Descrizione del lavoro dell’assistente amministrativo con esempi

Gli assistenti amministrativi gestiscono compiti generali d’ufficio e doveri amministrativi, come dirigere le comunicazioni tra colleghi e clienti, organizzare gli orari e gli eventi, inserire dati, gestire la contabilità, mantenere l’attrezzatura per l’ufficio e così via. Un AA efficace permette ai team di concentrarsi sui propri obiettivi e di essere preparati per qualsiasi cosa si presenti. Si tratta di un ruolo vitale, soprattutto per team e individui che hanno sempre molte cose in corso contemporaneamente.

Titolo di lavoro: Assistente amministrativo per [Nome dell’azienda] Il [Nome dell’azienda] è più di un rivenditore di abbigliamento sportivo. Esplora il potenziale e elimina i confini per una vita sana e rilassata. L’azienda cerca qualcuno pronto a migliorare l’esperienza del cliente garantendo che il loro percorso di fitness o relax fluisca senza intoppi giorno dopo giorno.

Offrendo un salario iniziale di $25.00 all’ora, il [Nome dell’azienda] cerca un assistente amministrativo part-time che crescerà con l’azienda e godrà di benefici come un generoso pacchetto premi, uno sconto del 30% sugli acquisti e un’assicurazione sanitaria. Compiti e responsabilità dell’assistente amministrativo

• Saluta i clienti e fal loro sentire a propri agio, sia di persona che al telefono
• Gestisci il programma delle lezioni di fitness e delle sessioni di terapia
• Fornire consigli in base alle esigenze o alle preferenze del cliente
• Fornisci dettagli essenziali ai potenziali clienti, come i prezzi delle lezioni o degli abbonamenti
• Mantenere la reception e verificare che gli ordini siano effettuati secondo necessità per garantire che le forniture necessarie siano sempre disponibili.
• Indirizza i clienti ai reparti appropriati per lezioni, terapia o formazione individuale
• Assicurarsi che i record dei clienti siano aggiornati
• Avvisare la direzione di potenziali problemi di sicurezza

Requisiti di istruzione ed esperienza

• Diploma di scuola media superiore
• Preferibilmente due anni di lavoro nel settore dei servizi o dell’amministrazione

Competenze richieste

• Auto-motivato, altamente organizzato e orientato ai dettagli
• Abilità comunicative verbali e scritte
• Competenze matematiche e contabili di base

Competenze preferenziali

• Esperienza nell’utilizzo di un registratore di cassa (se necessario)
• Pensiero critico, capacità di valutazione e di analisi

Se incontri i requisiti sopra indicati e vorresti unirti a noi, ti preghiamo di inviare la tua candidatura.

La scadenza per la presentazione delle candidature è entro la fine del mese.

Una descrizione del lavoro di assistente amministrativo descrive sia il datore di lavoro che il lavoro, oltre a definire un candidato altamente qualificato. Dovrebbe essere descrittiva e informativa, e selezionare i candidati che possono e vogliono svolgere il lavoro.

Se le sezioni sulle responsabilità e sulle qualifiche del lavoro non sono chiare, attirerai candidati non qualificati e respingerai quelli ideali. Una descrizione del lavoro scadente può anche aumentare il turnover, poiché i dipendenti partiranno se li convinci su un lavoro e offri loro qualcosa di diverso da quello descritto.

La tua descrizione del lavoro dovrebbe includere un breve e informativo riepilogo del lavoro, seguito da un elenco descrittivo delle responsabilità e delle qualifiche (obbligatorie e preferite). Infine, non dimenticare di aggiungere qualsiasi linguaggio richiesto per legge.

Brief di lavoro

Un brief di lavoro fornisce ai cercatori di lavoro dettagli di alto livello sul lavoro e un campione dei compiti e delle aspettative ad esso associati. Qui è dove si elencherà il titolo del lavoro, a chi il dipendente segnala, le responsabilità giornaliere, le competenze e le qualifiche, la posizione (ibrida, remota o in presenza), i requisiti di viaggio e altri dettagli unici sul lavoro.

