Un vincolo è una limitazione, un insieme di limiti entro i quali è necessario lavorare. La maggior parte delle persone vedrebbe i vincoli come un aspetto negativo, che frena ciò che si può ottenere.
Nell’ambito della gestione dei progetti, può essere vero il contrario. Immagina di avere un tempo infinito per sviluppare una funzionalità. Non lo completeresti mai!
Senza vincoli sull’ambito del progetto, verrai spinto e tirato in tutte le direzioni, influenzando in modo significativo la tua concentrazione. Senza vincoli di risorse, i flussi di lavoro potrebbero non essere ottimizzati per l’efficienza o la produttività.
I vincoli di progetto consentono l’efficienza e l’efficacia, aiutando i team a distribuire il software in piccoli incrementi. Vari tipi di vincoli hanno impatti diversi sui risultati del progetto. Vediamoli uno per uno.
I tripli vincoli della gestione dei progetti
Un progetto tipico può essere soggetto a tre tipi di vincoli: tempo, costo e ambito. Questi sono comunemente noti come vincoli tripli. Sono anche noti come triangolo di gestione del progetto, triangolo di ferro o triangolo del progetto.
Vincolo di ambito
L’ambito si riferisce alle caratteristiche o alle funzioni di un prodotto che il team ha accettato di fornire o alle attività che il team di progetto ha accettato di completare.
Delinea ciò che deve essere fatto e con quale qualità. L’ambito del progetto in genere determina anche i tempi e i costi.
Un buon ambito del progetto offre ai team di sviluppo la chiarezza e la libertà di creare software. Uno cattivo permette lo slittamento dell’ambito e manda la squadra fuori strada.
Vincolo di costo
Il vincolo di costo è il budget, che pone limiti alle risorse finanziarie. Questo può includere diverse cose. Ad esempio, un team di sviluppo software agile può avere vincoli sui seguenti costi di progetto.
- Stipendi delle squadre
- Apparecchiature come laptop, server, ecc.
- Indennità e spese di viaggio
- Qualsiasi software o strumento di automazione necessario per il completamento del progetto
Vincoli di costo efficaci garantiscono il ritorno sull’investimento (ROI) e i risultati aziendali. Una brutta lascia tutti demotivati e trattenuti.
Vincolo temporale
I limiti di tempo applicabili a un progetto. In altre parole, le scadenze. Il vincolo temporale viene applicato sotto forma di scadenze per ogni attività, attività cardine e l’intero progetto.
Un ragionevole vincolo di tempo consente al team di costruire buoni prodotti che soddisfino tutti i criteri di accettazione. Un limite di tempo irragionevole o una scadenza ravvicinata costringeranno il team a prendere scorciatoie e costruire un prodotto di bassa qualità, accumulando debiti tecnici.
Della tripletta di vincoli che tengono sveglio un project manager, oggi ci concentriamo sui vincoli di tempo. Vediamo perché sono importanti e cosa puoi fare per evitare che facciano deragliare il tuo progetto.
Cosa sono i vincoli di tempo?
I vincoli di tempo sono i limiti di durata imposti all’utente attraverso il progetto del corso. In base a quando è necessario completare il progetto, quando è necessario eseguire il push delle funzionalità in produzione, quante ore di lavoro è possibile dedicare a una funzionalità e così via.
I vincoli di tempo sono spesso visualizzati come una pianificazione. Ad esempio, è possibile pianificare un progetto con scadenze per la fase di pianificazione, lo sviluppo, il test, la revisione finale, il push della produzione e la consegna.
Qualsiasi ritardo in una delle fasi può avere un effetto valanga, spingendo l’intero progetto verso il basso di alcuni giorni/settimane. Questi ritardi creano vincoli inutili e artificiali sulla consegna del progetto.
Un project manager si sforza di evitare i vincoli artificiali che sorgono nel bel mezzo del progetto. Ecco alcuni modi per farlo.
10 strategie per evitare i vincoli di tempo
Evitare i vincoli di tempo non è un’attività una tantum, ma un processo continuo. I team di progetto stabiliscono strutture e sistemi per evitare di creare pressione su se stessi. Alcuni dei più efficaci utilizzano uno strumento di gestione dei progetti come ClickUp. Ecco come.
