Come gestire l'inventario in modo efficace nel 2024

Imparare come gestire l’inventario in modo efficiente è fondamentale per qualsiasi azienda che vende beni fisici. Tutto ciò che riguarda i tuoi prodotti, dall’ordinazione tempestiva alla corretta ricezione, tracciamento e stoccaggio, fa parte della gestione dell’inventario. È vitale fare queste cose nel modo giusto perché gli errori qui influiscono direttamente sui tuoi profitti. Riducendo le vendite perse, lo stoccaggio errato e le ordinazioni in eccesso, la gestione dell’inventario aumenta i tuoi profitti e può persino ridurre le tue tasse.

Che cos’e la gestione dell’inventario e perche e vitale per il successo

La gestione degli inventari è il termine generale per le procedure e i processi che influenzano l’ordinazione, la ricezione, la conservazione, il monitoraggio e la contabilità di tutti i beni che un’azienda vende.

Gestione dell’inventario vs. gestione della catena di approvvigionamento

La gestione degli stock è un elemento chiave della gestione della catena di approvvigionamento, ma i termini non sono interscambiabili. La gestione della catena di approvvigionamento supervisiona il flusso dei prodotti dalle materie prime e dalla produzione attraverso la distribuzione finale. La gestione degli stock si occupa della ricezione, del tracciamento e della conservazione dei prodotti che possiedi, oltre a fornire dati per acquisti informati.

Per una piccola impresa o un imprenditore individuale, le procedure di gestione della catena di approvvigionamento e degli stock si fondono facilmente insieme. Tuttavia, è importante conoscere le distinzioni mentre cresci e inizi a delegare compiti di gestione della catena di approvvigionamento e degli stock al personale o a fornitori esterni.

Perche e fondamentale imparare a gestire l’inventario

Qualsiasi attività che vende prodotti deve gestire correttamente la merce per sopravvivere. Se non si dispone di merce in magazzino da vendere, o se non si riescono a trovare articoli per soddisfare gli ordini, non si ha alcun reddito. È così semplice.

Tuttavia, le carenze di magazzino sono solo il primo ostacolo causato da una cattiva o nessuna gestione degli stock. È molto facile ordinare un eccesso di inventario quando non si tiene traccia degli stock, il che porta a problemi di liquidità nel breve termine. Nel tempo, i surplus di inventario portano anche a perdite in termini di margine a causa di stock scaduti, obsoleti e altrimenti invendibili.

E non dimentichiamo le tasse aziendali. Troppo inventario invenduto a fine anno comporta tasse più alte sulla proprietà e sul reddito aziendale. Fortunatamente, è possibile evitare questi ostacoli incorporando procedure e strumenti semplici di gestione degli stock nel proprio piano operativo.

Come gestire l’inventario in 7 passaggi

Se trovi che le attività correlate all’inventario occupano una parte considerevole di ogni giornata, è probabilmente ora di fare una revisione e un riavvio. Una buona gestione dell’inventario non si limita all’aumento dell’accuratezza delle scorte, ma rende la tua giornata più efficiente. Una volta che avrai buoni processi e procedure in atto, presto scoprirai di avere più tempo per attività di crescita aziendale.

Ecco un approccio in sette fasi per creare un piano di gestione dell’inventario con procedure, controlli e strumenti adattati alle esigenze uniche della tua azienda.

1. Definire i metodi di approvvigionamento e stoccaggio dei prodotti

Come si ottengono e si conservano i vari prodotti che vendi determina come gestisci il tuo inventario. Se conservi tutti i prodotti nel tuo stabilimento, i controlli e i processi di inventario sono gestiti internamente.

Tuttavia, se conservi i beni esternamente nei centri di adempimento o nei magazzini dei fornitori o se utilizzi fornitori di dropship, è necessario collegare i processi di inventario e gli strumenti di dati ai loro sistemi.

2. Decidi come tenere traccia dei dati di inventario

Che tu gestisca da solo la merce, utilizzi un partner per l’adempimento o ti concentri su fornitori che effettuano la spedizione diretta, tenere sotto controllo i dati dell’inventario è fondamentale per la gestione dell’inventario. Per questo, fogli di calcolo e sistemi di gestione dell’inventario sono strumenti preziosi.

