date chiave (ad esempio, data dei servizi resi, data della fattura e scadenza)
  • Termini e condizioni di pagamento

Tipicamente, vorrai creare il tuo modello personalizzato di fattura, che potrai utilizzare per creare facilmente fatture in futuro. Se non sei sicuro da dove cominciare, conviene fare riferimento a una delle migliori società di software di fatturazione, come Square Invoices o Zoho Invoices, che sono gratuite e ti consentono di creare facilmente fatture professionali da inviare ai clienti e ricevere il pagamento per i tuoi servizi online.

Suggerimenti per essere pagati più velocemente

Senza dubbio, vuoi essere pagato il più presto possibile. Ci sono alcuni passi che puoi intraprendere, fin dall’inizio, che ti aiuteranno ad essere pagato più velocemente:

  • Discuti della fatturazione prima di impegnarti a fornire il prodotto o il servizio.
  • Chiedi sempre se hanno bisogno di informazioni specifiche sull’fattura o se hanno un modello che utilizzano per tutti i loro fornitori.
  • Chiedi se hanno un ordine di acquisto per il servizio che hai fornito. Se ne hanno uno, includilo nella fattura e utilizzalo anche per eventuali seguiti necessari.
  • Se utilizzi un software di fatturazione, puoi includere un pulsante “Paga ora” e ricevere il pagamento immediatamente.
    Accetta pagamenti in modi diversi (ad esempio, contanti, assegno, carta di credito).
  • Imposta promemoria di pagamento, in modo che ai clienti venga inviata una email che li avvisa della scadenza imminente prima che il pagamento sia dovuto.

Nei casi in cui non ricevi il pagamento entro la scadenza, inizia inviando una fattura di sollecito. Potrebbe valere la pena provare un metodo di consegna diverso (ad esempio, posta vs email) nel caso in cui la tua fattura originale non sia stata ricevuta.

L’incartamento

Una discussione su come inviare una fattura sarebbe incompleta senza discutere dei prossimi passi. Ottenere il pagamento non è la fine delle cose.

Dopo aver ricevuto il pagamento, ringrazia il cliente indipendentemente se si tratta di un pagamento singolo o ricorrente. Se si tratta di un pagamento ricorrente, è ovvio che devi mantenere una buona relazione con il cliente. Ma anche se si trattava di un pagamento singolo, devi iniziare a costruire una relazione per creare un’opportunità per il futuro.

A seconda del prodotto o servizio che hai fornito, puoi anche chiedere un feedback o delle testimonianze. Questo comunica al cliente che sei interessato a mantenere la relazione e può contribuire a creare riconoscimento del marchio e fedeltà.

Domande frequenti