1. Pianificazione del progetto
Un piano solido evita la metà dei vincoli. Crea un piano di progetto completo che delinei le attività, i risultati finali e le scadenze. Utilizzare la visualizzazione Calendario ClickUp per visualizzare la mappa delle attività.
Prestare particolare attenzione alle dipendenze. Se hai un compito che dipende da un altro, spingere quest’ultimo potrebbe far deragliare il primo. La visualizzazione del diagramma di Gantt può aiutare a tenere traccia delle attività e delle dipendenze sovrapposte.
Utilizza questa fase del progetto per valutare le risorse finanziarie necessarie per completare in tempo.
È la prima volta che pianifichi un progetto? Ecco alcuni eccellenti modelli di pianificazione del progetto per iniziare con il piede giusto.
2. Prioritizzazione delle attività
C’è un limite naturale alla quantità di lavoro che puoi svolgere entro un determinato periodo. Dare priorita alle attivita giuste e fondamentale per una gestione efficace del tempo.
Se accumuli troppo, non rispetterai le scadenze. Se pianifichi troppo poco, potresti avere risorse inutilizzate, il che è una perdita di tempo. Quindi, stabilisci le priorità e pianifica per ottimizzare i risultati.
Usa un elenco di priorità per guidare le tue decisioni. Prova a livellare le risorse, allocando più risorse per attività complesse e lasciando che il team rimanga in pista.
3. Stima realistica del tempo
Viene creata una pianificazione del progetto in base al tempo che i membri del team ritengono necessario per completare ogni attività. Questo processo, chiamato stima del tempo, è una parte fondamentale della gestione del tempo del progetto.
I project manager e i membri del team in genere basano le loro previsioni di progetto sulle prestazioni passate. Se l’ultima volta la conformità al GDPR ha richiesto 20 ore, è probabile che ora ci voglia lo stesso.
Tuttavia, le stime sono solo ipotesi probabili. Per assicurarti che le tue stime siano il più accurate possibile, confrontale con quelle effettive. Le funzionalità di stima del tempo e monitoraggio del tempo di ClickUp sono progettate proprio per questo scopo.
4. Monitoraggio del tempo
Ore di orologio per ogni attività sulla timeline del progetto. Esistono diverse app di gestione del tempo che ti permetteranno di farlo.
Il monitoraggio del tempo di ClickUp è integrato nella piattaforma di gestione dei progetti, consentendoti di avviare e arrestare un timer o aggiungere orari manuali per ogni attività su cui stai lavorando. Utilizza queste informazioni per rendere le tue stime più accurate.
Nel corso del tempo, la tua capacità di stimare e pianificare si rafforzerà, riducendo i vincoli di tempo.
Se stai mettendo insieme un nuovo team o stai adottando ClickUp, ecco dieci modelli di gestione del tempo per aiutarti a sfruttare il monitoraggio del tempo per evitare vincoli futuri.
5. Monitoraggio regolare dei progressi
Se accendi un progetto e lo lasci funzionare senza supervisione, probabilmente rimarrai sorpreso quando le attività non vengono completate in tempo. Pertanto, la gestione dei vincoli di tempo richiede un monitoraggio regolare.
Usa qualsiasi software gratuito per diagrammi di Gantt per monitorare se le tempistiche sono come previsto. Personalizza le dashboard di ClickUp per visualizzare i report di cui hai bisogno per monitorare i tuoi progressi. Usa i grafici burn-up e burn-down per sapere come potrebbe andare il progetto. Identifica i ritardi e prendi accordi alternativi.
6. Identificazione e mitigazione dei rischi
Qual è la probabilità che tu non rispetti la scadenza? Quali sono le possibili ragioni di questo fenomeno?
Rispondere a queste due domande ti aiuterà a identificare i rischi che affronti e a valutarne l’impatto sul progetto. Questi rischi possono essere finanziari, operativi o anche comportamentali. Il suo impatto potrebbe essere qualsiasi cosa, da un ritardo di un paio di giorni a una completa incapacità di consegnare il progetto.