Per coloro che offrono lavoro remoto, si dovrebbe menzionare il numero di giorni in cui i lavoratori sono tenuti a lavorare da casa rispetto in ufficio.

Responsabilità

La sezione sulle responsabilità lavorative dovrebbe fornire ai candidati un elenco dettagliato dei compiti che si aspetta che completino. Qualcosa di semplice come “fornisce supporto amministrativo” può essere interpretato in molteplici modi. Ma “fornisce supporto amministrativo, come inserimento dati nel CRM, copia contratti e prende appunti durante le riunioni” non lascia molto spazio all’immaginazione. I candidati non devono chiedersi se questo lavoro è adatto a loro.

Ecco degli esempi di responsabilità comuni per assistenti amministrativi:

• Mantenere, organizzare e ordinare forniture per l’ufficio in generale, tra cui carta, penne, inchiostro/toner, ecc., per garantire che i team abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo
• Saluta e fai registrare i visitatori, guidali alla posizione appropriata e fai in modo che si sentano a casa
• Gestisci e organizza la pianificazione del team utilizzando Google Calendar
• Prenotare l’organizzazione del viaggio per il personale dirigenziale
• Conserva appunti dettagliati sulle riunioni
• Rispondi e indirizza le telefonate

Competenze e qualifiche

L’obiettivo delle sezioni sulle tue competenze e qualifiche è filtrare i candidati con la maggior parte, se non tutte, delle competenze e qualifiche necessarie per svolgere il lavoro. Deve essere approfondito, con poco spazio per interpretazioni; qualcuno dovrebbe essere in grado di determinare rapidamente se è qualificato per il lavoro. Dovresti limitare questa sezione solo alle competenze e qualifiche rilevanti per il lavoro perché un elenco lungo può essere intimidatorio e allontanare i buoni candidati.

• Diploma di scuola media superiore o equipollente
• Patente di guida e passaporto in corso di validità
• X anni di esperienza come assistente amministrativo di livello esecutivo nel settore [scegliere settore]
• Esperienza lavorativa con stampanti multifunzione, inclusa la capacità di scansionare documenti e inviarli come allegato via email, configurare le impostazioni di copia e svolgere semplici operazioni di manutenzione come la sostituzione delle cartucce di toner.
• Esperienza con suite di produttività per ufficio come Microsoft 365 e Google Workspace
• Esperienza con piattaforme CRM come Salesforce
• Spiccate doti multitasking e organizzative

Qualifiche preferenziali

È importante distinguere tra le competenze e le qualifiche che i candidati sono tenuti ad avere e quelle che sono piacevoli da avere. Se le raggruppi insieme, un candidato altrimenti qualificato potrebbe pensare di non esserlo e rinunciare a presentare la propria candidatura.

• Digita almeno 65 parole al minuto
• Laurea in finanza, economia aziendale o equivalente
• Candidati multilingue preferiti
• Costituisce titolo preferenziale l’esperienza pregressa come assistente amministrativo

Altri elementi che si desidera includere nella descrizione del lavoro includono dettagli sulla retribuzione e i benefici, come e dove fare domanda e quali documenti di supporto allegare. Si dovrebbero inoltre aggiungere alcuni dettagli sull’azienda. A seconda della tua posizione geografica, potresti dover aggiungere una dichiarazione di pari opportunità datore di lavoro e altri dettagli legali richiesti dai governi.

I ruoli dell’assistente amministrativo comportano così tanti compiti secondari che è probabile dimenticarne alcuni quando si siede per scrivere la propria descrizione del lavoro di assistente amministrativo. È utile iniziare il processo guardando le inserzioni esistenti, soprattutto quelle dalle aziende che sono simili in dimensione o operano nello stesso settore come il tuo. Ecco alcuni esempi per ispirarti.