Square POS è un sistema gratuito con una suite completa di strumenti di inventario che ti aiutano a tracciare tutti i tipi di dati dei prodotti.

I dati di inventario da registrare e monitorare generalmente includono:

Numeri di prodotto interni e dei fornitori: I numeri dei prodotti sono chiamati unità di stoccaggio (SKU) e molti fornitori utilizzano anche codici a barre universali (UPC)
Quantità disponibili (QOH): l’attuale quantità di scorte per articolo nel tuo negozio o struttura
Luogo di conservazione del prodotto: aree assegnate in cui gli articoli sono immagazzinati o visualizzati
Informazioni sul fornitore: Informazioni di contatto, minimi d’ordine, quantità di casse e tempi di consegna, chiamati tempi di consegna
Costi del prodotto: Costi all’ingrosso per fornitore e sconti sulla quantità
Prezzi al dettaglio: prezzi di vendita attuali e promozionali delle merci

Puoi utilizzare un foglio di calcolo per gestire in modo semplice le esigenze di tracciamento dell’inventario, ad esempio per meno di 100 articoli. Tuttavia, i sistemi integrati di gestione dell’inventario come Square POS, Lightspeed o Clover sono molto convenienti e rendono la gestione dell’inventario di piccole imprese facile fin dal primo giorno.

Questi sistemi ottimizzano gli ordini dei clienti, il tracciamento dell’inventario, i dati dei fornitori, gli ordini di acquisto e le ricevute di magazzino all’interno di un unico sistema. Inoltre, si collegano in modo fluido ai sistemi di punto vendita al dettaglio (POS), ai canali di vendita online, ai centri di evasione e ai partner di dropship per aggiornamenti dell’inventario in tempo reale.

3. Creare un sistema SKU interno

Creare un sistema SKU interno per i prodotti è utile per identificarli e monitorarli rapidamente durante le attività quotidiane. Gli SKU di solito utilizzano una combinazione di lettere e numeri che sono disposti per fornire dettagli chiave su un articolo in un colpo d’occhio.

Ad esempio, BW066-3201_RASP È un SKU interno codificato per comunicare informazioni specifiche per un’azienda di articoli per la casa.

BW: è il codice fornitore interno del fornitore BentleyWare
066: è il codice di categoria interno di un piatto piano
3: Il codice materiale interno per la plastica per la visualizzazione diretta, la gestione e l’imbustamento.
201: “collegamenti agli ultimi quattro numeri del codice a barre del fornitore per verificare di nuovo gli ordini e le ricevute di magazzino”
RASPA: è il codice colore interno di Raspberry

Quindi, con un’occhiata al codice SKU, i dipendenti sanno esattamente cosa è un articolo e altri dettagli chiave come dove è conservato e come viene visualizzato o spedito.

4. Organizzare le aree di stoccaggio dell’inventario

Avere un posto per tutto e tutto al suo posto rende tutte le attività legate all’inventario rapide ed efficienti. Se gestisci l’inventario nel tuo magazzino o negozio, prima organizza e identifica le aree di stoccaggio, come scaffali e contenitori, quindi assegna ogni prodotto a un’area specifica.

Gli articoli di piccole dimensioni possono essere ordinati e conservati per codice articolo in contenitori contrassegnati o su sezioni di scaffali, mentre i prodotti di dimensioni maggiori possono essere conservati su pallet.

Ecco dove entrano in gioco gli SKU interni. È possibile collegare facilmente determinate aree del negozio al dettaglio, magazzino o deposito utilizzando i codici fornitore o categoria delle tue SKU.

5. Utilizzare la previsione per ordinare l’inventario

La previsione consiste nel prevedere di quanti articoli avrai bisogno a disposizione per coprire la domanda imminente. Naturalmente, ciò implica molti fattori, come la velocità di vendita del prodotto, le promozioni imminenti, le tendenze di mercato, la stagionalità e la crescita aziendale, per citarne alcuni.

L’obiettivo della previsione è avere esattamente abbastanza merce a disposizione per coprire le vendite previste per un determinato periodo di tempo, come 15, 30 o 60 giorni. Comprendere la velocità di vendita dei prodotti è fondamentale per la previsione e i sistemi di gestione degli stock aiutano notevolmente con strumenti di previsione incorporati negli ordini di acquisto.