Prima di iniziare il progetto, riunisci il team per una discussione sui rischi. Identifica e mitiga questi rischi per assicurarti che i tuoi vincoli di tempo non vengano esacerbati.
7. Comunicazione semplificata
Ciò che i membri del tuo team non sanno, non possono farlo. Ad esempio, immagina una situazione in cui i criteri di accettazione per una funzionalità specifica non vengono comunicati chiaramente. Lo sviluppatore potrebbe pensare di aver fornito la funzionalità, mentre l’analista della qualità potrebbe non essere d’accordo. Avrebbero rispedito la funzionalità allo sviluppatore, aggiungendo tempo di rielaborazione non necessario.
Evita questo problema semplificando tutta la comunicazione del progetto.
- Documentare le note delle riunioni, i requisiti e altre conversazioni su ClickUp Docs
- Scrivi descrizioni dettagliate per ogni funzionalità/storia utente all’interno dell’attività
- Consenti ai membri del team di chiarire tutto ciò di cui hanno bisogno contestualmente nella sezione commenti dell’attività
- Aggiungi liste di controllo/azioni per garantire che i criteri di accettazione per ogni funzionalità siano sempre a portata di mano
- Oltre a coloro che stanno lavorando sulle funzionalità, aggiungi “osservatori” alle attività di ClickUp in modo che possano intervenire, se necessario
8. Gestione agile dei progetti
A volte, il progetto non va come previsto. L’stakeholder aziendale potrebbe apportare modifiche ai requisiti. I membri del team potrebbero ammalarsi e aver bisogno di giorni di ferie prolungati. Le organizzazioni potrebbero rimanere a corto di liquidità. Le cose succedono. Di conseguenza, potresti inevitabilmente dover affrontare vincoli di tempo.
La gestione agile dei progetti è progettata per far fronte proprio a queste eventualità. Ci si aspetta che i project manager agili prevedano potenziali problemi e facciano piani di emergenza. O, per lo meno, devono allertare la leadership e gestire le aspettative.
9. Gestione delle riunioni
“Questa potrebbe essere stata un’e-mail” è un meme di Internet per una buona ragione. Uno dei più grandi distrazioni di tempo per il team di sviluppo sono le riunioni, molte delle quali inutili e inefficaci.
Per evitare costantemente vincoli di tempo imprevisti, gestisci meglio le riunioni. Esamina i tuoi strumenti di gestione del tempo per capire quanto tempo viene dedicato alle riunioni. Sulla base di ciò, ottimizza i tuoi processi.
Conduci riunioni solo per attività che richiedono una discussione attiva. Pianificali e spingi verso gli elementi d’azione. Documenta le informazioni e le decisioni chiave in modo da non dover reinventare la ruota nella riunione successiva.
Per tutto il resto, usa un buon strumento di collaborazione. I commenti all’interno delle attività ClickUp abilitano le conversazioni nidificate. La visualizzazione della chat di ClickUp ti consente di vedere tutti i messaggi in un unico posto e di agire da lì.
10. Miglioramento continuo
I team agili sono molto attenti al miglioramento continuo, e per una buona ragione. Un team in continuo miglioramento può offrire maggiore efficienza e valore a lungo termine. Ad esempio, è stato ottimizzato il processo di containerizzazione per ogni funzionalità attraverso il miglioramento continuo.
È quindi possibile automatizzare l’intero o parti di esso, risparmiando ancora più tempo e fatica. Questo è un modo fondamentale per evitare i vincoli di tempo in modo sostenibile.
Conquista i vincoli del tuo progetto con ClickUp
I vincoli sono inevitabili in ogni progetto. Arriveremmo a sostenere che i vincoli sono necessari.
Tuttavia, vincoli imprevisti e irragionevoli possono far deragliare completamente il progetto. Una buona gestione dei progetti dovrebbe impedirlo. ClickUp è stato progettato con questo in mente.
Con ClickUp, puoi seguire le migliori pratiche per evitare vincoli di tempo. Le attività, le attività secondarie e le liste di controllo di ClickUp garantiscono la chiarezza dei requisiti. Le visualizzazioni del calendario e del diagramma di Gantt consentono una visione a volo d’uccello del lavoro in corso.
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