Esempio 1. Sales Administrative Assistant presso Davidson’s

Le descrizioni dei lavori riguardano l’attirare l’attenzione e il filtrare i candidati desiderati. In questo caso, l’annuncio di Davidson raggiunge entrambi questi obiettivi con una domanda, proprio all’inizio. La domanda è coinvolgente e incoraggia i lettori con tratti desiderati a continuare la lettura. Coloro che non prestano attenzione ai dettagli non sono probabilmente propensi a candidarsi per un lavoro che richiede attenzione ai dettagli nella prima frase.

Descrizione

Hai un’attenzione particolare per i dettagli e il desiderio di far parte di un’industria in rapida crescita e dinamica? Se sì, ti incoraggiamo a esplorare l’opportunità di unirti al nostro team dove riceverai un’eccellente retribuzione e un pacchetto di benefit completo. Davidson’s è un leader innovativo di 90 anni nel settore della distribuzione riconosciuto per la nostra eccellenza nel servizio clienti, nelle offerte di prodotti e nella solidità finanziaria.

Panoramica della posizione dell’assistente amministrativo alle vendite

Davidson’s è attualmente alla ricerca di un lavoro a tempo pieno, in-house, Assistente Amministrativo Vendite Per unirti al nostro Dipartimento Amministrativo delle Vendite e al team laborioso a Prescott, Arizona o Chapin, South Carolina!

Responsabilità dell’assistente amministrativo alle vendite:

• Coordinare l’input del team su varie scadenze per progetti specifici
• Verifica e monitoraggio dei programmi e delle promozioni dei produttori
• Creazione, esecuzione e risoluzione dei problemi relativi a vari report e set di dati
• Gestione delle chiamate al servizio clienti e delle risposte ai feedback
• Procedure di registrazione e documentazione

Esempio 2. Assistente amministrativo presso CitiBank

La prima cosa che fa CitiBank in questa descrizione è descrivere il ruolo che sta cercando di coprire e le mansioni di alto livello di cui il candidato sarebbe responsabile. Subito, il candidato deve considerare se questo lavoro è adatto per lui. Chi non è interessato a gestire calendari e appuntamenti non cercherà questo lavoro. Coloro che sono interessati, tuttavia, continueranno a leggere. In altre parole, solo le persone che possono e vogliono svolgere il lavoro si candidate.

Descrizione

La segretaria amministrativa fornisce supporto a un’altra persona o a un gruppo di persone gestendo la corrispondenza, gestendo calendari e appuntamenti, organizzando conferenze e chiamate di conferenza, facendo prenotazioni di viaggio e svolgendo altre attività amministrative.

Esempio 3. Receptionist/Assistente amministrativo presso Mercury Systems

Una sezione dettagliata e informativa sulle responsabilità può fare la differenza nei tassi di trattenimento. Mercury Systems fa un ottimo lavoro nel descrivere ogni responsabilità in dettaglio. Non si limita a dire che i candidati dovranno gestire le forniture; al contrario, fornisce una spiegazione dettagliata di cosa comporta gestire l’inventario delle forniture per l’ufficio.

Descrizione

L’utente è responsabile di:

• Rispondere alle chiamate telefoniche e indirizzare il chiamante al personale, reparto o segreteria telefonica appropriati per garantire che tutte le chiamate vengano gestite.
• Accogliere i visitatori in loco, determinare la natura dell’attività commerciale e notificare i visitatori al personale appropriato per garantire un buon servizio clienti.
• Fornire ai chiamanti informazioni di base come l’indirizzo dell’azienda, le indicazioni per raggiungere la sede aziendale, i numeri di fax dell’azienda, il sito web dell’azienda e altre informazioni correlate.
• Mantenere l’inventario di forniture per ufficio controllando le scorte per determinare il livello dell’inventario, prevedendo le forniture necessarie, effettuando ordini per le forniture in modo rapido, e verificando la ricezione delle forniture per garantire che siano sempre disponibili e organizzate.
• Mantenere gli strumenti d’ufficio tramite la risoluzione dei malfunzionamenti, chiamando e accelerando le riparazioni per garantire che gli strumenti siano operativi.
• Assistere nella generazione di ordini per materiali non di produzione a sostegno delle esigenze di Ingegneria, Operazioni e Facility.