Comprendere i tempi di consegna dei fornitori svolge un ruolo chiave nella previsione. Fornitori affidabili che spediscono rapidamente ti permettono di tenere meno articoli di magazzino e di ordinare più frequentemente, il che aiuta il flusso di cassa. Con fornitori che spedisono più lentamente o con acquisti stagionali, avrai meno e più grandi acquisti, il che immobilizza più denaro nell’inventario.

6. Impostare le procedure di ricezione dell’inventario

Ricevere prontamente le spedizioni di inventario è un altro elemento chiave per imparare a gestire l’inventario. Non puoi vendere o spedire l’inventario che non è stato controllato e riposto o esposto correttamente. Quindi, è saggio fare delle ricevute di inventario una priorità nel tuo piano di gestione dell’inventario.

Anche il controllo dei dettagli deve essere preciso, poiché gli errori influenzano direttamente i dati del tuo QOH del prodotto e portano a sovraordini, falsi backorder e merci invendute. Tutto ciò influisce sul tuo margine di guadagno.

Il miglior procedimento è ricevere il dettaglio contro il tuo ordine d’acquisto, e aprire e controllare tutti i casi e i contenitori per assicurarti che tutto sia corretto. Non fare affidamento sulle etichette delle scatole e sulle bollette di imballaggio dei fornitori, dato che anche il loro personale può commettere errori.

Dopo la ricezione, il dettaglio dovrebbe essere riposto rapidamente nel proprio spazio assegnato. Oppure, se si tratta di eccessi di magazzino o merci stagionali, nota le posizioni temporanee nel tuo sistema di gestione dell’inventario in modo da poterle trovare quando necessario.

Quando si ripone o si mette in magazzino un nuovo inventario, è possibile utilizzare metodi come “last in, first out” (LIFO) o “first in, first out” (FIFO). In generale, è meglio utilizzare il metodo FIFO, che consegna le nuove merci dietro a quelle più vecchie, in modo da vendere prima le merci più vecchie. Questo è particolarmente importante con alimenti deperibili e merci con date di scadenza, come i cosmetici.

7. Tenere traccia dei livelli di inventario

La maggior parte delle imprese guidate dall’inventario effettuano un conteggio annuale degli stock, chiamato audit, per fini fiscali. Questo confronta un conteggio fisico di tutte le merci in magazzino con la quantità di inventario disponibile (QOH) mostrata nei registri dei dati. Tuttavia, le discrepanze riscontrate nei conteggi annuali sono quasi impossibili da individuare e correggere in quanto potrebbero passare mesi dagli errori avvenuti.

Il conteggio fisico e pratico dell’inventario individua errori che nemmeno la migliore tecnologia può cogliere.

Ecco dove i conteggi intermedi come i conteggi ciclici e i controlli spot colmano il vuoto. Questi ti aiutano a individuare e risolvere piccole imprecisioni nell’inventario prima che diventino grossi problemi.

Conteggi ciclici: Suddividi il tuo inventario completo in sezioni che vengono contate secondo un programma di rotazione. Le verifiche cicliche possono essere eseguite per fornitore, categoria articolo, posizione di magazzino o qualsiasi altra modalità che funzioni per la tua attività.
Controlli a campione: Conteggi periodici di alcuni articoli aiutano a individuare errori casuali nella gestione delle scorte, degli ordini, del magazzino o delle perdite per furto.

Semplicemente, quando hai dei dubbi, conta. Monitorare attentamente l’inventario è fondamentale per migliorare il flusso di cassa, individuare furti o altre perdite e potenziare il margine di profitto.

I migliori strumenti per la gestione dell’inventario

Ci sono molti strumenti economici di gestione dell’inventario sul mercato. Alcuni sono addirittura gratuiti, come Square POS. La maggior parte di questi sistemi fornisce tutto ciò di cui hai bisogno per gestire l’inventario. Inoltre, si collegano in modo fluido ai canali di vendita e alle fonti di approvvigionamento all’interno di un unico sistema, in modo da essere pronti per la crescita.

Ecco alcuni dei migliori strumenti di gestione dell’inventario da prendere in considerazione:

POS quadrato: sistema POS di base gratuito con una suite completa di strumenti di inventario
Ordoro: Sistema di inventario avanzato ideale per operazioni di produzione e multi-magazzino
POS di Shopify: Sistema POS che si rivolge ai venditori online, al dettaglio e multicanale di Shopify
Velocità della luce: sistema POS avanzato per venditori ad alto volume e multi-store
Trifoglio: POS online e sistema di inventario che si integra con molte soluzioni di e-commerce
eHopper: Progettato per i ristoranti con monitoraggio dell’inventario a livello di ingredienti
monday.com: Un passo avanti rispetto ai fogli di calcolo con strumenti di inventario e avvisi di riordino

Conclusione

È facile per le startup e i piccoli imprenditori lanciarsi nella ricerca di prodotti e nella vendita senza un piano di gestione dell’inventario. Tuttavia, se lasciato troppo a lungo, le carenze nella gestione dell’inventario diventano rapidamente problemi che ti costano sia clienti che profitti. Mettendo in atto questi sette elementi essenziali, sarai sulla strada per imparare come gestire l’inventario e – cosa ancora più importante – impostarti per ottenere profitti fin dal primo giorno.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra la gestione dell’inventario e il monitoraggio delle risorse?

Gestione dell’inventario traccia i beni che un’azienda acquista per vendere. L’inventario è solo un’attività finché non viene venduto, dopodiché diventa un costo delle merci vendute (COGS). Il monitoraggio degli asset tiene conto del costo e dell’ammortamento delle attrezzature e forniture che un’azienda acquista per operare.

Qual è la regola 80/20 per l’inventario?

La regola empirica della produttività 80/20 stabilisce che l’80% dei tuoi profitti proviene dal 20% dei tuoi sforzi. Applicata all’inventario, significa che il 20% della tua linea di prodotti complessiva corrisponde all’80% dei tuoi profitti.

Cosa sono le formule di inventario?

Le formule di inventario sono equazioni che forniscono informazioni sulla salute e la redditività del tuo inventario. Formule utili da conoscere sono il turnover dell’inventario, che è il costo delle merci vendute ÷ inventario medio, e il tasso di vendite, che è le unità vendute ÷ unità ricevute in un determinato periodo di tempo.

Quali sono i diversi tipi di inventario?

Ci sono diversi tipi di inventario che le aziende tengono traccia. Le materie prime includono materiali, parti e ingredienti utilizzati per fabbricare o riparare beni finiti. Le unità di assemblaggio sono beni realizzati solo su ordinazione. Le unità in corso sono articoli non finiti. I beni finiti sono prodotti completati pronti per la vendita. L’imballaggio del prodotto e le forniture per la spedizione possono anche essere tenuti sotto controllo come articoli in inventario.

Come funziona la catena di approvvigionamento della vendita al dettaglio?

La catena di approvvigionamento al dettaglio inizia con il produttore, che crea e realizza il prodotto. Questo può essere fatto da un individuo o da molte persone in un ambiente di fabbrica. Da lì, il prodotto viaggia verso fornitori o distributori, che acquistano i prodotti dal produttore con l’intento di distribuirli direttamente ai clienti o più spesso ai rivenditori. Quando sono coinvolti rivenditori, essi ottengono il prodotto dai fornitori, con l’intento di venderlo ai clienti, che acquistano i prodotti dai rivenditori. Come già detto, talvolta i rivenditori vengono esclusi dal processo e possono essere eliminati anche distributori o fornitori, in un modello di business chiamato diretto al consumatore.

Quali sono i tipi di software di gestione dell’inventario?

Ci sono molti tipi di attività basate sull’inventario e ognuna ha esigenze di tracciamento dell’inventario uniche. Il software di gestione dell’inventario specifico include sistemi di gestione dell’inventario per la produzione, sistemi di inventario online per l’e-commerce e i multicanali, sistemi di inventario per negozi al dettaglio con funzionalità di vendita POS, software di inventario per ristoranti e sistemi di tracciamento degli asset per le imprese basate sui servizi.

Come gestire l’inventario in modo efficace nel 2024